✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
El término WorkFlow significa literalmente flujo de trabajo. Consistente en la Out automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pase de un trabajo a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos con anterioridad. Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Los sistemas de WordFlow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permite a la gente involucrada llevar a cabo el proceso de negocio completo independientemente del tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de WorkFlow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio del proceso para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
Los WorkFlows son una herramienta Cross, es decir que pactan en todos los módulos del sistema SAP.
El sistema de WorkFlow permite su integración con la gestión organizacional lo qué posibilita relacionar persona o estructura organizativa a las tareas de WorkFlow. El sistema de WorkFlow cubre todos los aspectos del proceso
La siguiente características son comunes en todos los WorkFlow
- Los WorkFlows incluyen un número finito de actividades
- Las actividades siempre se llévame a cabo de la misma manera
- Lo flujo de trabajo involucran a diferentes personas y departamento
- Requieren un alto grado de coordinación
- Los Work Flow residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el Work Flow
- La mayoría de los Word Flow que se caen o no funciona es por falta de información
- Los flujo de trabajo se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa, en lugar del nombre y apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa
- Es posible crear un flujo de trabajo para realizar cualquier cosa excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados
- Los problemas de automatización son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo
Ejemplos de WorkFlow
Veamos a continuación dos ejemplos sencillos y claro de procesos para los cuales se podría crear un WorkFlow de modo de automatizar la tarea
Ejemplo de un WorkFlow de reclutamiento de empleado
La entrada de empleados es un momento importante en las empresas.
Después de todo, es en este momento que los procesos de trabajo deben transmitirse claramente a los nuevos empleados, además de hacer que las experiencias sean placenteras para ellos, porque es el primer contacto que tienen con la empresa.
Si el proceso de contratación se realiza de manera correcta, esto hace que los nuevos empleados estén más dispuesto a beneficiar al negocio, así como aumenta la retención de talento en el equipo de trabajo.
Veamos una guía paso a paso sobre cómo puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento de los empleados:
Paso 1: una vez aprobado en el proceso de selección, se envía un correo electrónico de bienvenida al empleado más nuevo.
Paso 2: se procede a ingresar la información personal de este empleado en la base de datos de la empresa.
Paso 3: se realizan todos los procedimientos legales, Tales como firmar la carpeta de trabajo, emitir el cupón de transporte, el cupón de comida, entre otros beneficios con lo que pudiera contar el nuevo empleado.
Paso 4: se realiza la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo.
Paso 5: se realiza la preparación de los materiales de trabajo que el nuevo empleado necesitará, Tales como la computadora, la cuenta de e-mail, el acceso al software, etc.
Paso 6: se procede a capacitar al empleado para que pueda llevar a cabo sus tareas laborales.
¿ Qué es un WorkFlow ?
Un WorkFlow NO es:
- Un sistema de gestión de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema de distribución de datos entre sistema
- Una transacción para secuenciar Pantallas
- La administración de datos temporales
- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de WorkFlow tampoco lo hará)
Ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow
Los beneficios de automatizar los flujos de trabajo son mucho y puedes marcar un antes y un después en el devenir de cualquier empresa.
Alguno de los frutos que pueden obtener la empresa con la implementación de un WorkFlow sólo siguientes:
- La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y por supuesto considerablemente más segura.
- Se optimizará la circulación de la información.
- El proceso interno de toma decisiones también se verá mejorado.
- Uno de los beneficios más importante será que para todos los departamentos de la empresa, la división del trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.
- Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable su vida.
- También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel. Tengamos presente que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas las empresas.
- Se optimizará la realización de trabajo y labores en forma corporativa.
- Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios que esto reporta para la empresa.
- Los trabajadores se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no sólo redundará en beneficio de la empresa, sino también, obviamente, en el propio profesional.
Terminología WorkFlow
Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de Word Flow de SAP. En el diseño implementación de un flujo de trabajo existen cinco preguntas claves, que ande estar respondidas, para cada parte del proceso de negocio.
¿ En qué orden ? WorkFlow
- El WorkFlow controla el flujo del proceso
- Consiste en un conjunto de pasos
- Puede ser lanzado mediante eventos
La definición de WorkFlow describe el proceso de negocio a implementar. Cada WorkFlow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. O WorkFlow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del flujo de trabajo y debe estar activamente relacionado con el.
¿Qué? Actividad / Tarea
- Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar batería en un sistema remoto, modificar un documento local y también:
- La generación y el envío de documentos
- La toma de decisiones
- El control de flujo
Por razones práctica y por cuestiones de rehúsa habilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona, esto último requerirá de la técnica de determinación de agente.
En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
¿ Con qué objetivo ? Business Object
Objeto consiste en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave u objeto de clave. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores
Los componentes de un objeto son:
- Atributo: son los campos que diga el objeto
- Métodos: indícame operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos: indican cambio de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, entre otros
En el WorkFlow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para moldear las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar un evento en el WorkFlow
¿ Quién ? Determinación agentes
Todas las tareas requieren la definición de agentes posible. Lo antes posible son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera todos los que nunca la recibirán.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tarea generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla.
Luego se definen los agentes responsables. La gente responsable y quien recibirá la tarea en su Business Work Please. Siempre una gente responsable es un agente posible.
¿ Cuándo ? Evento
Los eventos informan al WorkFlow qué algo ha sucedido. El WorkFlow a su vez puedes reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada. Los eventos lo publica el sistema para que puedan ser evaluado por todo lo WorkFlows.
Toda la tarea pueden dejar como resultado uno o más evento por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado. De esta manera el flujo del WorkFlow puede subdividirse en esta tarea en tres caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar evento.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
- Por programa mediante funciones específicas de WorkFlow
- Mediante documento de cambio Change Documents
- Mediante el sistema de mensaje utilizando en SD y MM
- Mediante la gestión de estatus de documentos utilizado en PP,P.M.,QM, etc
- Mediante el sistema de información de logística, alertas.
- Mediante documentos de cambio del módulo HCM
Accediendo a SAP WorkFlow
- Podemos acceder a todas las funcionalidades disponibles de SAP WorkFlow a través del menú correspondiente a la transacción SWLD tal como vemos a continuación
- Dentro de cada uno de las carpetas: herramientas definición, herramientas tiempo ejecución, reporting, utilidades, presentación, entorno y gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociada a los WorkFlows de SAP
Transacciones de SAP WorkFlow
Para realizar la gestión de los flujo de trabajo del sistema tenemos disponible una amplia gama de transacciones. Las más importantes son las siguientes:
SAP Business WorkPlaces
Transacción SBWP
También llama a la bandeja de entrada del usuario de SAP o inbox, es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business WorkFlow con el podremos:
- Procesar los workitems
- Recibir y enviar mensajes
- Almacenar documentos
WorkFlow Builder
Transacción SWDD
Es la herramienta utilizada para crear y editar la definición de WorkFlow. El WorkFlow Builder permite definir entre otras cosas:
- Los pasos del Work Flow
- Lo disparadores de los eventos
- La interface de los datos
Business Object Builder
Transacción SW01
Desde esta transacción podemos administrar los objetos de negocios existentes en el sistema. O este negocio en un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos. Podemos utilizar los objetos de negocio estándar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Francesc Ventura Iglesias
Sobre el autor
Publicación académica de Marcos José Serrada Martínez, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP Senior
Marcos José Serrada Martínez
Profesión: Ingeniero Electricista - Venezuela - Legajo: HM60S
✒️Autor de: 38 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Mi nombre es marcos serrada, tengo 28 años de edad. soy venezolano oriundo en píritu estado portuguesa, venezuela. actualmente vivo en cabudare estado lara, venezuela, donde busco de nuevas oportunidades. soy una persona capaz de adaptarse a cualquier situación y que da lo mejor de sí siempre, considero soy una persona resolutiva, con buen ánimo y capaz de resolver problemas fácilmente. al mismo tiempo que me esfuerzo por trabajar en equipo y fomentar el compañerismo. soy ingeniero electricista egresado en diciembre de 2020, desde entonces le di una pausa a mi profesión y me dedique al área agrícola, donde me he desempeñado como encargado general de la agropecuaria durante 3 años. actualmente me encuentro realizando un curso de sap con el fin de adquirir nuevas herramientas profesionales y nuevos conocimientos y formarme como consultor sap.
Certificación Académica de Marcos Serrada
