✒️SAP FI Los datos maestros por actividad y sociedad
SAP FI Los datos maestros por actividad y sociedad
DATOS MAESTROS POR ACTIVIDAD Y SOCIEDAD
En la lección anterior hemos aprendido a configurar los Grupos de cuentas, para crear deudores y acreedores.
El grupo de cuentas es la principal configuración que determina el status de campo de un maestro de deudor o acreedor. Por lo tanto, todos los datos maestros pertenecientes a un mismo grupo de cuentas tienen el mismo layout de pantalla.
Sin embargo, debemos saber que la estructura de pantallas para datos maestros de deudores/acreedores puede variar para otras configuraciones que veremos a continuación.
2. CONTROL ESPECIFICO DE LA TRANSACCION
SAP nos da la posibilidad de crear un status campo dependiendo de la actividad de datos maestros. Llamamos actividad a Crear, Modificar o Visualizar.
Esta opción es muy útil si se desea, por ejemplo, que determinados campos no puedan modificarse luego de la creación del dato maestro, entonces si la transacción es de modificación los campos que no deben modificarse deben tener el status de visualización.
Trx SPRO => IMG => Gestion financiera nuevo => Contabilidad e deudores y acreedores => Cuentas de Acreedor => Datos Maestros => Preparar creación de datos maestros de acreedores => Definir formato de Pantalla por actividad
Las actividades se encuentran divididas por las distintas transacciones que permiten acceder a un dato maestro, por lo tanto, para cada actividad tenemos las siguientes opciones:
- Contabilidad: se refiere a las transacciones FK01 FK02 FK03 por medio de las cuales se accede a los datos generales y de sociedad (Para el caso de deudores las transacciones son FD01/FD02/FD03)
- Compras: se refiere a las transaccoines MK01/ MK 02 MK03 en las cuales se acceden a los datos Generales y de Organiación de compras (Para acceder a los datos de deudoresy organización de ventas las transacicones son VD01 VD 02 VD03)
- Central: se refiere a las transacciones xk01/xk02/xk03 que permiten el tratamiento de todos los segmentos de un dato maestro, Generales, Sociedad y Organización de compras. Para deudores, las transacciones para crear datos en todos los segmentos son XD01/XD02/XD03)
De acuerdo con el tipo de actividad que seleccionemos se habilitarán los campos que podemos modificar. Por ejemplo, en las de contabilidad se habilitan los segmentos General y Sociedad, en cambio en compras se habilitan los segmentos General y Datos de Compra.
El segmento general está presente en todas las actividades, por lo tanto, un mismo campo puede estar como disponible en una transacción, por ejemplo en FK02 y puede estar oculto ingresando por la transacción Mk02.
3. CONTROL ESPECIFICO DE SOCIEDAD
De la misma forma que hemos visto el status campo dependiente de transacción, también, podemos crear un status campo dependiente de sociedad. Esto significa que el segmento sociedad podrá tener un layout de pantalla diferente dependiendo de cuál sea la sociedad en la que se dé de alta un dato maestro.
Por ejemplo, una sociedad puede tener como dato obligatorio el grupo de tesorería y otra sociedad podría tener el mismo campo como oculto u opcional.
Trx SPRO => IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de deudores y acreedores => Cuentas de Acreedor => Datos Maestros => Preparar creación de datos maestros de acreedores => Definir formato de pantalla por sociedad.
El valor asterisco * en el campo Sociedad significa que es válido para todas las sociedades.
Es muy común que cuando no podemos visualizar un dato en el maestro de deudores o acreedores, vayamos a la configuración de grupos de cuentas y ahí encontremos que el campo está disponible, es muy normal que nos olvidemos de esta configuración que pueda ser la causante de que no podamos modificar o visualizar un dato porque al tratar de hacerlo en realidad estamos en actividad de modificar o visualizar y no en la actividad de creación, por eso debemos tener en cuenta el tipo de status campo que vamos a ir a buscar, en este caso sería por actividad, y también debemos tener en cuenta que si es la parte de sociedades tendríamos que revisar el status campo por sociedad.
4. JERARQUIA DE PRIORIDADES
Se pueden llegar a tener diferentes status campo entre status del grupo de cuentas, el status del campo especifico de transacción y el status del campo especifico de sociedad. Para poder determinar cuál es el status campo que se aplicará al momento de administrar un dato maestro, se utiliza una regla de prioridades que posee el siguiente orden:
- · 1-OCULTO
- · 2-VISUALIZAR
- · 3-OBLIGATORIO
- · 4-OPCIONAL
SAP Compara las diferentes configuraciones sobre status campo y determina cual posee mayor prioridad. El status campo Oculto tiene mayor prioridad que el status campo Obligatorio, esto quiere decir que si en una configuración un campo esta como Oculto y en otra configuración esta como Obligatorio, predomina Oculto y por lo tanto dicho campo no se mostrará en el dato maestro.
Si no se desea utilizar el control especifico de transacción o sociedad, se deben configurar todos los campos como Opcionales ya que es el status con menor prioridad, de esta manera, siempre prevalecerá el status campo específico del grupo de cuentas.
5. DEFINICION Y ASIGNACIÓN DE RANGOS DE NUMEROS
En la lección anterior mencionamos que el grupo de cuentas también determina de qué manera se numerará el acreedor /deudor. Las numeraciones pueden ser internas (la determina el sistema) o externa la determina el usuario. Si es externa puede ser alfanumérica.
El primer paso es definir los rangos de numeración que se utilizarán.
- Trx XKN1 para acreedores
- Trx XDN1 para deudores
Trx SPRO => IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de Deudores y Acreedores => Cuentas de Acreedor => Datos Maestros => Preparar creación de datos maestros de acreedores => Crear rangos números para cuentas acreedor
Para crear un rango de números debemos definir el rango, completar los números desde, hasta y marcar, en caso de que corresponda, si es de numeración externa.
Los rangos de números no pueden solaparse. El sistema arrojará un error en caso de que un mismo número pertenezca a más de un rango.
Luego de haber creado los rangos de números, el último paso es asignar a cada grupo de cuenta un rango.
Trx SPRO => IMG => Gestión Financiera Nuevo => Contabilidad de deudores y acreedores => Cuentas de acreedor => Datos Maestros => Preparar creación de datos maestros de acreedores => Asignar rangos de números a grupos de cuentas.
Varios grupos de cuenta pueden tener el mismo rango.
Sobre el autor
Publicación académica de Cesar Aicardo Tapias Gomez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Cesar Aicardo Tapias Gomez
Profesión: Ingeniero Informatico - Colombia - Legajo: VV46B
✒️Autor de: 115 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero informático con 20 años de experiencia de los cuales 9 años de estos como analista de pruebas en ambientes qa de los modulos fi, hcm y crm.
Certificación Académica de Cesar Tapias
