✒️El equipo de implementación del proyecto SAP

EL EQUIPO DE IMPLEMENTACIÓN DE PROYECTO SAP

1.- EL EQUIPO DE IMPLEMTACIÓN DEL PROYECTO SAP

Las empresas no cuentan con los recurso humanos para lograr la implementación, por lo cual deben contratar consultoras especializadas en el tema, ellas son las encargadas de trabajar junto al cliente de modo de cubrir los siguientes aspectos:

• asesorar al cliente sobre los beneficios que la utilización del sistema SAP va a producir en la empresa
• establecer el alcance de la implementación (que áreas serán cubiertas por el nuevo sistema)
• elaborar el plan de implementación
• establecer los roles de cada uno de los integrantes del equipo que hará la implementación y proporcionar los recursos humanos especializados para aquello

La empresa que decide implementar SAP no estará sola, sino que contará con el apoyo de una consultora que aportará toda sus experiencia y recursos para que la implementación del sistema sea exitosa, en tiempo y forma.

Para conformar el equipo de implementación con los colaboradores que trabajaran junto con la consultora, se debe buscar personas con alto desempeño y productividad, para ello se debe considerar una estructura adecuada, tener a las personas indicadas realizando las tareas adecuadas; debemos tener en cuenta los siguientes consejos antes de esta selección de personal:

• seleccionar a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos, habilidades y área de experiencia
• brindar autonomía y poder de decisión a los líderes, procurando que tengan objetivos claros y conozcan sus tareas y su nivel de autoridad
• cuidar el nivel de comunicación en todos los niveles, fomentando la comunicación constante y las revisiones por etapa del proyecto.

1.1.- El patrocinador: es quien toma la decisión de hace el proyecto y autoriza el financiamiento, posee liderazgo e innovación; por lo general es el dueño de la empresa o algún gerente con las competencias suficientes. Su rol es dar apoyo e inspiración al equipo, se encarga de hacer el seguimiento del progreso a nivel de hito, por eso deben estar informados de los riesgos identificados y los planes que los acompañan. Lo ideal es que tenga experiencia en SAP. El gerente de la consultora es responsable de la entrega exitosa del proyecto y satisfacción del cliente y del equipo.

1.2.- El director del proyecto: es la máxima autoridad del proyecto, pueden haber 2, uno del cliente y otro de la consultora, deben cumplir con las siguientes tareas y responsabilidades:

• asumir la responsabilidad del proyecto
• controlar los objetivos del proyecto
• gestionar la implementación de las políticas del proyecto
• controlar la planificación y el progreso del proyecto
• permitir decisiones rápidas
• decidir sobre temas organizacionales
• gestionar la disponibilidad de los recursos
• apoyar al gerente del proyecto
• aprobar propuestas para el equipo de proyecto

1.3.- El gerente del proyecto: es una de las figuras importantes que forman el equipo, ya que se encarga de planificar el proyecto, gestionar los riesgos, coordinar actividades y mantener informada a la dirección de la empresa sobre el avance del proyecto. Un gerente de proyecto exitoso debe ser capaz de visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la habilidad de asegurar que esa visión se haga realidad.

En las PYMES este cargo lo ocupa un consultor externo con experiencia. En las empresas grandes puede hacerse equipo con un gerente interno (el gerente del área de sistemas) y uno externo.

Sus funciones son:

• elaborar y definir los proyectos según las necesidades, objetivos y capacidades de la organización
• realizar una planificación que defina fechas y plazos de cumplimiento de las etapas
• asignar y supervisar las tareas asignadas para la ejecución del proyecto
• administrar y controlar los recursos financieros de acuerdo al presupuesto
• implementar cambios y brindar soluciones efectivas según los problemas que se presenten
• identificar con anterioridad posibles riesgos que pueda afectar el desarrollo del proyecto
• negociar con los proveedores para tener todos los materiales y recursos en el momento que el proyecto los necesite
• realizar seguimiento al desarrollo del proyecto para controlar y verificar que todo se cumpla de acuerdo a los objetivos establecidos
• elaborar informes periódicos para dar a conocer los avances y resultados que se están obteniendo
• reportar al director del proyecto

1.4.- El equipo QA: el equipo de Aseguramiento de la Calidad, es responsable de asegurar que la implementación se lleve a cabo cumpliendo las normas y procedimientos previamente definidos en la empresa. El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto o servicio satisface los requisitos das para la calidad, los que deben estar sustentados en la satisfacción y expectativas del cliente.

Los sistemas de gestión de calidad son métodos que permiten a las organizaciones una optimización de sus procesos internos. El objetivo es elaborar productos y servicios que cubran las necesidades de sus clientes y eleven el nivel de satisfacción de los mismos.

Las tareas y responsabilidades de QA son:

• realizar acciones correctivas
• realizar mejoras continuas
• aplicar nuevas soluciones
• realizar tareas de mantenimiento
• confeccionar informes de auditoría

Roles dentro del equipo de QA:

• director de grupo: reporta a la alta dirección, implanta actividades de verificación de la calidad
• líder de calidad: reporta al director de grupo, de manera de garantizar su independencia y objetividad, por cada proyecto o servicio actúa como asesor de calidad
• auditor de proceso: profesional con habilidades y entrenamiento par crear/adaptar las guías de verificación en base a los procesos aplicables y ejecutar auditorías programadas o solicitadas por gerencia
• verificador de artefactos: profesional que entiende los contenidos del producto de trabajo o servicio, de tal manera que pueda detectar los problemas de calidad
• capacitador de QA: formador que da entrenamiento a la gerencia y al personal sobre los principios, políticas, procedimientos y herramientas de calidad aplicables en la empresa.

1.5.- Los usuarios líderes: son los miembros de la organización, generalmente el management funcional de la empresa, que proveerán los recursos humanos y materiales para llevar a cabo el proyecto; generalmente son los responsables funcionales de las áreas afectadas. Deberán ser personas colaboradoras, la experiencia indica que los mayores esfuerzos de gestión del cambio, ocurren a este nivel.

1.6.- Los usuarios claves: miembros de la organización cuyos puestos de trabajo se ven afectados y modificados, de manera directa por el cambio que supone la implementación.

Deben ser personas flexibles y tolerantes, para aceptar los cambios; su aporte será fundamental a la hora de diseñar los procedimientos que subyacen la implementación; deben poseer conocimiento del software y de los procesos de negocio, debe tener la capacidad de decisión respecto de los cambios.

Sus tareas y responsabilidades son:

• configurar y parametrizar el sistema
• apoyar a los otros miembros del equipo de proyecto
• entrenar y apoyar a los usuarios
• probar el sistema
• discutir problemas funcionales con los responsables del gerenciamiento del proyecto
• evaluar las propuestas del equipo del proyecto.

1.7.- Los consultores funcionales: son los funcionales de los distintos módulos de SAP que se implementarán. Deben tener conocimiento y competencia de su área. Sus tareas y responsabilidades son:

• configurar y parametrizar el sistema
• realizar los diseños funcionales de los gaps detectados que deban ser cubiertos con la programación ABAP (gaps: requerimientos funcionales o técnicos no contemplados en el diseño inicial que luego de un análisis, salen a la luz, pueden dar origen al desarrollo de iniciativas de corrección o a la redefinición completa del modelo de negocio y técnicos)
• realizar las pruebas integrales del sistema
• confeccionar manuales de usuario
• entrenar y apoyar a los usuarios

1.8.- Los consultores técnicos: compuesto por los ABAP responsables de realizar las funcionalidades personalizadas y los BASIS responsables de mantener el acceso de los usuarios al sistema y de crear y mantener los servidores donde se instala el sistema SAP.

a.- El equipo ABAP: formado por desarrolladores ABAP que realizarán la programación de todos los requerimientos que el sistema estándar no contemple y el usuario requiera. Sus tareas y responsabilidades son:

• realizar los diseños técnicos de las especificaciones requeridas por el usuario
• realizar la programación de los requerimientos respetando los estándares de programación definidos por la empresa
• realizar las pruebas unitarias para asegurar que los productos desarrollados se encuentren libres de errores
• confeccionar la documentación de los requerimientos realizados.

b.- El equipo Basis: nos referimos a la base técnica de las aplicaciones SAP y a sus principios, SAP BASIS es la forma clásica de nombrar a la administración de esta plataforma operativa del sistema. Los consultores especialistas en BASIS, tienen como principal responsabilidad la administración del entorno SAP asegurando la integridad del sistema con tareas de mantenimiento, actualizaciones y generación de backups. Gestionan la plataforma operativa de SAP. Sus actividades son:

• configuración y mantenimiento del sistema
• administración y permisos a usuarios
• corregir logs generales
• hacer dumps de las aplicaciones
• análisis de procesos del sistema
• mantenimiento de estrategias de backups
• administración de alertas
• ajuste y solución de problemas en el entorno técnico de SAP
• diseño de interfaces entre SAP y programas externos