✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

1.1. Las antiguas tablas de datos

Todo movimiento en el ERP tradicional de SAP se guarda en dos tablas:

1. BKPF: tabla cabecera
2. BSEG: tabla de posiciones

• El nexo para unir ambas tablas son los campos:
  -Sociedad
  -Numero de documento
  -Ejercicio
• A su vez hay otras tablas que son indices de la tabla BSEG:
  - tablas BSID/BSIK: contienen solo las partidas abiertas de deudores/acreedores
  - tablas BSAD/BSAK: contienen solo las partidas compensadas de los deudores/acreedores
• Existen tambien tablas de totales como FAGLFLEXT:
  -sumariza los movimientos por sociedad, cuanta mayor, ejercicio y periodo
  -es la que permite obtener balances o reportes de sumas y saldos
  -transacciones de balances se preparan pertiendo de las tablas de totales
  -los reportes de partidas individuales se preparan utilizando las tablas de detalle como la BSEG
• Las tablas no dejaran de existir, en SAP S/4HANA en Finanzas las tablas principales seran:
  -BKPF
  -BSEG
  -ACDOCA
  -ACDOCT

1.2 La tabla ACDOCA - Diario Universal

• El Diario Universal es la basa para la generacion de la nueva contabilidad integral en SAP S/4HANA
• Esta tabla:
  -cambia el juego con respecto a la reconcialicion y transparencia
  -permite una navegacion fuida
  -permite un mejor reconocimiento de los datos financieros
• Armoniza los datos sin redundancia de almacenamiento que sirve para:
  1- Contabilidad general (GL)
  2-Contabilidad de gestion y control (CO)
  3-Contabilidad de activos (AA)
  4-Gestion de materiales (MM)
• Combina las estructuras de datos de los diferentes componentes en una unica tabla de elementos de linea combinada. Sera nuestra unica fuente de verdad que reemplaza las tablas fisicas previamente separadas
• SAP S/4HANA Finance brinda acceso transparente a las tablas individuales obsoletas, ofreciento una ruta sin interrupciones para el innovador Diario Universal

1.3 La intrgracion FI/CO

• Con S/4HANA Finance, FI y CO unifican muchos de sus datos y operaciones
• En SAP ECC, todo movimiento que se realiza en FI (Finance) e impacta en un objeto de costo, debe llegar al modulo de CO. CO por su parte tiene sus propias tablas de cabecera, detalle y totales
• Muchos de estos datos se repiten en ambas tablas, ya que son necesarios en ambos modulos (ejemplo, fechas,sociedades, monedas, centro de costos, cuentas de mayor etc). Lo que genera: redundancia de datos, que estos ocupen mas lugar y que se necesite mas tiempo para actualizar las tablas existentes.
• Para verificar que hay integridad entre FI y CO, en SAP existen transacciones de reconciliacion que garantizan que ningun movimiento se pierda con las actualizaciones.
• La nueva arquitectura del Diario Universal combina todos los componentes en una contabilidad general. La nueva tabla proporciona una integracion perfecta entre las transacciones y el analisis de datos, optimizando y eliminando los tiempos de procesos y los esfuerzos de reconciliacion de datos durante el periodo de cierre

2. La creacion de Cuentas de Mayor

• Modulo de CO (Controlling): es el modulo encargado de la Planificacion Contable de las empresas. Su principal tarea es la planificacion contable, gestionar la estructura de costos de las empresas y consecuentemente ayudarle en la toma de decisiones relacionada con los mismos. Este modulo permite concer y analizar la contabilidad interna o de gestion.

• SAP CO se destaca por:

  • Documentar los sucesos financieros en tiempo real.
  • Calcular las desviaciones económicas.
  • Analizar flujos de ganancia/perdida.
  • Realizar estudios de rentabilidad en operaciones.
  • Estimar costos de producción
• A nivel organizaciones, hay una sociedad CO (company code) que puede tener asignadas varias sociedades FI (sales organization)

Sociedad SO: También conocida como Área de Controlling o Controlling Area, es la unidad Organizatica más alta de Contabilidad de Costos, tiene como fin consolidar resultados operacionales de varias Sociedades FI.

Las operaciones empresariales internas aparecen representadas en la sociedad CO. Los costes primarios se transfieren desde la contabilidad externa y se clasifican según perspectivas de contabilidad de gestión. Si los costes primarios son costes directos, se asignan entonces a objetos de coste. Si son los gastos generales, entonces se asignan a centros de coste o a órdenes de gastos generales. El sistema los asigna entonces mediante técnicas de imputación interna, de acuerdo con el origen que tengan.

• El nexo entre el modulo FI y CO es la cuenta mayor desde el lado de Finanzas y la clase de costo del lado de Controlling
• Clase de costo: es la vinculacion entre los modulos CO y FI, y representa los costos planificados o reales. Cada vez que se imputa a una Cuenta de Mayor que a su vez es una Clase de Costo, el sistema solicitara un objeto de costo relevante para la contabilidad de costos, por ejemplo un Centro de Costos, un Centro de Beneficio o una Orden de Costos.
• Con S/4HANA Finance, desaparece la clase de costo y se unifica en un unico dato maestro que es la Cuenta Mayor. Es decir, se seguira usando la transaccion FS00 (Cuentas de Mayor) pero se agregaran algunos campos adicionales que son relevantes para CO.

2.1 La transaccion KA01 - Clases de costos

Crear una Clase de costos era algo muy sencillo, la descripcion de la clase de costo era la misma descripcion que el de la cuenta mayor.

A la clase de costos, solo habia que agregarle el Tipo de Clase de Costos, las mas importantes eran:

• 1 - Costes primarios/ingresos: costos que originan perdidas ej gastos
• 11 - Ingresos: cuentas de ingresos o ganancias ej: ventas
• 12 - Reduccion de ingresos: conceptos que reducen los ingresos ej: descuentos o bonificaciones en las ventas

Clase de costos secundaria:

Son objetos de costos dentro del modulo de Controlling, que no se vinculan especificamente a una cuenta de ingresos o de gastos. Estas clases de costos, son herramientas para la ejecucion de determinadas contabilizaciones propias del modulo de controlling. Son cuentas puentes, para distribuir entre varios centro de costos u ordenes las contabilizaciones que se hayan imputado a un centro u orden generica incorrecta. Antes, los costos secundarios no formaban parte del plan de cuentas y se creaban dentro de un rango de numeracion reservado para estas clases. Con SAP S/4HANA, estas tambien se crearan desde la transaccion FS00, pero si intentamos imputarlas en una operacion contable, el sistema nos mostrara un error

2.2 La transaccion FS00 - Cuenta de Mayor

• Sufre un ligero cambio ya que se agrega el tipo de clase de costo en el segmento Plan de Cuentas
• Basicamente antes en SAP ECC teniamos dos boxes para elegir entre Cuenta de Beneficio o Cuenta Balance, pero ahora en SAP S/4HANA esa parte se reemplaza por una lista de opciones desplegables con los siguientes valores:
  - N - Gastos e Ingresos no empresariales: cuentas de resultado (antes identificadas como cuentas de Beneficio) que no son relevantes para la contabilidad de costos
  - P - Costso primarios o ingresos: cuentas de resultado, que a su vez son una clase de costo
  - S - Costes secundarios: es una clase de costo que antes ecistia solamente en el modulo de CO y se utilizaba para hacer distribuciones y subrepartos de costos
  - X - Cuentas de Balance: son las cuentas patrimoniales

2.3 Las transacciones de Clases de costos

En el modulo CO, en la antigua ruta de acceso de la transaccion de clase de costo, se eemplazaron las viejas transacciones por la nueva que seria FS00