✒️SAP S/4HANA FINANCE La configuración de datos maestros de deudores y acreedores

1 Integración

Para poder crear un BP como deudores o acreedores, necesitaremos tener configurados por lo menos los siguientes puntos:

• Grupo de cuentas de deudores y acreedores. El estatus campo que se define en un grupo de cuentas será el que defina los campos obligatorios, opcionales u ocultos al momento de crear un interlocutor comercial. En los siguientes puntos de la lección aprenderemos como vincular el grupo de cuentas al rol de interlocutor comercial
• Rango de números y asignación de rangos de números. Otro de los puntos de la configuración es indicar si queremos que en cada rol, el interlocutor comercial tenga un número independiente o por cada rol siempre mantenga el mismo número

Aprenderemos las configuraciones necesarias para integrar la parametrización de deudores y acreedores que ya conocemos con las parametrizaciones necesarias para crear un interlocutor comercial.

Datos

Funcionalidad. La integración de interlocutores comerciales con deudores y acreedores no es exclusivo de S/4 HANA Finance. Toda la configuración que veremos en la lección ya se puede aplicar desde la versión SAP ECC 6.70.

2. Configuración inicial

A continuación veremos los puntos del Customizing que son necesarios para poder crear deudores y acreedores como interlocutores comerciales.

2.1 Definir rangos de números

Lo primero que debemos hacer es definir los rangos de números que vamos a utilizar para la creación del interlocutor comercial. Lo hacemos antes de definir una agrupación, ya que lo vamos a necesitar en el próximo paso de la configuración.

Datos

Transacción BUCF --> Componentes multi aplicaciones --> Interlocutor comercial central --> Interlocutor comercial --> Parametrizaciones básicas --> Rangos de números y agrupaciones --> Definir rangos de números

Esta transacción es similar a cualquier otra transacción de rangos de números. Debemos acceder presionando el botón "Modificar Intervalos". Para crear un rango de números simplemente le damos un valor al rango, creamos la numeración desde/hasta y definimos si es numeración interna o externa.

2.2 Definir agrupaciones y asignar rangos de números

En este punto del Customizing se definen las Agrupaciones de interlocutores comerciales. La Agrupación es una clasificación que determina el número con el cual se creará el interlocutor.

Definir Agrupaciones (Vista V_TB001) --> Componentes multi aplicaciones -->Interlocutor comercial central --> Interlocutor comercial --> Parametrizaciones básicas --> Rangos de números y agrupaciones --> Definir agrupaciones y asignar rangos de números

SAP trae configurado varias agrupaciones estándares donde tenemos la agrupación 0001 con asignación interna de números y la 0002 con asignación externa de números. Para definir una nueva agrupación, solo debemos crear una clave alfanumérica de hasta 4 caracteres y asignar un rango de números que ya debe haber sido creado e indicar si será numeración externa o interna.

3 Sincronización de Datos Maestros

Vamos a acceder a otro punto del Customizing donde se va realizar los pasos necesarios para vincular los datos maestros de acreedores y deudores con los interlocutores comerciales.

3.1 Activación del Postprocessing Office para procesos de sincronización

Tarea muy técnica donde solo debemos ingresar una entrada con el objeto de sincronización BP y la marca de activado. El Postprocessing Office se utiliza para la sincronización de datos maestros y está conectado mediante el cockpit de sincronización que asegura que los procesos empresariales del componente AP-MD tiene activa la creación de órdenes de tratamiento posterior en caso de error de la sincronización.

Datos

AP-MD. Aplication Platform - Master Data o Plataforma de Aplicación - Datos Maestros

Activar PPO - Post Processing Office --> Componentes multi aplicaciones --> Sincronización datos maestros --> Control de sincronización --> Control de sincronización --> Postprocessing Office: Activar órdenes p. obj. paltaforma

3.2 Activar Opciones de sincronización

En este punto se especifica cuales son los objetos que deben estar sincronizados. Deberían estar activados el BP con el deudor y acreedor y viceversa.

Datos

Activar opciones de sincronización --> Componentes multi aplicaciones --> Sincronización de datos maestros --> Control de sincronización --> Control de sincronización --> Activar opciones de sincronización

Este punto ya viene configurado de manera estándar.

3.3 Integración cliente

En esta actividad se le asigna al "Grupo de cuentas" de deudores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el que se debe crear el interlocutor durante el tratamiento como deudor.

Condiciones previas

1. En Gestión Financiera se tienen que haber configurado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear cuentas de deudor.
2. Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de Interlocutor Comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad definir roles IC que se verá mas adelante.

Datos

Especificar función de interlocutor comercial en sentido deudor --> Componentes multi aplicaciones --> Sincronización de datos maestros --> Integración cliente proveedor --> Parametrizaciones Interlocutor Comercial --> Parametrizaciones de integración de clientes/deudores --> Especificar función IC en sentido deudor según IC

Para seguir un ejemplo, el grupo de cuentas de deudor "ZDBP" lo vamos asignar a las funciones estándares de interlocutor comercial para clientes en FI y en SD.

• FLCU00. Permite crear al deudor en sociedad FI
• FLCU01. Permite crear al deudor en el área de ventas. Es decir, lo que se necesita para poder utilizar el interlocutor en el módulo SD

3.3.1 Asignación de números para la integración

En este punto del Customizing es donde definimos este comportamiento, para que usen la misma numeración, el grupo de deudor debe tener numeración externa y mismo rango que el interlocutor comercial.

Condiciones previas

• Haber definido y asignado rangos de números y agrupaciones para el interlocutor comercial
• En el Customizing de Gestión Financiera, se deben haber especificado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear las cuentas de deudor

Datos

Asignación de números --> Componentes multi aplicaciones --> Integración cliente proveedor --> Parametrizaciones Interlocutor comercial --> Parametrizaciones de integración de clientes/deudores --> Asignación campos para la integración de deudores --> Asignación de claves --> Especificar asignación de números p. dirección interlocutor comercial a deudor

En esta actividad, se asignan grupos de cuentas del registro maestro de deudor a las Agrupaciones del interlocutor comercial para permitir que al tratar al interlocutor comercial se actualice al mismo tiempo el deudor. Con esta asignación, se selecciona si el registro maestro de deudor se crea con una agrupación de cuentas con asignación de números interna o externa o con igualdad de números.

3.4 Integración Acreedor

Se le asigna un grupo de cuentas de acreedores el rol IC (Interlocutor Comercial) en el que se debe crear el interlocutor durante el tratamiento como acreedor.

Condiciones previas

• En Gestión Financiera se tienen que haber configurado los grupos de cuentas y los rangos de números asignados a los grupos de cuentas para crear cuentas de acreedor
• Se tiene que haber definido y parametrizado el rol de Interlocutor Comercial. Esta parametrización se lleva a cabo en la actividad definir roles IC que veremos mas adelante

En esta actividad se asignan grupos de cuentas del registro maestro de acreedor a las agrupaciones del interlocutor comercial para permitir durante el tratamiento del interlocutor comercial, la actualización simultánea del acreedor. Con esta asignación se selecciona si el registro maestro del acreedor se crea con un grupo de cuentas con asignación de números interna o externa o con igualdad de números.

Datos

Configuración lista. Con todo lo que se ha hecho hasta aquí, ya estamos en condiciones de comenzar a crear Interlocutor Comercial en su rol general y ampliarlo a sus roles como acreedores y deudores, tanto FI como en SD y MM.

4. Parametrizaciones propias de interlocutor comercial

Revisaremos algunas configuraciones propias de interlocutor comercial que pueden ser útiles para ajustar determinados procesos.

4.1 Definir función de interlocutor comercial

SAP trae predefinidos una gran cantidad de funciones de interlocutor, pero si necesitamos crear una nueva podremos hacerlo como se indica a continuación.

Accedemos a la ruta del Customizing y veremos todas las funciones existentes. Para crear una nueva función, podremos copiar una estándar o crear una entrada nueva.

Datos

Definir funciones de interlocutor comercial --> Componentes multi aplicaciones --> Interlocutor comercial central --> Interlocutor comercial --> Parametrizaciones básicas --> Funciones interlocutor comercial --> Definir funciones IC

¿Que datos necesitamos para crear una funcón IC?

• Función IC. una clave alfanumérica de hasta 6 caracteres
• Denominación. Un nombre o descripción para la función IC
• Tipo de función. Los programas pueden acceder mediante el tipo de función del interlocutor comercial directamente a las funciones de interlocutor comercial asignadas a un interlocutor comercial. En el recuadro otras funciones IC asignadas al tipo de función IC veremos todas las funciones IC asignadas a este tipo de función
• Vista IC. Sirve para determinar el control de dynpros o pantallas en la creación de un interlocutor comercial. La configuración de las Vista IC se verá en el otro punto

4.2 Tipo de función IC

Al crear la función IC se indica un tipo de función IC, el cual también es un dato parametrizable.

En el tipo función se indican dos cosas:

1. Tipo de diferenciación. Es un dato utilizado internamente que especifica que características se utilizan para diferenciar objetos iguales. Por ejemplo, datos generales, datos de sociedad, datos de área de ventas, etc
2. Tipo de interlocutor posible. Aquí podemos definir si un interlocutor puede ser creado como organización, persona o grupo. Si marcamos mas de una opción, al crearlo nos solicitará que indiquemos el tipo, pero si la opción es única, el usuario ya no debe elegir el tipo ya que se crea automáticamente en el tipo asignado. Por ejemplo, si estamos creando un contacto Comercial, tiene solo la opción persona, por lo tanto, desaparece la ventana inicial que consulta el tipo de interlocutor a crear

4.3 Definir transacciones de aplicación

En esta actividad se definen las transacciones para tratar al interlocutor comercial. De esta forma se especifica el contexto con el cual se accede al tratamiento de un IC en función de la actividad deseada y de las funciones de interlocutor comercial asignadas.

A las transacciones "Z" o no estándares se les puede asignar tanto funciones IC como tipos de funciones IC, mientras que las transacciones proporcionadas con la clave estándar de SAP únicamente tienen asignados tipos de funciones IC.

Cuando se asigna un tipo de función IC, al llamar la transacción de aplicación se selecciona y trata la función IC asignada a ese tipo y marcada como asignación estándar. Además el usuario cuenta para su selección todas las funciones IC asignadas a ese tipo de función IC.

Para crear una transacción debemos seguir dos pasos:

1. Definir una transacción y un texto
2. Asignar el tipo de función IC o función IC

Datos

Si el usuario ingresa directamente a la transacción FLCU1, se abrirá la pantalla de creación de interlocutor comercial con el rol FLCU00, sin necesidad de que tenga que crear primero el interlocutor a nivel general y luego elegir el rol como deudor.

4.4 Control de pantallas o estatus campo

La vista de interlocutor comercial se define en lo que se llama Business Data Toolset (BDT) y sirve para el control de dynpros, el cual puede especificarse en el Customizing mediante la asignación a una función IC. De esta manera, es posible controlar entre otras cosas, que datos desean visualizarse en modo interactivo para un interlocutor comercial cuando se ha seleccionado la correspondiente función.