✒️El sistema SAP ECC

Las opciones de SAP para las empresas grandes

A partir del lanzamiento del nuevo sistema SAP S/4HANA en el año 2015,

cuando una empresa grande que hasta el momento no ha implementado el sistema SAP, desea implementarlo,

dispone de esta nueva versión del sistema estándar.

Tal como mencionamos en las lecciones pasadas, la versión anterior al nuevo sistema S/4HANA es SAP ECC, lanzado por SAP en el año 2004.

SAP ha informado que hasta el 31 de diciembre del año 2025 mantendrá el soporte y las actualizaciones a la versión SAP ECC,

por lo que las empresas disponen hasta esa fecha límite para migrar al nuevo sistema.

Las opciones de las empresas que tienen SAP ya instalado

Simulacion 2025 de empresas con software SAP

SAP ECC

>> No hay más actualizaciones ni soporte (Solo terceros) a partir de 2025

>> Opción 1: Mirar otros ERP de diferentes proveedores

>> Opción 2: Migrar a SAP S/4 HANA

>> Solo funciona en la base de datos de SAP HANA

En la actualidad dentro del universo de empresas grandes que ya tenían instalado el sistema SAP

anteriormente al lanzamiento en 2015 del nuevo sistema S/4HANA, nos vamos a encontrar dos posibilidades:

Aquellas empresas que todavía tienen instalado el sistema SAP ECC y que deberán actualizarlo antes del 31 de diciembre del año 2025.

Aquellas empresas que tenían SAP ECC y ya han migrado a la nueva versión S/4HANA.

El upgrade de SAP ECC a SAP S/4HANA

SAP Business Suite (SAP ERP 6,0 EHP xx / AnyDB or SAP HANA)

>> 1

SAP S/4 HANA (SAP S/4 HANA 1511 / 1610)

>> 2

SAP S/4 HANA (SAP Simple Finance, on-premise edition 1593)

>> 3

SAP S/4 HANA (SAP S/4 Finance 1605)

Debido a esta situación, si hoy entramos a trabajar en una empresa que tiene implementado SAP,

resulta indispensable conocer tanto a SAP ECC como a SAP S/4HANA.

El sistema SAP ECC

El sistema SAP ECC cuyas siglas significan Enterprise Central Component,

tiene una amplia funcionalidad administrativa y ofrece soluciones comerciales totalmente integradas para todas las áreas de la empresa,

posibilitando la administración de información en tiempo real.

Cuando hablamos de SAP ERP o SAP ECC nos estamos refiriendo al mismo sistema

Si hablamos de SAP ECC, debemos hablar de SAP Business Suite.

SAP Business Suite

Es un conjunto de aplicaciones enfocadas al mundo de los negocios, que permiten a las empresas la gestión de los procesos de ventas,

las finanzas, las operaciones bancarias, las compras, la fabricación, los inventarios, las relaciones con los clientes,

el marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc.>

En SAP Business Suite todas las aplicaciones son compatibles entre sí y se encuentran integradas e intercomunicadas las unas con las otras;

son, además, compatibles con una amplia variedad de bases de datos y de sistema operativos

y poseen la gran cualidad de que pueden ser ampliadas a medida que así lo necesita la empresa.

Todas las aplicaciones se basan en la plataforma tecnológica SAP Netweaver,

una plataforma de integración y aplicación que reduce el costo total de adquisición en toda la infraestructura de TI

y soporta la evolución de SAP Business Suite hacia una arquitectura orientada hacia los servicios.

SAP Business Suite con HANA lanzado en 2014 antes del lanzamiento del nuevo sistema S/4HANA

SAP Business Suite dispone de 5 aplicaciones:

SAP ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de los Recursos Empresariales):

es el componente más conocido y más importante. Es lo que antes se llamaba R/3.

Ofrece soporte para procesos vitales de la empresa como son la contabilidad, los recursos humanos, la gestión del almacén, entre otros.

SAP CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con los clientes):

se utiliza para mantener y gestionar relaciones con los clientes o potenciales clientes.

También ofrece todo tipo de información para poder conseguir análisis y reportes.

Quizás se puede decir que es una gran base de datos de clientes que ofrece datos o información en tiempo real.

SAP PLM (Product Lifecycle Management o Gestión del Ciclo de producto):

comprende áreas como la gestión del ciclo de vida de la información, la gestión de programas y proyectos,

la colaboración en el proceso completo, la gestión de calidad, la gestión del ciclo completo de los activos, y medio ambiente, salud y seguridad.

SAP SCM (Supply Chain Management o Administración de la cadena de suministro):

permite diseñar, construir y poner en marcha la cadena de suministro.

Las funciones más importantes que ofrece son reducir los costos a la hora de distribuir el producto,

aumentar los ingresos por la venta de estos y la reducción de costos y mejorar el servicio a los clientes.

SAP SRM (Supplier Relationship Management o Administración de la relación con los proveedores):

ofrece funciones tales como el análisis de gastos, el abastecimiento, los contratos operativos, los pedidos, las facturas y la gestión de proveedores.

Permite reducir costos a la hora de comprar materiales, elegir aprovisionamientos y la colaboración entre la empresa y los pequeños comercios.

SAP ERP

Analicemos a continuación la aplicación más importante de SAP Business Suite que es SAP ERP.

SAP ERP se ha diseñado de modo que las empresas puedan implementar sólo las funciones empresariales que necesitan.

Está compuesto por una serie de áreas funcionales o módulos que responden de forma completa

y en tiempo real a los procesos operativos de las empresas.

Aunque pueden ser agrupados en cuatro grandes áreas (Logística, Financiera, Recursos Humanos y las Funciones Multiaplicaciones)

funcionan de un modo integrado, dado que existen conexiones naturales entre los distintos procesos.

A continuación, enumeraremos los componentes de cada una de las áreas que forman SAP ERP.

Dentro de los módulos logísticos:

Ventas y Distribución (SD):

Se ocupa de toda la relación con los clientes, desde la pre-venta, venta,

relación con MM para la adquisición de los bienes y servicios requeridos por los clientes, la planificación

y la preparación de la entrega, el transporte y la facturación a los clientes.

El módulo SD está estrechamente integrado con SAP MM y SAP PP.

El ciclo de ventas de una empresa en acción

> Orden de venta > Verificación de disponibilidad > Entrega de Salida

> Transporte > Picking

> Emision de bienes > Facturación > Proceso de pago

Los submódulos clave de SAP SD son:

Datos maestros de clientes y proveedores

Ventas

Entrega

Facturación

Precios

Gestión de crédito

Gestión de Materiales (MM):

Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a las tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, incluyendo:

los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, la gestión de mercancías, las entradas de materiales,

la adquisición de bienes o servicios, la gestión de datos maestros de materiales, la gestión de lotes,

la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-Time y Kanban electrónico.

El ciclo de compras de una empresa en acción

Determinación del requerimiento > Determinacion de la fuente de suministro > Selección del vendedor

> Procesamiento de la orde de compra > Monitoreo de la orden de compra

> Receción de bienes > Verificación de Factura > Proceso de pago

Los submódulos clave de SAP MM son:

Compras

Inventarios

Almacenes

Verificación de facturas

Gestión de servicios externos

Planificación de necesidades de materiales

Comercio exterior

Sistema de información

Intercambio electrónico de datos

Planificación y Control de la Producción (PP):

Se encarga de la planificación de la producción del día a día de una empresa.

La planificación de la producción es el proceso de alinear la demanda con la capacidad de fabricación

para crear líneas de producción y adquisición de productos terminados y materiales componentes.

El objetivo de SAP PP es asegurar que la producción se lleva a cabo de forma efectiva,

alineando los procesos de producción con los tiempos de entrega prometidos a los clientes.

Los 3 conceptos que son los pilares de PP

Lista de materiales <> Puestos de Trabajo <> Huja de ruta

Los submódulos clave de SAP PP son:

Plan Maestro

Plan de Capacidades

Plan de Materiales

Órdenes de Fabricación

Control de Planta

Industria de procesos

Datos Básicos

Gestión de la Demanda

Sistema de Información

Gestión de calidad

Gestión del medio ambiente

Gestión de la Calidad (QM):

Este módulo soporta a la empresa a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, ofreciendo diferentes funciones

y servicios para asegurar la calidad del producto.

SAP QM admite tareas asociadas con la planificación de calidad, la inspección de calidad y el control de calidad.

Además, controla la creación de certificados de calidad y gestiona problemas con la ayuda de los avisos de calidad.

Los componentes de SAP QM

Plan de Inspección <> Notificacion de calidad <> Inspección de calidad <> Reportes

Los submódulos clave de SAP QM son:

Planificación de la calidad

Inspección de la calidad

Control de calidad

Certificados de calidad

Avisos de calidad

Mantenimiento de Planta (PM):

Este módulo está orientado a cubrir todas las actividades de mantenimiento, dando soporte a la planificación, programación y ejecución,

con énfasis en la disponibilidad de equipos, costos y aseguramiento del personal.

El mantenimiento de planta engloba desde la gestión de logística, la administración y la gestión de mantenimiento de los activos de la empresa.

El mantenimiento en SAP PM se divide en dos tipos

Mantenimientos correctivos

Mantenimientos planificado

El Mantenimiento correctivo nos ayuda a gestionar acciones rápidas para que los activos se encuentren operativos.

En cambio, el Mantenimiento planificado contiene las opciones para adelantarnos a posibles problemas en el futuro

mediante tareas de acción preventiva.

Dentro de los módulos financieros:

Contabilidad Financiera (FI):

Proporciona una visión completa de las funciones contables y financieras, incluyendo un amplio sistema de información

y de generación de reportes para facilitar la toma de decisiones. Es considerado como uno de los módulos más importantes de SAP

ya que prácticamente todos los módulos que componen al Sistema SAP se comunican con él.

El módulo FI se integra y se habla con otros módulos de SAP como MM (Gestión de Materiales), PP (Planificación de la Producción),

SD (Ventas y Distribución), PM (Mantenimiento de Planta), HCM (Gestión del Capital Humano) y PS (Gestión de Proyectos).

Integración de los submódulos de FI con la Contabilidad General de la empresa

Deudores | Acreedores | Bancos | Libro Caja

Libro Mayor

Activos Fijos | Inventarios | Impuestos | Valores

SAP FI es un módulo complejo dentro del ERP de SAP, que está formado por un gran número de componentes

que se agrupan en submódulos. Los submódulos clave de FI son los siguientes:

GL - Libro Mayor

AP - Cuentas a pagar

AR - Cuentas a cobrar

TR - Tesorería

TX - Impuestos

AA - Activos fijos

Control de Costos (CO):

Este módulo se utiliza para representar la estructura de costos y los factores que tienen influencia,

lo que genéricamente se conoce como la contabilidad interna de la empresa.

Permite documentar los procesos financieros en tiempo real,

estimar costos de producción o analizar los flujos de pérdidas y beneficios.

Los submódulos claves de SAP CO

Contabilidad de centro de costos | Ordenes internas | Contabilidad de elementos de costos

Analisis de beneficios | Control de costos de productos | Contabilidad de centro de beneficios

Los diferentes procesos y tareas que permite realizar el módulo SAP CO hace que se divida en diferentes submódulos que son:

Contabilidad de centros de costos:

facilita información sobre los costos del negocio.

Órdenes internas:

se utilizan para agrupar costos y transacciones de negocio sobre un proceso concreto.

Contabilidad de elementos de costo:

proporciona información sobre los costos y beneficios de la organización.

Análisis de beneficios:

revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.

Control de costos de producto:

analiza los costos ligados a un producto concreto de cara a elegir su mejor precio en el mercado.

Contabilidad de centros de beneficios:

realiza funciones de control interno.

Gestión de Activos (AM):

La gestión de activos empresariales comprende la gestión óptima de toda la vida de los activos físicos de una organización para maximizar el valor.

Cubre aspectos tales como el diseño, la construcción, la puesta en marcha, las operaciones, el mantenimiento y desmantelamiento

/ reemplazo de planta, equipo e instalaciones.

Al administrar los activos las organizaciones pueden mejorar la utilización y el rendimiento, reducir los costos de capital,

reducir los costos operativos relacionados con los activos, extender la vida útil de los activos y posteriormente, mejorar el ROA (rendimiento de los activos).

El ciclo de vida de los activos empresariales

Adquisición > Depreciación > Revalorización > Transferencia > Retiro

Los submódulos clave de SAP AM son:

Compras

Ventas

Depreciación

Seguimiento

Gestión de Proyectos (PS):

Este módulo está específicamente diseñado para la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva,

de largo alcance y completamente integrada con el resto de áreas funcionales del sistema SAP.

PS se utiliza para planificar los proyectos de todo el sistema SAP

FI | CO | AM

HR

SD | MM | PP | QM | PM

Cuando PS fue originalmente diseñado y desarrollado su funcionalidad clave fue tomada y a su vez compartida,

de los módulos SAP PP (Planificación de la Producción) y SAP CO (Control de costos).

Un proyecto en SAP PS

Es una planificación que consiste en la realización de un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas

y coordinadas y que presentan las siguientes características:

Generalmente son complejas, unívocas e implican un alto grado de riesgo

Tienen objetivos precisos acordados entre el responsable y el solicitante

Tienen una duración limitada, un costo y una capacidad elevados

Están sujetos a determinados requisitos de calidad

La mayoría tienen una gran importancia estratégica para la empresa que los lleva a cabo

Dentro de los módulos de recursos humanos:

Gestión del Capital Humano (HR o HCM):

Se encarga de administrar y gestionar prácticamente todo lo relacionado al capital humano de la empresa.

Es uno de los módulos más extensos de SAP. HCM realiza la administración del personal a nivel local,

nacional e internacional, de una, varias o todas las sucursales que posea la empresa.

Dentro de sus objetivos encontramos la gestión de los horarios de los empleados, la liquidación de los sueldos, los aguinaldos,

los convenios colectivos de trabajo, la selección del nuevo personal, ayudando a las empresas a obtener el recurso óptimo

para el puesto a cubrir y también entre muchas otras cuestiones gestiona incluso el desarrollo

y la capacitación de cada empleado o grupos de ellos.

El ciclo de vida del empleado en la empresa

Reclutamiento > Inducción > Asistencia > Nomina de sueldos > Evaluación > Entrenamiento > Salida

SAP HCM está conformado por diversos componentes o submódulos:

La Gestión de la organización (Jerarquía de negocio y la estructura organizacional)

Administración de personal (Seguimientos datos maestros, funciones, salario y bonos)

Desarrollo personal (Cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones, plan de carrera)

Evaluación de tiempo (Procesa fechas, abstinencias que impactan en el salario bruto e impuestos relacionados)

Nómina

Reclutamiento y selección del personal

Gestión de eventos y capacitación del personal

Dentro de las funciones multiaplicaciones:

Soluciones de Industria (IS):

SAP cuenta con diferentes soluciones para diversas industrias, especialmente 28 de ellas

y ofrece las mejores prácticas para ellas basadas en el negocio principal. Esta es la ventaja competitiva de SAP.

WorkFlow (WF):

El WorkFlow no puede ser considerado un módulo de las características de los anteriores,

sino una poderosa herramienta de automatización y control de tareas que facilita y agiliza procesos.

Los workflow son una herramienta indispensable para automatizar procesos

Los sistemas de workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo.

Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow.

El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Sebastian Morales Naranjo