✒️SAP CO - Control de Costos

SAP CO - CONTROL DE COSTOS

1.- INTRODUCCIÓN A SAP CO

*O también conocido como SAP Controlling es un módulo financiero que se encarga de la gestión, control de costos y planificación contable de la empresa.

*Nos entrega información para facilitar la toma de decisiones, facilita la coordinación, control y optimización de los procesos.

*Su tarea principal es la planificación y documentación de sucesos reales, gracias a lo cual se puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos del plan, así se controlan los flujos empresariales.

*estos usos entregan apoyo a los mandos de empresa para planificar, informar y monitorizar las operaciones del negocio, lo que facilita la toma de decisiones

*proporciona transacciones que ayudan a llevar el control de costos con las que se puede:

• comparar los costos actuales con los planeados
• calcular el costo del producto
• evaluar cómo se está desempeñando cada unidad de negocio dentro de la empresa
• analizar los beneficios de la empresa

2.- LOS COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD DE GESTIÓN DE CO

*la contabilidad de gestión define la contabilidad interna desde el momento que provee la responsabilidad de administrar y controlar las operaciones de la empresa

*CO provee las opciones de control y no se encuentra restringido legalmente como la contabilidad externa de FI

*CO facilita la coordinación, supervisión y optimización de todos los procesos internos de la empresa, tanto el consumo de los factores de producción y los servicios provistos por la organización.

*el objetivo de la contabilidad externa o financiera, es la necesidad de crear un balance financiero, el que tiene que estar alineado con los estándares y requisitos legales del país

*contabilidad interna o de costos llamada de gestión ---> CO

*contabilidad externa o financiera ---> FI --->objetivo: emisión de los informes estatutarios o legales

*cualquier información que es relevante para costos, fluye automáticamente desde la Contabilidad financiera de FI a la contabilidad de gestión de CO

*dentro de la contabilidad de gestión de CO, los costos e ingresos son asignados a los diferentes objetos de imputación de CO: centros de costos, procesos de negocio, proyectos u órdenes internas, estas son administradas como elementos de costos e ingresos.

*la contabilidad de centros de costos se usa para monitorear los costos generales y la asignación de estos a la unidad organizativa que incurre en los mismos

*el control de costos de productos calcula los costos incurridos cuando un servicio es provisto o un producto es manufacturado, éste permite que se calcule los precios mínimos para el producto para que sea rentable

*Análisis de rentabilidad o PA, analiza las pérdidas y beneficios de una organización de acuerdo a segmentos individuales del mercado, los costos son asignados a las ganancias de un sector de cada mercado, esto da la base para el cálculo de precios, clientes objetivo, determinación de condiciones, selección de canales de ventas, etc.

* los gastos generales son costos que no pueden ser asignados directamente a la manufactura de producción o a la provisión de los servicios que presta la empresa, estos gastos se asignan a locaciones u objetos de costos a los cuales pertenecen por las actividades desde las cuales se han solicitado estos gastos

*Centros de costos, son áreas separadas dentro de un área de control en lo que respecta a los costos incurridos; se pueden crear centros de costo de acuerdo a varios criterios: consideraciones funcionales, criterios de distribución, provisión de actividades, locaciones físicas y/o área de gestión.

*Tipo de actividad define las actividades que pueden ser provistas por un centro de costos; las actividades de salida suministradas por un centro de costo hacia otro centro de costo, una orden o un proceso, representa el uso de recurso para este centro de costo emisor

*Proceso de negocio: combinan actividades que fluyen dentro de la organización a lo largo de los centros de costos individuales, pueden ser usados como un proceso de control organizacional con funciones particulares.

*Ordenes internas: usadas para planificar, recolectar y analizar costos relevantes desde actividades internas.

3.- LOS SUB MÓDULOS DE SAP CO

• Contabilidad de centros de costos: fijas las definiciones de las clases de costos fundamentales para el módulo, es vital para e funcionamiento de todos los demás módulos de CO, ya que gestiona los nexos con os otros sub módulos a través de clases de costos primarias y secundarias
• Órdenes internas: gestiona las órdenes y proyectos; las órdenes son colectores de los gastos de los centros de costos, tiene una vida finita
• Contabilidad de elementos de costo: entrega información sobre costos y beneficios de la organización, se encuentra integrado con el módulo FI, por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde el modulo FO al modulo CO
• Análisis de beneficio: la cuenta de resultados permite evaluar segmentos de mercado que se clasifican según artículos, clientes, pedidos o cualquier combinación de estos o unidades estratégicas como organizaciones de venta o las divisiones, con respecto al beneficio o el margen de cobertura de la empresa. El objetivo es dar a los deptos. de ventas, marketing, gestión de productos y planificación del grupo, la información para llevar a cabo la contabilidad interna y la toma de decisiones.
• Control de costos del producto: se dedica a la gestión y al control de los costos de los productos, enfocándose en 3 aspectos: la planificación de los costos de los productos que permitirá determinar el precio estándar del producto, la contabilidad de objetos de costo que nos da la posibilidad de controlar la ejecución de la fabricación monitoreando el costo de las ordenes de producción, el cálculo del costo real de los productos que ayuda a determinar el verdadero valor de las transacciones de acuerdo a los desvíos o variaciones que hayan ocurrido en la gestión de aprovisionamientos
• Contabilidad de centro de beneficio: se usa para calcular resultados internos según el método de costos totales. También puede analizar los resultados mediante el método de costos de ventas. Crea una interface entre las aplicaciones operativas de controlling y el módulo de controlling empresarial, reflejando la contabilización real y el plan de contabilización de los componentes operativos de controlling y liquidación, con los que se integra en tiempo real.

6.- ACCEDIENDO A SAP CO

Se accede usando la pantalla de SAP Easy Access-->Finanzas-->Controlling y ahí vemos las funciones del módulo.

7.- LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP CO

La estructura organizativa entrega la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y los detalles de cada unidad. Se puede relacionar las unidades de negocio existentes en la empresa con alguno de los siguientes componentes de la unidad organizativa disponible en SAP.

• Cliente
• Sociedad
• Estructura de ventas: definida por la empresa para calcular sus ingresos, consiste de una organización de ventas, productos, clientes y precios, usando la organización de ventas, se puede decidir a qué nivel se quiere analizar la rentabilidad de la empresa. "Se puede asignar una o más áreas de control a una estructura de ventas"
• Área de control o área de controlling: se usa para registrar los costos e ingresos del negocio, consiste en centros de costos y centros de beneficio. Un centro de costo solo monitorea los costos de un negocio. Por ejemplo: una unidad de producción de un negocio incurre en costos. Un centro de beneficio monitorea costos y beneficio de un negocio. Se puede asignar una o más sociedades a un área de control.

8.- LOS DATOS MAESTROS DE SAP CO

• Centro de costo: unidad de negocio, tal como un unidad de producción que incurre en gastos dentro de la empresa, se asigna un código de centro de costo a cada unidad de negocios de la empresa. Los costos incurridos por una unidad de negocio son registrados bajo su código de centro de costo correspondiente.
• Elemento de costo o coste: describen el origen de los costos dentro de la empresa, por ejemplo: salarios, teléfono y electricidad, son considerados como costos iniciales dentro de la empresa. Cada transacción relacionada con estos costos registrará bajo un elemento de costos los gastos.
• Centro de beneficio (CeBe): unidad de negocio tal como una unidad de venta que obtiene ingresos dentro de la empresa, es asignado a cada unidad de negocio, los ingresos obtenidos por cada unidad de negocios son registrados bajo su correspondiente código de centro de beneficio.

* Un CeBe genera ingresos, costos y gastos,

ingresos: son producto de las ventas de los productos fabricados o comercializados.

costo de venta: se origina por los despachos de los productos vendidos

gastos: son los gastos administrativos y comerciales.

*Por lo tanto, un CeBe permite obtener estados de resultados por cada negocio de la empresa.

9.- LAS PRINCIPALES TRANSACCIONES DE SAP CO

• Centro de Costo de Contabilidad-->Transacciones KS01 (alta), KS02 (modificación), KS03 (visualización): unidad de negocio como marketing, producción o servicios del cliente dentro de una empresa que incurre en gastos como salarios, teléfono o electricidad

Con esta transacción podemos:

definir la estructura de costos de la empresa

asignar costos a los centros de costos apropiados

planificar los costos para cada unidad de negocios y comparar los costos planeados con los costos actuales

• Pedidos internos--> Transacciones KO01 (alta), KO02 (modificación), KO03 (visualización): nos permite planear , hacer seguimiento y calcular el costo de realizar una tarea específica, como mostrar el producto e una feria comercial o la publicidad del producto; el costo incurrido en llevar a cabo estas tareas se establece a través de pedidos internos.
• Contabilidad de centro de beneficio--> Transacciones KE51 (alta), KE52 (modificación), KE53 (visualización): permite evaluar cómo se está desarrollando y cómo contribuye, dentro de la organización, cada unidad de negocio al beneficio de la empresa. Por ejemplo: el salario del personal de ventas es considerado un gasto, mientras que las ganancias obtenidas son ingresos.
• Análisis de Rentabilidad--> Transacciones KES1 (modificar valores de características), KEDE (actualizar reglas de derivación), KE30 (informes): permite analizar los beneficios de una organización basándose en el producto, precio. clientes u organización de ventas. Una organización de ventas es una unidad dentro de la empresa que es responsable de la venta y distribución y servicios.