✒️Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
Los factores de éxito y fracaso en una Implementación SAP
LOS FACTORES DE ÉXITO Y FRACASO EN UNA IMPLEMENTACIÓN SAP
1.- LOS FACTORES DE ÉXITO DE UNA IMPLEMENTACIÓN SAP
Cuando una implementación ha terminado en el tiempo y forma preestablecidas, cabe hacer varias preguntas, se tuvo que eliminar procesos para lograrlo?, como es la situación ahora que salió en vivo?, esta funcionando bien el sistema?, los usuarios finales están bien entrenados?, se necesita aun el apoyo de consultores?. Con estas respuestas podemos definir si la implementación fue exitosa.
Varios son los factores que garantizan el éxito:
- Comunicación: es el factor n°1 entre los miembros del equipo de proyecto, debe ser buena, específica, exacta y oportuna.
- Apoyo total de la dirección: la dirección de la empresa debe entregar compromiso total y absoluto al proyecto, con participación activa en la planificación y dirección del proyecto. Proactivamente no solo se involucra a la línea de alto nivel y toma de decisión, sino también al nivel más bajo en actividades importantes y diarias del proyecto.
- Alcance apropiado: el alcance debe cumplir con las necesidades de la empresa, por eso se debe ser realista al momento de definir el alcance, ya que si bien, SAP puede hacer casi todo, esto no significa que se debe implementar casi todo
- Motivar, Apreciar y Premiar a las personas: es fundamental para lograr que las personas se sientan apreciadas, y motivadas, para ello quien lidera el proyecto, debe estar involucrado en el día a día del proyecto.
- Manejar el cambio: esta es una de las partes más riesgosas, las personas tienen miedo al cambio y se resisten al cambio, por miedo a su seguridad laboral, hacer entender a las personas que el cambio es bueno, no es sencillo.
- Encontrar a los mejores recursos: es necesario contar con personal idóneo y experimentado, el desafío de este software es que se requiere de aptitudes que escasean, la perdida de motivación, asociada a los altos niveles de cambios, pueden derivar en que le personal con mucha experiencia se vaya de la empresa en busca de mejor salario y nuevas oportunidades. El cliente y la dirección deben estar involucrados en el proceso de contratación del equipo que llevará adelante el proyecto.
- Política: Cada proyecto de sistemas que se realice tiene involucradas cuestiones políticas en mayor o menor grado. Es importante asegurarnos que la política y las agendas ocultas de esta, no descarrilen el proceso de implementación.
2.- LOS ERRORES MÁS COMUNES EN IMPLEMENTACIONES DE SAP
- No tener objetivos claros y definidos para cumplir con el período de tiempo y presupuesto asignado
- Falta de compromiso de la dirección con el proyecto, esto se refleja en todos los niveles de la organización, restándole prioridad e importancia.
- Ausencia de involucramiento de los directivos en definir el alcance y modelado del sistema, esto puede hacer que el modelo no cumpla con los requerimientos y si esto se detecta tardíamente, hacer los cambios involucra tiempo y costo adicional, y confunde a los usuarios finales.
- Pensar que la implementación de SAP es un proyecto de sistemas y no verlo como un proyecto integral y estratégico para la el crecimiento de la organización y del capital humano.
- Dejar la responsabilidad del proyecto en el proveedor cuando hay corresponsabilidad entre las partes
- No asignar un líder de proyecto que tenga un nivel de jerarquía para tomar decisiones
- Falta de un equipo de trabajo comprometido y con una actitud innovadora, en los momentos de crisis se necesitan personas que conserven la actitud positiva, de conciliación y resolución de problemas, lo importantes es siempre construir soluciones.
- Evitar la confrontación cuando se trata se un asunto prioritario, es importante resolver los conflictos de forma clara, ordenada y con las personas correctas.
- No llevar una metodología adecuada a las mejores prácticas que permita documentar las fases y acuerdos a los que se llegan, debe haber revisión periódica del cumplimiento de estos acuerdos y avances.
- Basarse en suposiciones, es un error común que se evita teniendo documentos que definan los procesos con todos sus escenarios, que especifiquen actividades y responsabilidades con nombre y apellido, todo por escrito y firmado.
3.- LAS BUENAS PRACTICAS PARA MINIMIZAR RIESGOS
- Usar metodologías de administración de proyectos
- Llevar a cabo regularmente reuniones de planeación estratégica para asegurar alineación de objetivos
- Conducir encuestas de satisfacción de los clientes internos (persona que recibe los resultados de un proceso dentro de la empresa, xejemplo: todos los trabajadores son clientes del departamento de RR.HH.)
- Crear y usar métricas para evaluación de desempeño
- Usar metodologías para establecimiento de prioridades
- Realizar auditorias financieras
- Usar programas de desarrollo de liderazgo
- Incluir al ejecutivo de sistemas como parte del comité ejecutivo
- Conducir auditorías post implementación (oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades)
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Daniela Peñailillo Sepulveda, en su ámbito de estudios para el Carrera Consultor Basis NetWeaver.
Daniela Peñailillo Sepulveda
Chile - Legajo: OX94L
✒️Autor de: 39 Publicaciones Académicas
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