✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
1. Introducción: Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos para grabar un documento. En este caso tenemos dos opciones para no perder los datos que estamos registrando, de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el libro mayor.
1era opción: Retener Documentos
2da opción: Documentos preliminares.
2. Retener Documentos: Función que permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
- El sistema no le asigna ningún numero de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
En la transacción FB50 podemos encontrar el icono de "Retener" que permite guardar un documento que viene a ser un borrador.
3. Documentos Preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
- El sistema le asigna un numero de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos preliminares se podrán visualizar en los reportes, con un status de preliminar.
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario. los documentos podrán ser borrados.
En la transacción Enjoy FV50 podemos encontrar el ícono "Registrar de forma Preliminar" que permite guardar un documento en un estado previo a la contabilización.
Cuando un documento se graba de forma preliminar, se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento.
4. Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.
Modificaciones de documentos preliminares:
Pueden modificarse tanto datos de posición, como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario.
La transacción FBV2 para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de Documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.
Existe una diferencia entre Grabar y Grabar Completamente.
Grabar: Implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
Grabar Completamente: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización de documentos preliminares:
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse,
- Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad
- Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.
Transacción FBV0 = Contabilizar o borrar
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Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria López Rios, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Ana Maria López Rios
Profesión: Administración de Empresas - Peru - Legajo: LJ14J
✒️Autor de: 54 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Licenciada en administración de empresas, con experiencia en análisis y evaluación crediticia, gestión de cobranzas y controles administrativos.
Certificación Académica de Ana López