✒️SAP FI El documento contable posterior

Leccion 5

Documento contable posterior

1. Introduccion

Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situacion no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos, sino que cuenta con 2 opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilizacion en el libro mayor.

Estas opciones son:

• Retener documentos
• Documentos preliminares

A continuacion, veremos las principales caracteristicas de ambas opciones de registracion, al final de la unidad veremos un video de como usarlas en el sistema.

2. Retener documentos

Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

La opcion de retener documentos posee las sgtes caracteristicas:

• Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentos retenidos no se visualizan en reportes
• El sistema no le asigna ningun numero de documento
• Luego de seleccionar la opcion de retener documento, el sistema solicitara una denominacion para identificar posteriormente al documento retenido.
• Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos

La imagen que vemos a continaucion corresponde a la transaccion Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono RETENER que permite guardar un documento es un estado borrados, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.

El sistema abrira una ventana emergente que habilitara a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar documento es sinonimo de Retener documento)

Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de trabajo en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar

La lista de documentos retenidos del panel Modelos de trabajo solo se visualizaran en el usuario que creo el documento retenido

Finalizada la contabilizacion de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de documentos apartados.

En las transacciones clasicas, por ejemplo F-02, la opcion de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menu, documento, retener

A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menu, documento, traer documento apartado.

TIP: Si deseamos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opcion lista, debemos completar un asterisco en el nombre del usuario, de esta manera se podran listar todos los documentos que se hayan retenido y que aun esten pendientes, de la lista de documentos retenidos podremos seleccionar los documentos para continuar con su ingreso o tambien se pueden borrar sin que quede ningun registro de que en algun momento haya existido.

3. Documentos preliminares

Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

La funcion de Entrada Preliminar tiene las sgtes caracteristicas

• El sistema le asigna un numero de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado.
• Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentos preliminares podran visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares)
• Los documentos podran completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usario, tambien, en caso de que corresponda, los documentos podran ser borrados.

La imagen que vemos a continuacion corresponde a la transaccion Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono Registrar de forma preliminar que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilizacion

Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Numero de documento. El numero es el correlativo que corresponde sg la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo numero de documento.

4. Tratamiento posterior de documentos preliminares

Con la registracion preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. Tambien, es posible verificar si un documento preliminar ya esta completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como numero de cuenta, centros de costos, etc.

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control, donde un usario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas

• Modificaciones de documentos preliminares

Pueden modificarse tanto datos de posicion como de cabecera, excepto la moneda y la clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces ques sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes son datos susceptibles de modificaciones.

Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a traves de una lista de seleccion.

Transaccion FBV2, Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, documentos preliminares, modificar

La transaccion para acceder a modificar permite la seleccion de un documento, o presionando el icono Lista de documentos se abre una pantalla de seleccion que premite filtrar por diferentes criterios.

La sgte imagen corresponde a la transacion de modificacion de documentos preliminares en la cual podemos observar que tiene completo el campo Numero de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.

Existe una diferencia muy importante entre grabar y grabar completamente.

Grabar implica guardar los camios que se haya realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no

Grabar completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificadiones como si fuera a contabilizarze realmente. El documento queda en un estado en el cual estaria listo para ser contabilizado a menos que se detecte algun error.

• Contabilizacion de documentos preliminares

Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse

• Si se contabilizan actualizaran los saldo contables e impactara en la contabilidad
• Si se borra, quedara el numero de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borraran.

Transaccion FBV0

Finanzas, gestion financiera, libro mayor, documento, documentos preliminares

contabilzar/borrar

La pantalla de acceso a la contabilizacion es similar a la de modificacion de doucmentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.

Una vez seleccionados los documentos podran realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad

TIP: Hemos mencionado que una de las principales utilidades de los documentos preliminares, es dividir el control de la contabilizacion donde un usuario ingresa un documento y otro usario controla y contabiliza. Existe una funcionalidad en SAP llamada workflows, la cual permite diseñar procesos de autorizaciones y liberaciones en multiples procesos de negocios, lo cual incluye operaciones de diferentes modulos de SAP, como MM, SD, FI entre otros. En un proceso de workflow se establece que, quien, cuando y como realizan una determinada tarea en el sistema, en estos procesos de workflow participan tambien los documentos preliminares, donde luego de haberse registrado se disparan por medio de mails a usuarios liberadores que seran los responsables de continuar con la operacion

• Borrar documentos preliminares

Desde la misma transacion de contabilizar FBV0, un documetno prelimianr se puede borrar si por algun motivo no correspondiente su contabilizacion. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de menu, documento, borrar, documento preliminar.

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los numeros de documentos generados no se eliminan. La consulta de estos documentos muestra los datos de cabecera del documento origianl con un status de anulado y sin posiciones.

5. Visualizacion en reportes

En las proximas lecciones aprenderemos a consultar reportes de saldos y de partidas individuales. No obstante, veremos aqui como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.

En la pantalla de seleccion del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.

El resultado de la seleccion nos mostrara los mismos datos para un documetno real y uno preliminar, pero se podran diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.

La entrada preliminar de documentos es mas eficiente que la retencion de documentos, ya que muchas empresas lo usan para el control por mas de 2 personas (una persona ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asignar claramente las responsabilidades.