✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

Unidad 3. Lección 1. Clases de documento y Claves de contabilización.

Las clases de documento y las claves de contabilización son los datos de control que se encuentran en las dos áreas que conforman la estructura de los documentos en SAP que son los Datos de cabecera y los Datos de Posición.

Las clases de documentos se encuentran en los Datos de cabecera, mientras que la clave de contabilización en los Datos de posición.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel de mandante, lo que significa que no están asociadas ni dependen de una sociedad en particular.

La base de todos los documentos en SAP se rigen por la clase de documento y la clave de contabilización.

Clase de documento - Definición: Dato de control cuyo objetivo es diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Funciones:

Controla que tipo de cuenta se puede imputar, por ejemplo, al definir la clase de documento para acreedores solo permitirá imputaciones en las cuentas de acreedores y de mayor

Determinar el rango de números con el cual se generara cada documento en el sistema

Definir otros datos de control como permitir imputaciones intercompany, si se contabilizan los descuentos por pronto pago por el neto, etc.

Configuración: SAP trae paramétrizadas una gran cantidad de clases de documentos, sin embargo de acuerdo a la necesidad de la empresa se pueden definir nuevas clases.

Esto se realiza por la vía del customizing TX OBA7, en total son 7 campos con sus respectivos datos específicos que se deben completar:

1- Identificación, aquí se definen la clave de dos caracteres alfanuméricos y un texto explicativo que permita identificar para que operaciones se utilizará.

2- Propiedades:

- Rango de numeración que tendrán los documentos que se contabilizaran en el sistema

- Clase de documento de anulación con que se contabilizaran los reversos de una operación, en caso de que la anulación requiera una clase de documento diferente, ejemplo anulación de facturas.

- Grupo de autorizaciones, limitar que usuarios contabilizaran con que clase de documentos. Esto se realiza a través de roles y perfiles por Seguridad SAP.

3- Clase de cuentas permitidas, aquí marcamos que tipos de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento.

4- Control:

- Clase de documento neto, control que determina en que momento se reconocerá un descuento por pronto pago, el sistema delimita dos opciones a escoger si en la factura o en el pago.

- 1 Deudor/Acreedor, este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor, las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor.

- Contabilizaciones negativas permitidas, con este control se permite contabilizar las anulaciones o reversos con saldo contrario.

- Multisociedades GL; al activar este tilde en la clase de documento queda activada la contabilización de documentos para mas de una sociedad en una misma operación.

- Sociedad GL asociada introducible; al habilitar este campo de control se podrá introducir en cada posición del documento la unidad del modulo EC-CS (Consolidación empresarial) asociada. Este control se utiliza para el caso de operaciones entre empresas del mismo grupo.

5- Necesario para entrada de documentos; este campo permite definir desde la clase de documento que los campos de Referencia y texto de cabecera sean obligatorios o no.

6- Solo BI; al tildar esta opción los documentos que tengan esta clase de documento se contabilizaran de forma masiva via Batch Input.

7- T/C Documento en Moneda Extranjera, en este campo se puede especificar si para la clase de documento que estamos creando se debe utilizar un tipo de cambio diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera.

Rangos de Numeración:

Una de las funciones de la clase de documento es definir el rango de numeración en que se contabilizaran los documentos

La definición de estos rangos puede ser:

Con asignación interna, el sistema es quien genera el numero de documento, en este caso el rango solo puede ser numérico y es consecutivo

Con asignación externa, es el usuario a la hora de contabilizar quien asigna el numero de documento que se generará, en este caso el rango puede ser numérico o alfanumérico, y no guardan correlatividad.

La creación de los rangos numéricos de documentos se realiza por la vía del customizing TX FBN1

En la pantalla de inicio encontraremos los siguientes campos:

1) Sociedad, los rangos de numero se definen por sociedad, por esta razón pueden existir documentos con el mismo numero en distintas sociedades.

2) Visualizar intervalos, este campo permite visualizar los rangos de números creados

3) Modificar intervalos, este campo permite agregar nuevos rangos de números o modificar los ya existentes

4) Status, en este campo podemos modificar el numero actual o ultimo numero de documento generado por el sistema

Datos a introducir para crear los rangos de números:

Rango: clave que identifica el rango de números que vamos a crear y que luego se asigna a la clase de documento

Año: aquí introducimos el año o ejercicio a cual pertenecerán la numeración de los documentos.

Desde - Hasta: numero con el cual iniciara y finalizara el rango creado

Numero actual: ultimo numero emitido.

Externo: esta marca permite identificar si el rango de numeración sera externo, ya que a pesar que la definición del rango sea externa hay que especificarle un rango.

Importante:

- Los rangos de números NO pueden solaparse, cada numero solo puede estar contenido en un único rango.

- Los intervalos de rango se pueden copiar desde una sociedad a otra TX OBH1 o de un ejercicio a otro TX OBH2

- Los documentos se identifican en SAP con los siguientes elementos: Numero de documento, Sociedad y Ejercicio.

Claves de Contabilización - Definición: Son las que determinan si una imputación se realiza por el debe o por el haber, así como también el tipo de imputación que estamos realizando, es decir si un deudor, acreedor, cuenta de mayor.

Funciones de la clave de contabilización:

- Controlar el status campo de la imputación

- Indicador Relevante para ventas: Esta marca indica al sistema que tome en cuenta los documentos que posean esta clave de contabilización en los volúmenes de operaciones que muestran determinados reportes.

- Indicador Relevante para pagos: esta marca indica que una operación es relevante para pagos o diferencias de pago

- Indicador cuentas de mayor especial: este tilde indica que todas las contabilizaciones deben llevar un indicador CME

Configuración Via customizing TX OB41

Datos a definir en la configuración:

- Si es una clave por el Debe o el Haber

- La clase de cuenta que se imputara, solo se puede elegir una única cuenta por clave de contabilización.

Adicional a estos datos hay que definir 4 propiedades :

Posición con efecto sobre ventas, con este indicador las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tomaran en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.

Cuenta mayor especial, indica si se trata de imputaciones con CME

Clave de contabilización para anulaciones: indica con que clave se contabilizara una anulación.

Operacion de pago, indica si se trata de posiciones relevantes de pago