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✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

ABAP Introducción a los sistemas de Workflow

1 | ¿Qué es un WorkFlow?

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo.

Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de Workflow.

El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales

y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

En el sistema SAP, el sistema de Workflow se integra completamente con las funciones de negocio

a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository – Transacción SWO1 ).

Imagen 1.1 - El Business Object Repository

Adicionalmente el sistema de Workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional

lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow.

El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso:

Imagen 1.2 - Relación entre la organización, la información y las actividades

Las siguientes características son comunes a todos los Workflows:

Incluyen un número finito de actividades.

Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.

Involucran a diferentes personas y departamentos.

Requieren un alto grado de coordinación.

Un Workflow no es:

Un sistema de gestión de documentos.

Un sistema de e-mail.

Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello Workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.).

Una transacción para secuenciar pantallas.

Administración de datos temporales.

Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema

(si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de Workflow tampoco lo hará).

Para los usuarios:

Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox.

La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.

El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.

Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.

Para la empresa:

Aumenta la productividad.

Agiliza los procesos.

Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder).

Imagen 3.1 - Integración rápida entre las distintas áreas de la empresa

Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de Workflow:

Imagen 4.1 - Términos importantes dentro del mundo workflow

En el diseño e implementación de un Workflow existen 5 preguntas clave,

que han de estar respondidas, para cada parte de un proceso de negocio:

¿Quién? <=> ¿Cuándo? <=> ¿En que Orden? <=> ¿Con que objeto? <=> ¿Qué?

Imagen 4.2 - Preguntas claves que responde un sistema de workflow

¿En qué orden? WorkFlow

El Workflow controla el flujo del proceso.

Consiste en un conjunto de pasos.

Puede ser lanzado mediante eventos.

Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados.

Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer.

Cada paso del Workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores ( bindings entre container ).

Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.

Transacción SWDD (Workflow Builder)

El Workflow se crea y modela mediante el Workflow Builder transacción SWDD.

Imagen 4.3 - El workflow builder

¿Qué? Actividad/Tarea

Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones,

ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

Generación y envío de documentos

Toma de decisiones

Control de flujo

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada,

las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona

(esto ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes).

En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer,

así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

¿Con qué objeto? Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

Atributos: son los campos que identifican el objeto.

Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.

Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades.

A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.

Transacción SWO1 (Business Object Builder)

Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder transacción SWO1.

¿Quién? Determinación agentes

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles.

Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales.

En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

Luego se definen los agentes responsables.

El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.

Transacción PFAC (agentes responsables)

Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción PFAC.

Imagen 4.4 - La transacción estándar PFAC

En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en

tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea.

Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.

¿Cuándo? Evento

Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido.

El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos

(por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado).

De esta manera el flujo del Workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow).

Mediante documentos de cambio (Change Documents).

Mediante el sistema de mensajes ( utilizado en SD y MM )

Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.).

Mediante el sistema de información de logística (alertas).

Mediante documentos de cambio del modulo HR.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Alex Francisco Lemos Collazos, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.

SAP Expert


✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Introducción a los sistemas de Workflow" de la mano de nuestros alumnos.

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Introducción a los Sistemas de Workflow Herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio. Se integra a través de Bussines Object Repository (SW01) Workflow builder SWDD para crear y modelar workflow work item: Tarea o actividad (siempre orientado a objetos) Tipos de objetos SW01: atributos, métodos y eventos Determinación de agentes PFAC: Agentes respopnsables. quien recibe la tarea en el workplace. Tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos Eventos: Informan al workflow que algo ha sucedido. Se pueden generar por: * Por programa(Funciones específicas de la API de workflow) * Documentos de cambio * sistema...

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