✒️SAP WorkFlow
SAP WorkFlow
Workflow
Es flujo de trabajo. Es una herramienta cross que permite la implementación técnica de procesos de negocio (cross porque impacta en todos los módulos del sistema SAP). Consiste en la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día de tal forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas. Estos permiten dar soporte y agilizar los procesos de negocio. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos. El flujo es controlado y coordinado activamente por los sistemas de Workflow. El sistema Workflow permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas workflow. Son particularmente útiles en organizaciones muy estructuradas.
Características
- Incluyen un número finito de actividades
- Las actividades se llevan a cabo de la misma manera
- Involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren alto grado de coordinación
- Residen en la memoria de los sistemas
- Los workflows que se caen o no funcionan es por falta de información
- Se pueden configurar por roles o puestos de trabajo
- No se puede crear workflows para dar permisos y autorizaciones
- Los problemas de autorizaciones son los más comunes
Qué no es un workflow?
- un sistema de gestión de documentos
- un sistema de email
- un sistema de distribución de datos entre sistemas
- una transacción para secuenciar pantallas
- administración de datos temporales
- Una herramienta para realizar funciones no existentes en el sistema
Las ventajas de utilizarlo
- Aumenta la comunicación interna
- Optimiza la circulación de información
- La toma de decisiones interna también se mejorara
- La división de trabajo estará mas definida y será más fácil de comprender
- Se conseguirá ahorrar tiempo y mejor productividad
- La atención al cliente mejora
- Se optimizará la realización de trabajos
- Se afianzara el sentido de pertenencia
- Los empleados se sentirán mas valorados y reconocido
- Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad
- Proporcionan el estado real de los procesos
- Mejoran la productividad de cada empleado
- Detectan cuellos de botella e incumplimiento
- Reduce el uso de papel
Terminología
En el diseño e implementación de un workflow existen 5 preguntas claves q tienen que estar respondidas para cada parte de un proceso de negocio:
- En qué orden?
- Controla el flujo del proceso
- Consiste en un conjunto de pasos
- Puede ser lanzado mediante eventos
Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Un workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.
- Qué?
Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea, modificar un documento, la generación y el envío de documentos, toma de decisiones y el control de flujo. Las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos. Las actividades pueden ser ejecutadas por una persona o por el sistema. El tiempo de ejecución de la tarea se denomina Workltem y le indica al responsable lo que debe hacer como la información necesaria para ejecutar la actividad.
- Con qué objeto?
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores. Los componentes son:
- Atributos: son los campos que identifican el objeto
- Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos: indican cambios de estado en el objeto
- Quién?
Todas las tareas requieren la definición de agentes. Son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea. Pueden ser también tareas generales o adicionales a las que cualquier persona puede recibirla. También, están los agentes responsables o posibles que son quienes recibirán la tarea en su buzón.
- Cuándo?
Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow reacciona si la relación entre ambos esta activada. Los eventos los publica el sistema. Todas las tareas pueden dejar como resultado eventos. EL workflow puede dividirse en tres caminos diferentes.
Existe un tipo de paso q implica esperar un evento y otro que es generar eventos. Pueden generarse por:
- Por programa (funciones específicas de workflow)
- Mediante documentos de cambio
- Mediante sistema de mensajes
- Mediante la gestión de status de documentos
- Mediante el sistema de información de logística
- Mediante documentos de cambio del modulo HCM
Los perfiles ideales
Para ser consultores SAP Workflow los perfiles de interés son: ingenieros industriales , consultores ABAP, consultores funcionales, programadores en general, etc
Accediendo
Podemos acceder a través del menú correspondiente a la transacción SWLD. Dentro de cada una de las carpetas: herramientas definción, herramientas tiempo ejecución, reporting, utilidades, presentación, entorno y gestión vamos a encontrar todas las funcionalidades asociadas a los workflows.
Las transacciones
- SAP Business WorkPlace SWBP: llamada bandeja de entrada del usuario o inbox con el cual se puede
- Porcesar workitems
- Recibir y enviar mensajes
- Almacenar documentos
- WorkFlow Builder SWDD: se usa para crear y editar la definición de un workflow
- Pasos de un workflow
- Los disparadores de eventos
- Interfaces de los datos
- Business Object Builder SWO1: administrando los objetos de negocio existentes en el sistema, estos son programas ABAP que tiene datos, métodos y eventos.
Sobre el autor
Publicación académica de Luciana Pascazzi, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
SAP SemiSenior
Luciana Pascazzi
Profesión: Administración de Empresas - Argentina - Legajo: PN48A
✒️Autor de: 31 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
