✒️SAP FI El control de modificaciones y grupos de tolerancia

LECCIÓN 2. CONTROL DE MODIFICACIONES Y GRUPOS DE TOLERANCIA

1. Grupo de Tolerancia

Por medio de estos grupos de tolerancia, es posible definir importes máximos que cada empleado puede contabilizar. Se pueden definir límites por los siguientes conceptos:

* Importe total por documento.

* Importe por posición de deudor/acreedor.

* Descuento por pronto pago .

Los importes se especifican en la moneda local de la sociedad.

IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(Nuevo)Documento/Grupos de tolerancia/Definir grupos de tolerancia para empleados.

El grupo de tolerancia por defecto es el grupo de tolerancia "en blanco".

Si no crea un grupo de tolerancia por defecto para una sociedad no se pueden hacer movimientos en dicha sociedad.

2. Control de Modificaciones-> Cuando se graba un documento hay muchos campos que nos modificables, como la cuenta mayor, importes, fechas de documento y de contabilización, clases de documentos, sin embargo dependiendo de las reglas configuradas es posible modificar algunos de los campos, estas reglas pueden estar predefinidas por el sistema o se pueden configurar por usuario. Para poder realizar los cambios se debe parametrizar el control de modificaciones.

Estas modificaciones se dividen en datos de cabecera y datos de posición. En la cabecera sólo es posible modificar el texto de cabecera y la referencia.

IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo)/Documento/Reglas de modificación de documentos/Reglas modificación de documentos, cabecera documento/Posición documento

Las reglas de modificación se diferencias de acuerdo a los siguientes criterios:

* Clase de cuenta -> define las reglas para que clase de cuenta el campo será modificable (D, K, S) blanco para todas las clases de cuentas.

* Clase de operación -> estas sólo se utilizan para operaciones especiales en cuenta de mayor, efectos y anticipos (operaciones con CME).

* Sociedad -> para que la regla aplique para todas las sociedades el campo de sociedad debe estar vacío.

El sistema trae predefinidas ciertas condiciones que pueden existir para modificar un campo:

* Período contable abierto, es decir si el período se cierra el campo ya no se podrá modificar.

* La posición del documento no se haya compensado.

* La posición del documento es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor.

* El documento no debe ser un abono de una factura.

* El documento no debe ser un abono de un anticipo.

Existen tres campos de posición que pueden ser útiles para guardar cierta información: clave de referencia 1, clave de referencia 2 y clave de referencia 3, son de libre entrada pero deben estar disponibles en el grupo de status campo de la cuenta y también en el grupo de status campo de la clave de contabilización y además deben estar como campos modificables.

*FB02 -> Si el campo es modificable se accede al documento por medio de la transacción FB02 y se realizan las modificaciones pendientes.

* Log de Modificaciones -> por medio del informe RFBALBL00 (SE38) se visualizan las modificaciones que se efctuén a los documentos, hay opciones de selección: sociedad, números de documento, ejercicio, fecha de modificación, usuario que realizó la modificación.

en el log se graba la siguiente información:

* Campo que se modificó.

* Valores nuevos y antiguos.

* Usuario que hizo la modificación.

* Fecha y hora de modificación.

3. Valores Propuestos

* Parámetros de Usuario -> SU01 administra datos de usuario, se ingresan datos de identificación como nombre, aplleido, dirección, además se definen roles y perfiles. Se pueden especificar ciertos valores de propuesta para agilizar el ingreso de información, como la sociedad, plan de cuentas, etc.

Para poder asignar los valores se debe conocer el ID de parámetro que representa el valor que se quiere proponer.

Para conocer el ID se posiciona campo F1...etc. Cuando ya se conoce el ID de Parámetro se asigna en el dato maestro del usuario y se ingresa el valor propuesto.

* FB00 Opciones de tratamiento -> Existen diversas opciones que el usuario puede seleccionar para visualizar documentos, partidas, valores propuestos al momento de contabilizar.

4. Valores propuestos de Customizing

* Valores propuestos para clave de contabilización y clase de documento

Estos datos propuestos se especifican por código de transacción.

Por ejemplo si se contabiliza factura de deudor la clase de documento es DR y la clave de contabilización 01, estos datos se pueden almacenar y luego serán propuestos en la respectiva transacción.

Transacción OBU1 IMG/Gestión Financiera (Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/Documento/Valores Propuestos/Definir valores de propuesta

* Propuesta de Ejercicio-> Permite definir que se proponga ejercicio para visualizar y modificar documentos. El sistema utiliza el último año empleado por el usuario en la sesión de trabajo.

Esta es sólo para sociedades FI que trabajana con rangos de números de documento dependientes del año.

IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/Documento/Valores propuestos/Permitir propuesta de ejercicio

* Propuesta de Fecha Valor -> en el registros de posiciones algunas veces se deberá ingresar la fecha valor, en esta opción se indica, para cada sociedad FI, si debe proponerse la fecha de entrada de datos como fecha valor.

IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(Nuevo)/Documento/Valores propuestos/proponer fecha valor.

* Control de mensajes -> Cuando se realizan operaciones en SAP el sistema despliega mensajes de diferente índole:

- Informativos.

- Advertencia.

- Errores.

Ciertos mensajes pueden ser cambiados, por ejemplo un mensaje de advertencia puede cambiarse a un mensaje de error o hasta puede desactivarse. Los mensajes están codificados con un área funcional y un número de mensaje.

Transacción OBA5 IMG/Gestión Financiera(Nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera(nuevo)/Documento/valores propuestos/Modificar control de mensajes para tratar documentos. Para modificar un mensaje:

- Identificar código de mensaje

- Acceder al customizing y completar e área que corresponda

- Si el mensaje que se desea modificar no se encuentra de la lista se debe ingresar con el botón entradas nuevas.

- Se modifica el mensaje completando con el status que se requiera, cuando se modifica el status se indica si es válido para un sólo usuario o para todos (campo blanco), y además se puede elegir el status del mensaje en una transacción de diálogo o en un batch input.

Lo más importante de identificar en un mensaje de error es el código del mensaje, esto nos indica si se trata de un mensaje estándar o un mensaje Z como resultado de una validación.

** Tablas Importantes

* T043S -> contiene tolerancias para grupos de cuentas de mayor.

* T043 -> contiene asignación de los responsables a los grupos de tolerancia.

* TBAER -> contiene las reglas de modificaciones de doctos.