✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

Unidad 6: Workflow.

Lección 1: Introducción a los sistemas de Workflow.

1.- ¿Que es un Workflow?

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Controlan y coordinan activamente el flujo de trabajo y monitoriorizan los pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

El sistema de Workflow, está completamente integrado con las funciones de negocio, a través de sus Business Objects. Los objetos de negocio son accesibles a través del BOR (Business Objects Repository - SW01).

El sistema de Workflow puede estar integrado con la gestión organizacional. Mediante esta posibilidad podremos relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow.

Todos los Workflows comparten características comunes:

• Incluyen un número finito de actividades.
• Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
• Involucran a diferentes personas y departamentos.
• Requieren de un alto grado de coordinación.

Los workflows controlan los procesos basándose en un modelo y son de especial utilidad en organizaciones bien estructuradas.

2.- ¿Que no es un workflow?

• Un sistema de gestión documental.
• Un sistema de e-mail.
• Un sistema de distribución de datos entre sistemas. Esto se hace mediante otras herramientas, ALE, EDI, WebForms-XML, etc, que pueden utilizarse dentro del Workflow pero no son parte del sistema WF.
• Administración de datos temporales.
• Una herramienta utilizada para realizar funciones no existentes en el sistema. No podemos hacer mediante Workflow nada que no se pueda hacer manualmente en el sistema.

3.- Ventajas de de utilizar un sistema de Workflow.

Punto de vista de usuarios:

• Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada o inbox.
• La información, las explicaciones e instrucciones se envian todas juntas en un mismo documento.
• El Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
• Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente a través de la estructura organiztiva.

Punto de vista de la empresa:

• Aumenta la productividad.
• Agiliza procesos.
• Aumenta la satisfacción de los clientes, gracias al mejor flujo de información y de la capacidad de respuesta.
• Aseguran el cumplimento de los estándares de calidad y los procedimientos.
• Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.
• Mejoran la productividad por empleado.
• Detectan con antelación posibles cuellos de botella e incumplimientos.
• Reducen substancialmente el uso de papel.

4.- Terminología Workflow.

Los términos fundamentales en los sistemas de Workflow son los siguientes:

• Workflow.
• Paso
• Tarea
• Papel
• Agentes
• Business Object.
• Evento.
• Business Workplace.
• Actividad.

Cuando nos planteamos implementar un Workflow debemos plantearnos las siguientes preguntas a responder para cada parte de un proceso de negocio:

• ¿En que orden? - Workflow.

* El Workflow controla el flujo de proceso.

* Consiste en un conjunto de pasos.

* Puede ser lanzado mediante eventos.

La definición de un WorkFlow describe el proceso de negocio a implementar. Se compone de una serie de pasos enlazados que para una mayor facilidad de lectura tienen cada uno un tipo y un símbolo propio.

Cada paso de un Workflow procesa datos que se pasan paso a paso a través de contenedores (binding containers).

La activación de un Workflow se debe a uno o mas eventos que a su vez dependen activamente de Workflow y debe estar relacionado con el.

La creación y modelado de un Worflow se realiza a través de Workflow Builder (SWDD).

• ¿Que? - Actividad / tarea?

* Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, un reporte ...

* Generación y envío de documentos.

* Toma de decisiones.

* Control de flujo.

Las actividades siempre utilizan tecnología OO tanto por razones prácticas como de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona. En este último caso se requerirá de la técnica determinación de agentes.

A una tarea en tiempo de ejecución se la denomina Workitem y le indica al responsable de la misma que debe hacer y la información necesaria para hacerlo.

• ¿Con que objeto? - Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada a la que podemos acceder mediante una clave o conjunto de claves.. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le han asignado valores.

Los objetos tienen los siguientes componentes:

* Atributos: Son los campos que identifican el objeto.

* Métodos: Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.

* Eventos: Indican cambios de estado en el objeto.

En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. Los eventos de los tipos de objetos se utilizan para inicializar finalizar o marcar eventos en el Workflow.

Los tipos de objetos se crean y definen mediante el Business Object Builder (SWO1).

• ¿Quien? - Determinación agentes.

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Estos son todas aquellas personas que pueden recibir esta tarea.

Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. Son tareas en las que no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirlas. De entre los agentes posibles para una tarea se define el agente responsable que es quien recibirá la tarea en el Business Workplace.

La determinación de los agentes responsables se hace en tiempo real mediante papeles y roles definidos en la transacción PFAC.

En un papel, se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en tiempo real el usuario responsable de ejecutar una tarea. Hay varios tipos de papeles:

* Por competencias.

* Por estructura organizativa.

* Por función.

* Por atributos organizativos.

• ¿Cuando? - Evento.

Los eventos se encargan de informar al workflow que algo ha sucedido. Si la relación evento-Workflow está activada este puede reaccionar a un evento.

Los eventos son publicados por el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos de manera que el flujo del Workflow puede subdividirse en esa tarea en varios caminos diferentes.

Hay pasos del WF que implican estar a la espera de que se produzca un evento y otros que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

1. Por programa. Mediante funciones específicas de la API del Workflow.
2. Mediante documentos de cambio (Change Documents).
3. Mediante el sistema de mensajes. Se utiliza en SD y MM.
4. Mediante la gestión de estatus de documentos. Se utiliza en PP, PM, QM ...
5. Mediante el LIS. Alertas
6. Mediante documento de cambios de módulo HR.