✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Nivel 2.
Lección 5. Documento contable posterior.
Cuando se realizan asientos contables el registro puede ser interrumpido por no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento y tiene 2 opciones para grabarlo temporalmente sin necesidad de generar un movimiento de mayor. Estas opciones son:
Documentos retenidos: permite guardar un documento en borrador en la casilla retener (después que se ingresan los datos se retienen desde la opción de menú), este documento no genera reportes ni movimientos en el mayor, al retenerlo debe identificar el documento para su uso posterior. Si desea borrarlos puede hacerlo.
Para retomar el documento abrimos modelos de trabajo en donde encontraremos una lista de documentos retenidos por contabilizar (documento apartado).
Solo se visualizaran en el usuario que creo el documento.
Al contabilizarlo desaparecerá de la lista de retenidos.
Para listar todos los documentos retenidos (de todos los usuarios), cuando elegimos la opción lista debemos completar con un *nombre del usuario, desde allí podemos seleccionar los documentos para continuar con su ingreso o borrar sin que quede algún registro de que haya existido.
En los documentos preliminares son documentos previos a la contabilización, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes estos generan un número de documento correlativo según a la clase de documento, se visualizan en reportes (con notas) pero no actualizan saldos en el mayor.
Se pueden completar, visualizar, modificar o contabilizar posteriormente incluso por otro usuario, también se pueden borrar.
La mayor utilidad de estos documentos radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra de manera preliminar y otro usuario lo controla y contabiliza para definir responsabilidades diferenciadas.
Este documento puede modificarse las veces que sea necesario, lo único que no se puede modificar es la moneda y clase de documento. Pueden tratarse de forma individual o masiva a través dela lista de selección.
Su ruta es: libro mayor/ documentos/ documentos/ preliminares/ modificar/ lista de documentos
Se puede modificar y volver a guardar como preliminar en Grabar, una vez que contenga los datos obligatorios completos se graba completamente y queda en un estado listo para contabilizar.
Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse, al contabilizarse se actualizan los datos y si se borran queda el número con los datos de cabecera y estatus de borrado y las posiciones se borran.
Ruta: Libro mayor/ Documento / Documento preliminar / contabilizar o borrar.
La pantalla de acceso a modificar o contabilizar son similares, allí podremos elegir un documento o desplegar la lista.
Work flow es una funcionalidad de SAP que permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en múltiples procesos de negocio, los cuales incluye diferentes modelos de SAP como MM, SD, Fi, entre otro. En este proceso se define quién, qué y cómo realiza determinada tarea; también participan los procesos preliminares los cuales se disparan por medio de mails a usuarios liberadores responsables de continuar con la operación.
Para borrar estos documentos se puede hacer desde FBVO o desde menú / documento/ borrar documento preliminar. Se pueden consultar ya que los números guardados no se eliminan.
Para visualizar los reportes preliminares, en la pantalla de selección de reportes hay que tildar visualización de partidas preliminares. El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y para uno preliminar pero se podrán diferenciar por el status (preliminar= triángulo amarillo).
Nota: la entrada preliminar es más eficiente que la retención de documentos, ya que mucha empresas lo utilizan para control de funciones y responsabilidades.
Sobre el autor
Publicación académica de Adriana Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Adriana Rodríguez
Profesión: Contador Público - Panama - Legajo: JH46M
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Amplia experiencia en el área contable y administrativa, integra, comprometida y profesional; me gusta crecer y hacer crecer a través de mis conocimientos de manera organizada.
Certificación Académica de Adriana Rodríguez
