✒️SAP BI / BW BO BEx Broadcaster

BEX BROADCASTER

El BEx Information Broadcasting es una función flexible de Business Explorer cuya tarea es la de facilitar la distribución de los resultados de los informes a distintos destinatarios ya sean de SAP BI como no.

Entre los escenarios que nos podemos encontrar puede estar desde el que necesita una alarma para que le avise cuando bajen las ventas de un producto, hasta dejar cada semana en el SAP Portal o en el Collaboration Room una serie de informes.

El SAP Portal es parte de la arquitectura Netweaver y ofrece un punto único de acceso a la información, aplicaciones empresariales y servicios dentro y fuera de una organización. Tiene herramientas de gestión de conocimiento y colaboración.

El Collaboration Room que está dentro del portal de SAP, provee de aulas virtuales para equipos o grupos de trabajo.

BEx Broadcasting no está restringido a un solo método. Permite lo siguiente:

· Elegir la fuente de datos

· Elegir el formato de los datos

· Elegir la audiencia objetivo

· Elegir el canal de difusión

· Elegir el momento de la difusión

Dispone de un asistente para configurar

Las difusiones se definen como una distribución de una sola vez o se puede configurar para hacer distribuciones de los datos de resultados de forma regular en momentos predefinidos.

Puede también la difusión consistir en un enlace a los datos online.

Los usuarios pueden suscribirse a las difusiones e incluso anular su suscripción.

ACCESO A BEX BROADCAST

Los accesos se realizan desde las otras herramientas de BEx Suite y desde el Portal de Sap:

· BEx Query Designer. Query – Publicar – BEx Broadcaster

· BEx Report Designer

· BEx Web Analyzer

· Portal

Los datos de difusión pueden proceder de cualquier fuente de datos de SAP BI, y los datos se pueden leer en tiempo real en el momento de la difusión.

OPCIONES DE DISTRIBUCION

Obtención de los datos:

· Query

· Web Template

· Query View

· Report

· Workbook

Tipos de Distribución:

Al crear una distribución, el sistema pide la Clase de Distribución, que son:

· Correo electrónico de distribución.

· Distribución en el portal.

· Difusión a la impresora.

· Correo electrónico de distribución (Bursting). Broadcaster consigue los correos desde el los atributos de datos maestros de una característica de Reporting. Por ejemplo el correo de un director de un centro de coste puede ser un atributo de la característica “centro de coste”.

· Distribuir según las excepciones. Se distribuye si las excepciones definidas en el query se desencadenen.

· Difusión (multicanal). Se usa esta opción cuando se necesita una combinación de los métodos anteriores.

· Set de valores precalculados. Permite planificar un conjunto de valores de filtro para una característica ejecutando una consulta de control.

· Cumplimentar caché OLAP. Esta clase de configuración de distribución, inicia el caché OLAP para mejorar el rendimiento del Query online. Se entiende por caché al conjunto de datos duplicados de otros originales en una zona a la que se accede mas rápidamente que a los datos originales.

· Cumplimentar caché MDX. Esta clase de configuración de distribución, inicia el caché MDX para mejorar el rendimiento del query cuando se use el Reporting que usa este medio de extracción.

Formato de salida de los datos

Depende de la clase de distribución que hayamos realizado se muestran las opciones de formato a elegir. Entre ellos para distribucón por correo están los siguientes formatos de salida:

· HTML. Envía los resultados de un informe como un archivo diferente en un mail.

· MHTML (HTML compuesto). Combina todos los objetos necesarios para el informe en un solo archivo. Incrusta el informe BEx en el cuerpo del mail.

· OnLine Links a datos actuales. Envia la URL del query al mail para que luego se pueda lanzar.

· PDF. Se adjunta el resultado del informe al mail.

INTEGRACION CON SAP PORTAL

Hay plena integración del producto con el portal de SAP. Las difusiones se envían al portal, donde los usuarios pueden aprovechar las herramientas de Knowledge Management (concepto aplicado en las organizaciones, que busca transferir el conocimiento y la experiencia entre sus miembros). Tenemos las siguientes herramientas:

· Feedback, Discusión, Estimación, Suscripción, Busqueda, Download, Colaboración.

Con SAP Netweaver BI se suministra un rol que da acceso fácil a Broadcast en el SAP PORTAL. Cualquier usuario que tenga asignado este rol puede acceder a sus difusiones fácilmente a través del Portal.

CONFIGURAR BEx BROADCAST

Imagen de la parametrización

El menú contextual (click botón derecho) de cada opción, permite ejecutar el Broadcasting al momento, o planificar su ejecución. Con la opción Tratar (Edit) podernos revisar o modificar las parametrizaciones de la distribución. Con la opción Borrar eliminamos la distribución.

Etiqueta destinatario

Hay 3 opciones para ver quien recibe los mails. En la etiqueta Destinatarios se puede seleccionar uno o más usuarios SAP, separados por punto y coma, o “Usuario en rol” o dándole las direcciones mail directamente.

Para que los usuarios reciban como destinatarios los mensajes, deben tener configuarado sus e-mails en la transacción SU01.

Etiqueta Texto

Se puede escribir una línea de 50 caracteres máximo o usar una variable de texto de “Anexar variable de texto”.

Etiqueta de cálculo preliminar general

Para el correo solo hay dos opciones en esta etiqueta. Tiene una casilla “Solo si se modifican los datos” que si está marcada sólo enviará la distribución si ha habido cambios desde la ultima distribución con esta parametrización.

Etiqueta de filtro de navegación

El único formato de salida que soporta el filtrado es HTML con la opción ZIP.

Planificación de una difusión

4 opciones:

· De inmediato.

· Ejecución con modificación de datos en el Infositio. Se envía si ha habido cambios en el Infositio.

· Ejecución en un momento predefinido. Se asigna fecha y hora para el envio. El administrado de sistema debe configurar estas fechas y horas por adelantado para que aparezcan en el cuadro de dialogo

· Planificación directa en proceso de fondo. Se especifica sus fechas y horas y determina cuantas distribuciones se deben enviar.

ASISTENTE DE BROADCASTING

Es un asistente que permite a los usuarios crear sus propias parametrizaciones de difusión en el tiempo de ejecución.