✒️SAP S/4HANA LOGISTIC Análisis de Solicitudes de Pedido

1 | Aspectos generales de la actualización de Solicitudes de Pedido

Aunque el procedimiento de gestión de las Solicitudes de pedido no ha tenido cambios en la versión SAP S/4HANA, se han incorporado algunas herramientas que facilitan su gestión y sobre todo aquellas orientadas a automatizar el proceso.

- En el siguiente video te propongo una actividad práctica sumamente interesante, ya que navegaremos por el ambiente de SAP S/4HANA y las pantallas asociadas a los temas de la lección.

- Dado que complementa el contenido de la lección, te propongo visualizar el video, luego estudiar el contenido de la lección y por último, con los conocimientos adquiridos efectuar la práctica propuesta de recorrer el video y comparar ambos ambientes.

Recordemos las dos vías fundamentales en la creación de Solicitudes de pedido:

- Compra directa: refiere a las SolPed creadas mediante el procedimiento de MRP según la propuesta recibida. Posteriormente será convertida en Pedido de manera manual o automática a partir de su competa aprobación.

- Compra indirecta: el usuario crea la SolPed y luego de ser aprobada se crea el Pedido a enviar al Proveedor.

De acuerdo al procedimiento disponible en Fiori y que se denomina “Employee Self Services”, los empleados tienen acceso a crear la Solicitud de Pedido (mediante un texto libre o un material codificado), revisar sus propias Solicitudes de Pedido y confirmar la Recepción del material o servicios.

- Consideraciones sobre la gestión de las Solicitudes de pedido

Aunque algunos de estos conceptos te resulten familiares por haberlos tratado en la Unidad referida a las Solicitudes de Pedido, es muy conveniente dejar en claro los procedimientos que se mantienen y presentarte la manera en que se utilizarían en SAP S/4HANA.

La siguiente imagen presenta los recursos disponibles mediante aplicaciones en Fiori a las que se accede a tareas que puede desarrollar el usuario:

FIGURA 5.1 Ejemplo de funciones disponibles para el usuario según las autorizaciones

Donde se observa la disponibilidad de las siguientes herramientas:

- Creación de la SolPed: el usuario autorizado según sus roles procede a la creación de un nuevo documento.

- Mis Solicitudes de Pedido: un reporte de documentos muestra aquellos creados por el usuario.

- Confirmación de Recepción: como tarea adicional (no siempre requerida) el usuario puede confirmar la correcta Recepción de mercadería.

- Devolución: permite el usuario visualizar las posiciones confirmadas y marcar la orden de devolución.

- Control: habilita al usuario para controlar la información presente en las posiciones de Solicitudes de pedido.

- Nótese que entre las funcionalidades disponibles se prevé que el usuario, que cumple el rol de Solicitante, tenga la potestad de confirmar la recepción.

Hecho que dará lugar a la recepción efectiva de los bienes y la continuación del Proceso de Compra con el Registro y Verificación de la Factura del Proveedor.

A modo de ejemplo y como introducción a cuál es la apariencia de un documento en este entorno, se muestra una pantalla donde se presentan las SolPed propias del usuario:

FIGURA 5.2 Ejemplo de pantalla inicial de una Solicitud de Pedido creada por el usuario

A fin de completar la mención de las diversas funcionalidades disponibles en este entorno, procedemos a nombrarlas y detallarlas de manera sintética:

1.1 | Creación y Gestión de Solicitudes de Pedido

- Introducir una descripción para la posición a aprovisionar y seleccionar el tipo de material como producto o servicio si es necesario.

- Tratar los detalles de una posición y copiar las modificaciones en otras posiciones.

- Añadir detalles como dirección de entrega, fuente de aprovisionamiento, entre otros.

- Ver el estado de una Solicitud de pedido.

- Pedir una Solicitud de pedido como referencia.

- Tratar o revisar la Solicitud de pedido.

- El responsable de aprobación puede ver el documento de la Solicitud de compra en su Bandeja de entrada y aprobarla o rechazarla (si estuviera activada la funcionalidad de Workflow). Basándose en el tipo de documento, la aprobación del documento puede ser a nivel de cabecera o de posición.

- Entre otras muchas prestaciones...

- Descripción de la herramienta de Workflow

La funcionalidad mencionada como Workflow es una herramienta de SAP, también disponible en ECC para informar automáticamente a un usuario cuando tiene un documento para su aprobación.

Consiste fundamentalmente en el envío de un correo a su Bandeja de entrada que le informa de la actividad requerida y le proporciona acceso rápido a los datos del documento y su aprobación o rechazo.

1.2 | Acceso a las Solicitudes de Pedido propias del usuario

El objetivo de esta funcionalidad radica en fundamentalmente en presentar al usuario las Solicitudes creadas por él, mostrando en primer término las más recientes y dándole acceso entre otras, a las siguientes tareas:

- Buscar y filtrar la lista para ver una Solicitud de pedido específica o un conjunto de ellas.

- Pedir, tratar y borrar una Solicitud de compra.

- Visualizar el resumen de aprobaciones para una posición de la Solicitud de pedido.

- Visualizar todas las posiciones bajo una Solicitud de pedido para la que existe una confirmación y seleccionar devolverlas al proveedor.

FIGURA 5.3 Ejemplo de pantalla de la selección de una Solicitud de Pedido propia del usuario

1.3 | Confirmar la Recepción de la mercadería

El objetivo de esta aplicación radica en la selección de todas las Solicitudes de pedido con posiciones que requieren de la confirmación de la Recepción de mercadería.

Durante la ejecución de la aplicación se tendrá acceso a todos los datos de las posiciones de las Solicitud de pedido y las de Pedidos asociados a las mismas.

Durante el procedimiento se puede confirmar la cantidad total de la posición o ingresar la cantidad correspondiente.

A continuación, se menciona algunas funcionalidades disponibles y que resulta de mucha utilidad durante la ejecución del procedimiento:

- Búsqueda de documentos utilizando el Número de Pedido o de Solicitud de pedido

- Visualizar el contacto de compras para requerir información o consultar acerca del contenido

- Especificar la cantidad que se debe confirmar pudiendo efectuar una confirmación parcial

- Marcar una posición como de Entrega final

- Acceder a los datos del Proveedor para ver más detalles

- Consideraciones acerca de las Recepciones de Mercadería

A continuación, se describen algunas consideraciones importantes a tener en cuenta en esta actividad:

- Las posiciones con varios Repartos no son tenidas en cuenta en esta aplicación.

- Las posiciones relevantes de confirmación siguen apareciendo en este listado hasta sea confirmada la cantidad total del Pedido o se haya fijado el control de Entrega Final.

1.4 | Devolución de la mercadería

El objetivo de esta prestación es la localización de las posiciones de las Solicitudes de pedido confirmadas y expresar la intención de devolución de la mercadería.

- Utilizar el botón "Devolver" en la aplicación "Mis Solicitudes de pedido" para lanzar el procedimiento.

- Localizar la posición de una Solicitud de pedido y el/los Pedido/s asociados a la misma.

- Marcar la función de "Devolver" sobre la posición correspondiente.

- Indicar la cantidad a Devolver (que no exceda lo entregado) y el Motivo de devolución.

1.5 | Control de las posiciones de Solicitudes de pedido

El objetivo de esta aplicación está orientado a brindar recursos al responsable del control de las Solicitudes de pedido. Se mencionan algunas de las funcionalidades previstas en esta aplicación:

- Acceder a un listado de documentos filtrados mediante diversos criterios como el Número de Solicitud de pedido, Organización de compras, Grupo de compras, Grupo de materiales, Centro, entre otras opciones.

- Seleccionar una posición y acceder a los datos de la Fuente de aprovisionamiento, asignación de la cuenta y la información general del documento.

- Acceder a los datos generales del Proveedor y el Material.

FIGURA 5.4 Ejemplo de pantalla de la Posición de una Solicitud de Pedido

- Consejos acerca de la gestión de Solicitudes de Pedido

Aunque observarás que muchos de estos comentarios pueden resultar conocidos por haberlos mencionados en la Unidad correspondiente a Solicitudes de pedido, el objetivo de mencionarlos es para incorporar las diferencias, interpretar las similitudes, pero por, sobre todo asimilar enfoques conceptuales u operativos diferentes que incorpora la versión SAP S/4HANA.

A modo de ejemplo, citamos la gestión de devoluciones, donde existe en ambas versiones, pero en la actual se le otorga otra jerarquía o modo de gestión.

2 | Análisis de los datos de Solicitudes de Pedido para ambas versiones

A fin de completar el análisis de las diferencias entre la versión SAP ECC y la actual SAP S/4HANA se presentan imágenes de Solicitudes de Pedido en ambos ambientes y se te invita a navegar por sus solapas y comparar los datos presentes.

Para el ambiente con el que trabajamos en las Unidades anteriores las Solicitudes de pedido tienen la siguiente apariencia y contenido:

FIGURA 5.5 Ejemplo de pantalla de una Solicitud de Pedido en SAP ECC

Mientras que la equivalente en el ambiente de SAP S/4HANA en idioma inglés presenta la siguiente apariencia y contenido:

FIGURA 5.6 Ejemplo de pantalla de una Solicitud de Pedido en SAP S/4HANA

El objetivo es que navegues por el ambiente al que tienes acceso y lo compares con las imágenes de cada solapa de datos a fin de familiarizarte con la nueva versión y sus diferencias con la previa. La idea es que identifiques las diferencias y tomes nota de ellas.

Importante: ten en cuenta que, por tratarse de ambientes totalmente diferentes e independientes, muchas de las diferencias pueden ser ocasionadas por detalles particulares de cada uno, tales como variantes de visualización, parametrizaciones diferentes, entre otras.

No obstante, el objetivo no se orienta a determinar diferencias específicas de datos o visualización, sino que te familiarices con la navegación en uno y otro ambiente, ya que será tu mejor práctica como introducción a este nuevo entorno.

Para finalizar la lección veremos un video donde complementaremos lo tratado en la lección acerca de las Solicitudes de pedidos con respecto a su contenido, pero poniendo énfasis en la utilización de las aplicaciones Fiori para la gestión de documentos.