✒️SAP CO La sociedad PA y la estructura de datos

Unidad 6 : Estructuras

Lección 6.1: Sociedad PA y estructuras de datos

1. Unidades Organizativas

! La Sociedad PA es la unidad organizativa clave de CO-PA. Tiene la capacidad de definir la información de ventas y marketing, que este componente puede incluir en un informe como complemento. Se asigna una o varias sociedad CO a una sociedad PA.

Se recomienda tener una sola sociedad PA si todas las sociedad CO y FI comparten el mismo calendario fiscal por simplicidad y comodidad.

La sociedad CO delimita las operaciones de la contabilidad de costes independientes del coste de la organización, como Contabilidad de Cecos, Cebes y OI.

Las sociedades FI son asignadas a las sociedades CO. Una sociedad CO puede incorporar diversas sociedades a imputaciones de costes multisociedad en la cuenta.

La Sociedad es una unidad contable independiente en un mandante para la cual se cumplen requisitos legales de un balance y estado de resultados. Los centros se asignan a la sociedad.

El centro representa una instalación logística o de fabricación (unidad organizativa principal en fabricación).

2. Conceptos Básicos de CO-PA:

* Características: Se refieren al objeto del informe Ejemplo: Sectores, regiones, productos, clientes, etc.

* Valores de características: Son los datos disponibles para las características. Ejemplo, para Región: SUR

* Objetos PA: Son la definición técnica del canal de ventas. Ejemplo: Combinación de región norte, producto 1, representante de ventas: XXXX

* Campos de valor: Están referidos a las medidas de rendimientos que deseo seguir y analizar. Ejemplo: ventas en bruto, recargos, descuentos, gastos de venta.

3. Categoría de Características:

! Definición Características: refieren a dimensiones analíticas de la cuenta de resultados. Definen las posiciones o los objetos que el usuario puede evaluar. Para cada sociedad PA, se encuentran predefinidas automáticamente varias características, como organización de ventas, cliente y producto. Se denominan características fijas.

Adicionalmente es posible añadir hasta un máximo de 50 características no fijas. Estas se añaden en un catálogo de campos antes de que se puedan usar en la sociedad PA.

El catálogo de campos originalmente contiene algunas características recomendadas que se pueden utilizar en una nueva definición de sociedad PA.

Maneras de agregar otras características al catálogo:

• Eligiendo un campo existente de determinadas tablas de SAP, que tengan un máximo de cinco caracteres.
• Creando una característica de manera independiente, que comienzan por WW y tienen un total de 4 a 5 caracteres.

! Por detrás de la característica existe una tabla de verificación con valores de característica válidos para CO-PA. De este modo, se comprueban los datos que fluyen en CO-PA. Al crear manualmente una característica nueva en el catálogo de campos, puede decidir si el sistema debe generar una tabla de verificación para ella.

4. Información detallada sobre categoría de características:

Están definidas de acuerdo al cómo y el cuándo:

• Características transferidas de tablas de SAP: Es posible usar características que ya existen en otras aplicaciones, cuando se define la sociedad PA. Por ejemplo, se pueden copiar campos de tablas para registros de maestros de clientes, registros maestros de materiales o de documentos de ventas. También, pueden copiarse las funciones de interlocutor definidas en la estructura de PAPARTNER, en SD como característica de Cuenta de resultados.
• Características recién definidas: se pueden crear una característica que sea sólo necesarias en cuenta de resultados. Para derivar los valores de estas características, es necesario construir una regla de derivación.
• Características predefinidas: adicionalmente a las características fijas, SAP contiene una biblioteca de características predefinidas en el catálogo de campos. Se incluyen las características de grupo, distrito y país del cliente como ejemplo.
• Características fijas: una serie de características fundamentales, se predefinen automáticamente en todas las sociedades PA: número de producto, sociedad, clase de factura, división, pedido de cliente, etc.

5. Categorías de los campos de valor:

! Definición campos de valor: guardan cantidades e importes básicos para la elaboración de informes. Los campos de valor se pueden resumir para representar el resumen de balances de clases de coste o ser muy detallados para representar sólo una parte de un único balance de clase de coste.

Existen ratios, como las ventas, que se presentan de manera muy detallada o algunos están explotados por comparaciones como los costos periódicos. La gran diferencia con las características, es que no existen campos de valores fijos en una sociedad PA.

Si se desea utilizar todos los campos de valor en una sociedad PA, los mismos deben estar contenidos en el catálogo de campos. Este contiene algunos campos de valor recomendados que se pueden utilizar en una implementación de una sociedad PA. Los campos de valor se pueden definir también, de manera independiente, como las características. Los mismos deben comenzar con VV y contener un total de 4 a 5 caracteres.

No es necesario crear campos de valor para posiciones calculadas, como ingresos por ventas o margen de cobertura. Estas posiciones, se calculan a partir de los valores básicos archivados en los campos de valor en la ejecución del informe.

En cuenta de resultados contable, todos los valores e actualizan en las cuentas. Cada importe se almacena hasta en tres monedas distintas en ratios base fijos, a los que se accede desde los informes.

6. Campos de valor con nuevas reglas de agregación de tiempo:

Un campo de valor puede contener reglas de agregación, AVG (promedio) y LAS (último) en informes de investigación de CO-PA. Estos valores se definen cuando definimos las estructuras de datos para las cuentas de resultados.

7. Fases de definición de una sociedad PA:

La estructura de la sociedad PA se define al configurar el sistema. Se deben seleccionar las características a utilizar en las estructuras de datos de la sociedad PA.

En cuenta de resultados analítica, se deben seleccionar también los campos de valor a utilizar.

! La estructura de una sociedad PA siempre es válida para todos los mandantes.

8. Definición de Sociedad PA y atributos:

Existen Parámetros específicos de configuración de la sociedad PA:

• Moneda de la sociedad PA: los datos reales se actualizan siempre en la moneda de la sociedad PA. Se puede cambiar siempre y cuando no se haya contabilizado ningún dato.
• Moneda de la sociedad: Se pueden almacenar todos los datos en moneda de la sociedad relevante a la moneda de la sociedad PA. Ej. si la organización opera internacionalmente y está relacionada con tipos de cambio variables. Permite evitar diferencias y reconciliar los datos de CO-PA con FI directamente.
• Valoración del centro de beneficio: ademas de almacenar los datos en las dos monedas de la sociedad legal, vista de valoración, también se puede almacenar en ambas monedas valoradas desde el punto de vista de CeBes individuales.
• Variante de ejercicio: determina el número de períodos contables para cada ejercicio. Como cada sociedad CO se asigna a un asocieda PA y cada sociedad Fi se asigna a una sociedad CO, las tres deben tener la mismas variante de ejercicio fiscal.

9. Estructura de datos de sociedad PA: (características y campos de valor)

Para definir estructura de datos, se copian las características y campos de valor necesarios en la sociedad PA y se graba.

Una vez definido los atributos y las estructuras de datos de una sociedad PA, es necesaria la activación para generar el entorno operativo. Este proceso genera todas las tablas, programas y objetos técnicos necesarios para soportar la sociedad PA definida.

Una vez que se generó la sociedad PA y antes de activar la cuenta de resultados para la entrada de datos, se debe añadir los valores de características válidos a las tablas de verificación generadas para las nuevas características.

Cuando se hacen modificación en la estructura de datos se debe reactivar el entorno. Este proceso no afecta los datos existentes.

AUDIO: El paso de activación o regeneración no es automático. Esta se hace de forma manual. La regeneración puede demorar mucho, dependiendo de los cambios realizados a Sociedad PA( depende de cantidad de características o campos de valor añadidos).

VIDEO: Añadir campos de valor y características a estructura de datos de Sociedad PA.

- SPRO-> IMG Referencia SAP-> Controlling-> Cuenta de Resultados-> Estructuras-> Definir Sociedad PA-> Actualizar Sociedad PA. Cargamos Sociedad PA.

- Solapa Estructura de Datos: Presionamos modificar. Vamos a Solapa Caract. para buscar la Característica que deseamos agregar (ej. Zona de Ventas) a la Estructura de datos de Soc. PA. Pasamos a Solapa Campos de Valor para elegir el campo de valor (ej. seguros) a transferir a Estructura de datos de PA. Grabamos y Activamos nueva Estructura de datos.

10. Estructura de datos de transacción CO-PA:

* CO-PA Analítico: almacena sus datos de transacción en sus propias tablas que se crean al generar y activar la sociedad PA. No afectará el performance de otras aplicaciones de CO.

* CO-PA Contable: almacena sus datos en las tablas de CO de gastos generales, por tanto si afectará la ejecución de los informes de otras aplicaciones CO que comparten las mismas tablas de datos de transacción.

Las definiciones de objetos PA para ambos sub modulos de CO-PA se archivan en la misma tabla, CE4XXXX, donde XXXX=sociedad PA. El sistema siempre accede a esta tabla de definiciones de objetos PA, cuando se contabilizan los datos de transacción para CO-PA analítico y contable.

Los objetos PA, que representan objetos de imputación para cuenta de resultados, son combinaciones únicas de valores de característica que el sistema crea y contabiliza automáticamente a partir de la información de las transacciones de origen.

Las tablas CE3....y CE4....funcionan de manera conjunta y eficaz para archivar información de transacción resumida, tanto de real como de plan, para la cuenta de resultados analítica.

La herramienta de investigación de CO-PA accede a las tablas CE3...y CE4... es posible acceder a los datos de partidas individuales y a la información de las tablas CE1...y CE2... a través de las funciones de visualización de partidas individuales.

11. Estructuras de base de datos de CO-PA:

Los datos CO-PA se encuentran divididos en características y campos de valor. Las características se archivan en el sector de datos de la tabla CE4XXXX. La clave CE4XXXX consta del número de objeto PA que se usa como conexión para la tabla CE3XXXX.

La clave de la tabla CE3XXXX consta del número de objeto de PA, el período de contabilización y otros campos tecnicos que no se enumeran. Las campos de valor se especifican en el sector de datos.

La tabla CE4XXXX representa los objetos de PA, creados en función de las consideraciones empresariales definidas al crear la sociedad PA. La tabla CE3XXXX contiene los valores contabilizados en los objetos PA que de manera adicional, se encuentran desglosados en el período de contabilización.

12. Características de nivel de objeto:

Es recomendable, que por cuestiones de rendimiento, la cantidad de objetos PA que se creen, sea la menor de manera que la cantidad de registros totales requerida en el objeto PA, sea baja de la misma manera. Esto se consigue limitando la selección de características del objeto de PA.

Podemos configurar el sistema para que determinadas características no se utilicen en la definición de los objetos PA. Esto hace que las características a nivel de objeto no aparezcan en partidas individuales de CO-PA, por lo que no estarán en los informes de investigación.