✒️SAP BI / BW BO Excepciones

Apuntes de Excepciones

USO DE EXCEPCIONES

Dentro de una empresa se requiere la toma de decisiones de una forma rápida y responsable observando los valores que se desvían de valores esperados para evitar mirar en detalle todo un reporte amplio que puede complicar la detección de problemas. Mediante un sistema de advertencia dentro de un informe se pueden definir umbrales en diferentes colores en una Excepción de un nivel del Query.

DEFINICION DE EXCEPCIONES EN QUERY DESIGNER

Las funciones de los informes de excepción le permiten seleccionar y resaltar en una consulta desviaciones inusuales de valores de ratio. Si está activa la excepción, se pueden ver las desviaciones en el resultado con diferentes colores.

CREACION DE UNA EXCEPCION

Para crear una excepción en el Query Designer se debe seleccionar el icono de Excepción de la barra de herramientas del Query Designer para abrir la ventana de Excepción. Pulsar botón derecho en cualquier parate de la ventana y seleccionar Excepción Nueva.

Se verá como Excepción “n” que es el número asignado secuencialmente para la nueva excepción. Hay que pulsar encima de la excepción con botón derecho y seleccionar Tratar para empezar a crear la definición de la excepción.

En la etiqueta General podemos fijar el estado predeterminado, la descripción y uno o mas valores de excepción.

Se puede evaluar uno o todos los ratios de un Query. Si se quiere usar excepciones de forma selectiva sobre ratios específicos, tiene que definir una excepción para cada ratio como corresponda.

VALORES DE EXCEPCION

En esta sección situada en la pestaña General, se introducen los valores seleccionando primero Nuevo. En la parte inferior de la pantalla hay un nivel de alerta activado, que consta de los campos Nivel de Alerta, Operador y uno o mas campos de Valor, dependiendo del operador seleccionado. Si pulsamos Transferir iremos añadiendo las entradas a la lista de valores de excepción.

Se pueden fijar los niveles de alerta en colores:

· Rojo (Mal, 1,2,3) – Tres tonalidades

· Amarillo (Critico, 1,2,3) – Tres tonalidades

· Verde (Bien,1,2,3) – Tres tonalidades

Estos nueve niveles están numerados internamente y jerarquizados

Los colores hacen referencia a los valores de característica de color de los modelos de formato.

Se pueden introducir todos los valores o especificar intervalos. También se pueden introducir números con coma flotante o coma fija para los valores que definamos.

En el caso que dos niveles de alerta se superpongan, SAP toma en cuenta el peor nivel de alerta.

ETIQUETAS

Pestaña de Definición

En esta pestaña se puede seleccionar evaluar la excepción con uno o varios elementos de ratio de la estructura. También existe una parametrización para determinar si la excepción se evalua antes o después de cualquier cálculo local de la consulta.

Pestaña de Display o Visualización

Aquí se lleva el control sobre qué celdas de un análisis reciben qué color del nivel de alerta determinado. Si se selecciona la casilla de ”Excepción afecta celdas de datos” se pueden realizar las selecciones siguientes:

Restricciones de celda

En esta pestaña se indica si la excepción se aplica tanto a los valores de detalle, como al resultado (Total), o solo a los valores de resultado. La parametrización se usa para cualquier característica que no se utilice en el área de Definición de restricciones de celda en la parte inferior de la pantalla.

Las opciones para los operadores son:

· Todo. El contexto de la celda no se restringe. La excepción se aplica a todo el estado de desglose de la característica.

· Sólo Totales. La excepción afecta solo a los valores acumulados de la característica

· Todo excepto totales. Afecta a los valores de la característica pero no a los acumulados

· Valor Fijo. La excepción se aplica solo a un valor especifico de la característica que puede determinarse en la ayuda de búsqueda del campo valor. Se puede usar aquí una variable de valor de característica. Para ello seleccionamos “Entrada de variables”

· Nivel. La excepción se aplica solo a niveles de jerarquía específicos de la característica. Aquí se indica el nivel de jerarquía necesario en el campo Valor

MODIFICAR Y BORRAR EXCEPCIONES

Con Tratar en el menú contextual de la definición de la excepción podemos modificarla. Para borrarla hay que seleccionar Eliminar del menú contextual de la definición de excepción.

ASISTENTE DE EXCEPCIONES

Dentro de WEB ANALYZER, los usuarios pueden crear excepciones según sea necesario,usando el Asistente de Excepciones.

En el Web Analyzer, al seleccionar el enlace de las Parametrizaciones se tiene acceso a las excepciones que forman parte de la definición de la Query, así como también al Asistente de Excepciones. La excepción se puede activar o desactivar seleccionándola. Sus parámetros se pueden modificar mediante el botón de Detalles. Ni el estado ni la definición de la excepción se pueden modificar de forma permanente utilizando estos botones.

EXCEPCIONES EN EL WEB ANALYZER

Vemos como creamos una nueva excepción en el Web Analyzer.

Paso 1: Fijar tipo de excepción

En este paso del Asistente de excepciones, la selección se hace utilizando una Excepción de Status o una Excepción de Tendencia. La de Status actúa sobre ratios absolutos. Por ejemplo “Ventas > 300”.

Las de Tendencia son nuevas en BI. Actúan sobre ratios relativos. Por ejemplo, un ratio se debe considerar una excepción si la desviación es mayor que el 5% a lo largo del tiempo.

Vamos pasando a las siguientes secciones dentro del asistente.

Paso 2: Fijar el valor umbral

Los valores de la excepción actual se definen igual que otras parametrizaciones.

Arriba de la pantalla se selecciona Evaluar uno o todos los ratios de la estructura de ratios. Se debe indicar también si la evaluación de la excepción se realiza antes (predeterminada) o después de los cálculos locales de la consulta.

La definición delos valores de excepción se realiza igual que en el Query Designer seleccionando el nivel de alerta,operador y luego uno o dos valores. Los operadores son los operadores booleanos normales, como menor que, igual que, entre.

Los operadores Superior N, Inferior N, Superior %, Inferior %, Suma Total superior o inferior, no están disponibles en el Asistente de excepciones puesto que ya se han filtrado los datos proporcionados a la consulta. Estos operadores sólo están disponibles cuando se definen excepciones en el Query Designer.

Paso 3: Fijar objetivo

Aquí se seleccionan que celdas están afectadas por la excepción.

Se puede crear la excepción para aplicar color tanto a los valores de los ratios como a los valores de característica en el resultado de la consulta. Para las celdas de ratio, tiene la posibilidad de aplicar el color de nivel de alerta específico al ratio que se evalúa, a todos los ratios y a otros que no sean el que se evalúa. Para los valores de la característica presente en el resultado de la consulta, puede seleccionar aplicar el color específico del nivel de alerta a las filas, las columnas o ambas, según el valor de ratio que aparezca.

Paso 4: Fijar Visualización

Aquí se selecciona éntrela utilización del color de fondo o símbolos que denotan la excepción.

Por defecto se genera la excepción con el color de fondo dentro de la celda. Se hacia asi en el BW 3.x.

Se puede general el resultado como símbolo, como un semáforo (rojo, amarillo o verde) o una flecha mostrando la dirección de la tendencia (arriba, abajo, u horizontal) dependiendo si se selecciona Status de la excepción o Tendencia de la excepción.

Las selecciones están disponibles para los símbolos sólo para mostrar el símbolo en vez del valor, o junto al valor antes como después de éste.

Paso 5: Fijar la Restricción de característica

Aquí se indica si la excepción se aplica solo a los resultados o si son necesarias ciertas características en el desglose del informe antes de que se evalúe y aplique la excepción.

Paso 6: Fijar las Propiedades

En este último paso se determina si la excepción se activa automáticamente en el Query o si la debe activar el usuario en un paso independiente. También se le da una descripción, que debe ser una que aporte significado claro sobre qé es lo que la excepción pretende mostrarse al usuario.