✒️SAP WorkFlow

¿QUÉ ES UN WORKFLOW?

Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y reglas o patrones preestablecidos con anterioridad.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow, el control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que llegue a su fecha de vencimiento.

Características comunes a todos los workflow:

• Incluyen un número finito de actividades.
• Las actividades se llevan a cabo siempre de la misma manera.
• Involucran a diferentes personas y departamentos.
• Requieren un alto grado de coordinación.
• Residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz eléctrica se cae el workflow.
• La mayoría de los que se caen o no funcionan es por falta de información.
• Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo dentro de la empresa, en lugar del nombre y apellido de un empleado en particular, pero para eso se debe mantener la estructura del organigrama de los recursos humanos de la empresa.
• Es posible crear un workflow para realizar cualquier cosa, excepto lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados.
• Los problemas de autorizaciones son los más comunes, particularmente cuando se va una persona y entra otra en su puesto de trabajo.

¿QUÉ NO ES UN WORKFLOW?

Un workflow no es :

• Un sistema de gestión de documentos.
• Un sistema de e-mail.
• Un sistema de distribución de datos entre sistemas.
• Una transacción para secuenciar pantallas.
• La administración de datos temporales.
• Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el workflow tampoco lo hará).

VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE WORKFLOW

Algunas de ellas son:

• La comunicación interna de la empresa aumentará su nivel, volviéndose más ágil, más sencilla y por supuesto considerablemente más segura.
• Se optimizará la circulación de la información.
• El proceso interno de toma de decisiones también se verá mejorado.
• Uno de los beneficios más importantes será que para todos los departamentos de la empresa, la división de trabajo estará más definida y será más fácil de comprender.
• Se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad del negocio experimente una considerable subida.
• También se conseguirá que la atención al cliente pase al siguiente nivel. Tengamos presente que un cliente satisfecho es la mejor estrategia de todas las empresas.
• Se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa.
• Se afianzará entre los empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa, con todos los beneficios que esto reporta para las empresas.
• Los empleados se sentirán mejor valorados y reconocidos en su entorno laboral, lo cual no solo redundará en beneficio de la empresa sino también, obviamente en el del propio personal.

LA TERMINOLOGÍA WORKFLOW

Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas workflow de SAP:

¿En qué orden? Workflow

• El workflow controla el flujo de proceso
• Consiste en un conjunto de pasos
• Puede ser lanzado mediante eventos

La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar, cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer.

Un workflow se activa mediante uno o más eventos, el evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él.

- ¿Qué? Actividad/ Tarea

Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local y también, generar/enviar documentos, tomar decisiones y el control de flujo.

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto requerirá de la técnica de determinación de agentes).

En tiempo de ejecución de la actividad/tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

- ¿Con qué objeto? Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

• Atributos: son los campos que identifican el objeto.
• Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
• Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow.

- ¿Quién? Determinación agentes

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles, que son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Las tareas adicionalmente puede definirse como tareas generales, donde no existe restricciones en cuanto a quien pueda recibirla.

Luego se definen los agentes responsables, que son quienes recibirán la tarea en su Business WorkPlace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

¿Cuándo? Evento

Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido, y éste a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo, la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

• Por programa (mediante funciones específicas de workflow)
• Mediante documentos de cambio (Change Documents)
• Mediante el sistema de mensajes
• Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
• Mediante el sistema de información de logística (alertas)
• Mediante documentos de cambio del módulo HCM

EL ACCESO A SAP WORKFLOW

Podemos acceder a todas las funcionalidades disponibles de SAP workflow a través del menú correspondiente a la transacción SWLD.

Dentro de cada una de las carpetas: herramientas definición, herramientas tiempo ejecución, reporting, utilidades, presentación, entorno y gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades.

LAS TRANSACCIONES DE SAP WORKFLOW

Las más importantes son:

• SAP Business WorkPlace (SBWP)
• WorkFlow Builder (SWDD)
• Business Object Builder (SW01)