✒️La metodología ASAP

Lección 1.4: METODOLOGIA ASAP

1. ¿Qué es la metodología ASAP?

! La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.

Características:

• Implementación rápida y exitosa
• Comprende fases orientada a procesos
• Contiene modelos y herramientas para la implementación.
• Minimiza los riesgos.

ASAP deja a las compañías potenciar características "aceleradas" y herramientas incluidas en las soluciones SAP.

Audio Tips: Un buen diseño de blue print detallado genera un proyecto preciso evitando problemas futuros. No debemos confundir un diseño de blue print con uno funcional. No es necesario que el business blue print detalle a profundidad la solución a implementar, pasos de configuración ni detalles técnicos de programación. El business blue print debe contener el proceso relevado en su totalidad sin faltantes.

2. Composición de la Metodología ASAP

La metodología de implementación ASAP es uno de los puntos clave de cualquier proyecto de instauración de los productos SAP, para maximizar tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación.

ASAP se compone de una Metodología (Roadmap) que posee un conjunto de poderosas herramientas y una base de datos de conocimiento que garantizan el éxito de la implementación.

Las herramientas incluyen facilidades para la Gerencia de Proyecto, cuestionarios que ayudan a definir los requerimientos de procesos, listas de verificación de cumplimiento por fase y muchos documentos pre-configurados denominados ACELERADORES, como archivos Microsoft project, word, excel y power point.

Estos aceleradores ASAP los pone a disposición del equipo de implementación para contar con una base de partida en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación de actividades, aprobación de casos y otras tareas, minimizando la necesidad de crear docs. desde cero, ya que han sido aprobados y utilizados en otros proyectos exitosos.

! Aceleradores: puntos de partida que ayudan en la implementación del ERP, pero no significa que se deban ejecutar al pie de la letra. Hay negocios particulares donde se deben seguir pasos que SAP prove en las soluciones a medida.

3. Fases y entregables de la metodología ASAP.

a) Preparación del proyecto

Durante esta fase el equipo del proyecto se entrenara en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementara el plan de proyecto de alto nivel y se revisara el esquema de hardware necesario.

El proyecto se iniciara oficialmente con una reunion de lanzamiento, esta es no exclusiva de los miembros del proyecto sino también para otros miembros clave de la empresa, este arranque preparara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos de la compañía.

b) Planos de negocio (Business Blueprint):

El proposito de esta fase es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplirlas. En una reunion de Revision Ejecutiva se discutiran las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos mas detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revision de cada uno de los procesos de negocio (serán conducidas por implementadores).

Para verificar que se entendieron los requerimientos del grupo y que se incluyo a todos los involucrados en el proyecto, se prepara un plano del estado futuro y se presentara a los ejecutivos para aprobación.

!Este plano es un diagrama de la estructura de la empresa y primer borrador de la definicion de los procesos de negocio a usar en la compañía; los 2 se presentaran escritos y en diagrama, con la elaboracion de estos se finaliza el alcance detallado del proyecto.

c) Realización

Durante esta fase, el equipo del proyecto de la empresa y consultores a cargo de la implementacion se separaran para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistira al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. El entrenamiento se ha organizado alrededor de los procesos de negocio.

- Entrenamiento nivel 2: el equipo del proyecto se hara mas competente y comenzara a modelar el sistema SAP ERP con base en los requerimientos de la compañia. El entrenamiento proporcionara un entendimiento de las herramientas, ayudas del sistema y se integraran sus componentes.

- Entrenamiento de nivel 3: el equipo del proyecto adquirira conocimientos en topicos detallados en los procesos de negocios.

Mientras el equipo de proyecto esta en el entrenamiento los consultores a cargo de la implementacion configuraran los procesos de negocios definidos en los planos aprobados.

Un sistema que refleje catálogos maestros y la organización de su empresa proporcionara un beneficio adicional al equipo del proyecto en el refuerzo del entrenamiento tomado.

! Proceso de negocio medular: son las tareas principales de la compañía que sin el correcto funcionamiento de ellas, en el ERP ninguna actividad se podría llevar a cabo.

La configuración de cada procesos de negocio medular se divide en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes. procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.

Los ciclos no solo son indicadores para el equipo del proyecto sino que proveen puntos claves para probar y simular partes especificas del proceso global de negocios proporcionando retroalimentación inmediata.

Durante los ciclos, el equipo de proyecto del cliente trabaja con los consultores para definir los escenarios especificados de negocios y las condiciones de excepcion. El equipo del proyecto del cliente completara el entrenamiento detallado de nivel 3 durante los ciclos.

Como actividad paralela son desarrollados y probados los programas de interfase y conversion, asi como los reportes especiales.

d) Preparacion Final

El proposito basico es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversion, reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar a cabo pruebas de volumen y estres, y pruebas de aceptacion del usuario final.

Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenara usuarios clave usando el metodo de entrenar al entrenador.

El ultimo paso de la fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente este listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.

e) Arranque productivo y soporte

Despues de la puesta en marcha, el sistema debera ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio esta completamente sorportado. Este proceso involucra verificar la precision de las transacciones y entrevistar informalmente a los usuarios para verificar sus necesidades satisfechas.

El ultimo paso en el proceso involucra medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.