✒️SAP WorkFlow

SAP WORKFLOW

1.- ¿Qué es un WokFlow?

*Flujo de trabajo, es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día, de forma que las tareas a realizar y la información pasen de un trabajador a otro, siguiendo una jerarquía determinada y siguiendo unas reglas o patrones preestablecidos. Esta herramienta permite la implementación técnica de procesos de negocio.

*Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo

*Permite a los involucrados llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y lugar

*Controla el flujo de trabajo lo coordina activamente, monitoriza los pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

*Los WorkFlow son una herramienta Cross, es decir, impactan a todos los módulos del sistema SAP.

Las siguientes características son comunes a todos los WorkFlow:

• incluyen un número finito de actividades
• las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
• involucra a diferentes personas y departamentos
• requieren un alto grado de coordinación
• residen en la memoria de los sistemas, por lo que si se corta la luz, se cae el WorkFlow
• la mayoría de los WorkFlow que se caen o no funcionan es por falta de información
• se pueden cofigurar por roles o puestos de trabajo, en lugar del nombre y apellido del trabajador, pero para eso, se debe mantener la estructura del organigrama de los RR.HH.
• es posible crear un WorkFlow para realizar cualquier cosa, menos lo que tiene que ver con dar permisos y autorizaciones a los empleados
• los problemas de autorizaciones son comunes, sobre todo cuando se va una persona u entra otra su puesto de trabajo.

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2.- EJEMPLOS DE WORKFLOW

Ejemplo de como puede funcionar el flujo de trabajo de reclutamiento:

1. una vez aprobado en la selección, se envía un mail de bienvenida al empleado nuevo.
2. se ingresa la información personal de empleado en la base de datos de la empresa
3. se hacen los procedimientos legales (firmar tarjeta de trabajo, emitir cupón de transporte, comida, etc)
4. se hace la presentación del nuevo empleado a los otros miembros del equipo de trabajo
5. se preparan los materiales de trabajo para el nuevo empleado (computadora, e-mail, acceso al software)
6. se capacita al empleado

Otro ejemplo es la aprobación de facturas, gestión automatizada, para hacer más eficiente y económico el proceso.

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3.- ¿QUÉ NO ES UN WORKFLOW)

• un sistema de gestión de documentos
• un sistema de e-mail
• un sistema de distribución de datos entre sistemas
• una transacción para secuenciar pantallas
• la administración de datos temporales
• un herramienta que se use para realizar funciones inexistentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces WorkFlow tampoco lo hará)

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4.- LAS VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE WORKFLOW

1. aumenta la comunicación interna de la empresa, se hace más ágil, sencilla y segura
2. se optimiza la circulación de la información
3. se mejora el proceso interno de toma de decisiones
4. uno de los beneficios más importantes para los departamentos de la empresa, es que la división del trabajo será más definida y fácil de comprender
5. se conseguirá ahorrar tiempo, así como que la productividad experimente una considerable subida
6. mejorará la atención al cliente
7. se optimizará la realización de trabajos y labores de forma corporativa
8. se afianzará entre empleados el sentimiento de pertenencia a la empresa
9. los trabajadores se sentirán más valorados y reconocidos
10. aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos
11. proporcionan el estado real de los procesos
12. mejoran la productividad de los empleados
13. detectan con antelación los cuellos de botella
14. reduce el uso de papel

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5.- LA TERMINOLOGÍA WORKFLOW

*Los siguientes términos son fundamentales : workflow, paso, tarea, business object, evento, papel, agentes, business workplace, actividad.

*En el diseño e implementación de un workflow, existen 5 preguntas clave: ¿en qué orden?, ¿que?, ¿con que objeto?¿quien?, ¿cuando?

• ¿en qué orden?

*El workflow controla el flujo del proceso

*Consiste en un conjunto de pasos

*Puede ser lanzado mediante eventos

La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar; cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados, cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer; un workflow se activa mediante uno o más evento

• ¿Qué? Actividad / Tarea

*Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, un reporte, un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, la generación y envío de documentos, la toma de decisiones, el control de flujo.

*Por razones prácticas las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.

*Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona

En tiempo de ejecución, la actividad o tarea se llama Workltem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

• ¿Con qué objeto? Business Object

*Los objetos son un conjunto d información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

*Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores

*Los componentes de un objeto son:

atributos: campos que identifican e objeto

métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto

eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

* En el workflow se usan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades; a su vez se usan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow

• ¿Quién? Determinación de agentes.

*Todas las tareas necesitan la definición de agentes posibles, que son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo a los que nunca la recibirán.

*Las tareas pueden definirse como tareas generales, en este tipo no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla

*Los agentes responsables es quien recibirá la tarea en su Business Workplace.

SIEMPRE UN AGENTE RESPONSABLE ES UN AGENTE POSIBLE

• ¿Cuándo? evento

*Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido, a su vez, el workflow puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.

*Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflow

*Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos, así, el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en 3 caminos diferentes

TAREA: IDENTIFICA UNA ACCIÓN QUE NECESITA SER EJECUTADA

*Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos, estos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

por programa (mediante funciones específicas de workflow)

mediante documentos de cambio (change documents)

mediante el sistema de mensajes (usado en SD y MM)

mediante la gestión de status de documentos (usado en PP, PM, QM, etc)

mediante el sistema de información de logística (alertas)

mediante documentos de cambio del módulo (HCM)

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7.- ACCEDIENDO A SAP WORKFLOW

Podemos acceder a través del menú correspondiente a la Transacción SWLD

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8.- LAS TRANSACCIONES DE SAP WORKFLOW

• SAP Business WorkPlace (Transacción SWBP): llamada bandeja de entrada del usuario de SAP o Inbox, es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business con el cual podremos:

Procesar los workitems

Recibir y enviar mensajes

Almacenar documentos

• WorkFlow Builder (Transacción SWDD): herramienta usada para crear y editar la definición de un WorkFlow, permite definir:

Los pasos del WorkFlow

Los disparadores de los eventos

La interface de los datos

• Business Object Builder (Transacción SWO1): para administrar los objetos de negocio existentes en el sistema.

Un objeto de negocio es un programa ABAP que tiene datos, métodos y eventos.

Podemos usar los objetos de negocio estándar existentes en el sistema SAP o el cliente puede crear sus propios objetos de negocio, copiando los objetos estándares.