✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Documento Contable Posterior
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas opciones son:
- Retener documentos
Permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos. Esta opción tiene las siguientes características:
- Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
- Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos.
Nota: La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizará en el usuario que creó el documento retenido.
Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
2. Documentos preliminares
Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características:
- El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
- Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).
- Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.
Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
Tratamiento posterior de documentos preliminares
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utiiidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
Modificaciones de documentos preliminares
Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Transacción FBV2
>Finanzas I - > Gestión Financiera I - > Libro Mayor I - > Documento I - > Documentos preliminares I - > Modificar.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Esmeralda Martinez Turrubiate, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Esmeralda Martinez Turrubiate
Profesión: Licenciatura en Informática - Mexico - Legajo: WG24R
✒️Autor de: 15 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Esmeralda Martinez