✒️SAP FI Crear datos maestros de deudores y acreedores

UNIDAD 3 - TEMA 2 - CREAR DATOS MAESTROS DE DEUDORES Y ACREEDORES

INTRODUCCIÓN A LOS DATOS MAESTROS.

Los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:

• Datos generales: datos propios del deudor o acreedor (razón social, nombre, dirección, datos impositivos, ctas. bancarias, etc). Los datos generales de un dato maestro son válidos para todas las sociedades FI.
• Datos de sociedad: se crea un segmento sociedad para cada deudor o acreedor que sea dado de alta en diferentes sociedades. Los datos aquí almacenados hacen referencia a la relación del interlocutor comercial con cada sociedad. En los datos dependientes de sociedad encontraremos la cuenta asociada donde se registraran las contabilizaciones, los datos de tesorería, tipos de retenciones que realiza la sociedad, entre otros.
• Datos comerciales:

- En el caso de clientes, el segmento se denomina Area de Ventas, y corresponde a los datos propios de facturación y expedición del módulo SD.

- En el caso de proveedores, el segmento se denomina Organización de Compras, y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercadería que maneja el módulo MM.

Tanto el módulo MM como SD tienen sus propias estructuras organizativas. MM tiene como parte de su estructura las organizaciones de compras, donde una organización de compras subdivide una empresa en función de las necesidades de gestión de compras. Ésta se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia las operaciones de compra con los proveedores y es responsable de tales operaciones. Del mismo modo, existen las organizaciones de venta en SD que se ocupan de las ventas de mercaderías y servicios, diferenciándose por distintas áreas de venta.

Un cliente debe crearse por cada organización de ventas para poder ser utilizado en el módulo SD. Y un acreedor debe ser creado en toda organización de compras donde se vaya a utilizar.

Nota: para poder generar contabilizaciones en el módulo finanzas, sólo es necesario que se creen los datos maestros en los dos primeros segmentos, General y Sociedad.

1. CREACIÓN DE DATOS MAESTROS.

En la pantalla de inicio de creación de un dato maestro de deudor o de acreedor, tenemos los siguientes datos:

• Número de Deudor/Acreedor: de acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se completa, si la numeración es externa. Si es interna, se deja el campo vacío para que el sistema determine el número.
• Grupo de cuentas: se utiliza para clasificar a los distintos grupos de deudores/acreedores (por ej. acreedores nacionales, del exterior,..) Esta clave de grupo determina: el rango de numeración, el acreedor/deudor única vez (CPD) y el status campo.

La configuración de estos campos es competencia de un consultor funcional, pero es importante conocer la utilidad del Grupo de cuentas.

2. DATOS MAESTROS DE ACREEDORES. Transacción FK01

Ruta: Finanzas - Gestión financiera - Acreedores - Dato maestro - Crear

Pantalla de inicio de acuerdo al punto 1:

- Grupo de cuentas. Ingresado el dato, con enter o el icono verde accedemos a la:

- Solapa datos generales - Dirección. Los campos mas relevantes son:

• Nombre: nombre o razón social de la emprea
• Concepto de búsqueda: es importante por estar en el matchcode de búsquedas. Se suele completar con un nombre de fantasía de la sociedad o una descripción fácil de recordar para el usuario.
• Dirección. datos del domicilio del acreedor. Estos datos estarán presentes en informes, reportes y/o correspondencia.
• Comunicación.

Nota: el desplazamiento entre solapas se realiza con el icono de flecha amarilla, hacia la izda o hacia la dcha.

- Solapa datos generales - Control: contiene los datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor, en el caso en el mismo esté dado de alta también como cliente.

• Cliente: si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vincularan ambos datos maestros. Permite la visualización de estados de cuenta consolidados.
• Nº. de identificación fiscal: para guardar el nacional.
• Nº de identificación fiscal 2: un segundo número (provincial)
• Tipo NIF
• Clase de impuesto: clasificación fiscal del acreedor

- Solapa datos generales - Cuenta bancaria: contiene los datos bancarios, necesarios en caso de pagos por transferencias.

- Solapa datos de sociedad - Gestión de cuenta:

• Cuenta asociada: determina la cuenta en la cual se imputarán en el Libro Mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro sólo puede tene una cuenta asociada.
• Grupo de tesorería.
• Nº cta. anterior: este campo se utiliza para guardar el código que posea el acreedor en otro sistema.

- Solapa datos de sociedad - Pagos:

• Condición de pago: indica los días acordados para cancelar una factura. Es la propuesta en el momento de registrar un documento con el acreedor.
• Verif. factura doble: este tilde verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control, el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (campo de referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.
• Vías de pago: determina el tipo de pago (cheque, efectivo, transferencia). Son propuestos y pueden ser modificados para cada documento.
• Banco propio: con qué banco de la sociedad se pagará al acreedor. Es un dato de propuesta y puede ser modificado posteriormente.

Los datos maestros se pueden crear de manera descentralizada, es decir, que se pueden crear los segmentos en diferentes momentos.

Un segmento que siempre estará presente en cualquier dato maestro es el segmento general. Se puede crear sólo el segmento general y luego ampliar los datos de sociedad con la parte comercial. También se podría crear el segmento general y el área de ventas o de compras. De esta manera se podría utilizar para realizar operaciones básicas en los módulos MM y SD, como pedidos de compras o de ventas. Pero mientras no esté creado el segmento de sociedad no se podrá contabilizar nada con esos datos maestros.

En muchas empresas, cada segmento está al cargo de diferentes áreas Por ej. el área de compras crea el dato maestro con los datos básicos para poder operar, y luego el área contable finaliza el dato maestro con los datos de sociedad.

3. DATOS MAESTROS DE DEUDORES. Transacción FD01

La creación de datos maestros de deudores se similar a la de acreedores. La pantalla de inicio solicita los mismos datos, un grupo de cuentas (son distintos de los de acreedores, pero con la misma funcionalidad), el código del deudor y la sociedad.

Ruta: Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Dato maestro - crear

- Solapa Datos Generales - Dirección.

- Solapa Datos Generales - Datos de control: datos fiscales, y si el deudor es también acreedor, se ingresa el número de acreedor para generar el vínculo entre ambos.

- Solapa Datos Generales - Datos bancarios.

- Solapa Datos Sociedad - Gestión de cuenta: el dato más importante es la cuenta asociada en la cual se imputarán todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando se utilice al matchcode para buscar la cuenta, sólo se listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.

- Solapa Datos de Sociedad - Pagos: son datos propuestos y modificables al momento de ingresar un documento.

Finalizada la carga de datos obligatorios se graba.

INFORMACIÓN ADICIONAL.

Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad fuente a una sociedad destino.

Pantalla de SAP Easy access - barra de Menú - Sistema - Servicios - Reporting

Se completa con alguno de los siguientes programas y se ejecuta:

• RFBIDE10 para clientes
• RFBIKR10 para proveedores.

* Pagador alternativo: se puede utilizar tanto en acreedores como en deudores