✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Lección No.5
Documentos contable posterior
- Introducción
- cuando se esta registrando un documento el usuario puede ser interrumpido o le falta alguna información al documento por lo que el puede grabar temporalmente el asiento sin que se contabilice en el libro mayor
- estas opciones son retener documentos y documentos preliminares
- Retener documentos
- esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos
- posee las siguientes características:
- los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables
- los documentos retenidos no se visualizan en reportes
- el sistema no le asigna ningún número de documento
- luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar al documento retenido
- los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos
- apartar documento es sinónimo de retener documento
- cuando deseamos ver los documentos retenidos tocamos en el panel donde dice "modelos de trabajos en"
- solo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido
- en las transacciones clásicas, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de menú / documento / retener
- si ya esta grabada y lo queremos acceder menú / documento / traer documento apartado
- si e quieren ver todos los documentos retenidos por todos los usuarios, en a opción lista debemos completar este espacio con un asterisco (*) en el nombre del usuario
- Documentos preliminares
- mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, , aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes
- entrada preliminar tiene las siguientes características:
- el sistema le asigna un número de documento de acuerdo con la clase de documento que se haya seleccionado
- los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables
- los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes
- los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, y también podrán ser borrados
- se utilizan en operaciones enjoy y el ícono se llama registrar de forma preliminar
- cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un número de documento
- Tratamiento posterior de documentos preliminares
- su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro controla, verifica y contabiliza
- modificaciones de documentos preliminares: se pueden modificar los datos de posiciones como cabecera, excepto la moneda y la clase de documento. Su transacción es FBV2. Finanzas / gestión financiera / libro mayor / documento / documentos preliminares / modificar.
Existe una diferencia muy importante entre:
- grabar: guarda los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no
- grabar completamente: verifica que el documento tenga todos los datos obligatorios completos. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado al menos que se detecte algún error.
- contabilización de documentos preliminares: pueden contabilizarse o borrarse. Si se borra quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán. Utiliza la transacción FBV0. Finanzas / gestión financiera / libro mayor / documento / documento preliminares / contabilizar/borrar
- borrar documentos preliminares: desde la misma transacción FBV0 un documento se puede borrar. Para proceder a borrar se accede a la barra menú / documento / borrar documento preliminar. Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. En la cabecera de documento en la línea de status sale que fue anulada el documento
- Visualización de reportes
- en la pantalla de selección de reportes debemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares
- nos mostrará partidas contabilizadas (documentos reales) en color rojo y partidas preliminares borradas con el triángulo amarillo
- la entrada preliminar es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de 2 personas permitiendo asignar claramente las responsabilidades
- esto se logra con el work flow
Sobre el autor
Publicación académica de Liz Maria Pereira, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Liz Maria Pereira
Profesión: Contadora / Administradora / Gerenc - Panama - Legajo: PX65F
✒️Autor de: 100 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
