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✒️Funcional ABAP Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

Funcional ABAP Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

Funcional ABAP Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

1. Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas.

1.1 Proceso de Compras - Definición y Etapas.

El Proceso de Compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante requerimientos de cada sector de la Empresa, la Planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

Se encuentra íntimamente relacionado con Ventas " SD" para abastecer los Pedidos de Ventas, con Contabilidad " FI" a través de los registros contables, con Producción " PP" y Mantenimiento " PM" proveyendo sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

A continuación se presenta un esquema que representa todas las etapas que constituyen el proceso y que será nuestro foco de atención en varias de las siguientes lecciones.

Solicitud de pedidoà Pedido enviado al proveedor. àProveedor entrega mercadería à Entrega de factura (registrar en SAP Final de la cadena de compras)

· Determinación de necesidades

Las necesidades de materiales se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de stock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del " Punto de Pedido", y los pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición El usuario puede introducir una Solicitud de Pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

· Creación de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compra. La creación puede ser manual o automática; creada por el Área de Compras o por otros ámbitos de SAP (Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.)

· Liberación de la Solicitud de Pedido

La Solicitud de Pedido puede tener asociada la llamada " Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema (Centro, Centro de Costo, Tipo de Material, entre otros) y por supuesto, del Importe total de cada uno de los ítems.

· Determinación de la fuente de adquisición - Cotización

El componente Compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

· Selección del Proveedor-Comparación de Ofertas

El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes (en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicio, entrega, etc.).

· Gestión del Pedido (Orden de Compra)

El sistema de Compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las solicitudes de pedido, el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.

· Liberación del Pedido

El Pedido puede tener asociado la llamada " Estrategia de liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. Y de manera similar a la solicitud de pedido. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o mas parámetros del sistema. (Centro, Grupo de Compra, Centro de Costo, Tipo de Material, entre otros) y del Importe total del documento.

· Recepción o Entrada de Mercadería

El registro en el sistema de la recepción o " Entrada de Mercadería" confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

· Recepción y Control de Factura

El sistema permite la " Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precio, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para el pago.

1.2 Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento.

El esquema siguiente representa el flujo de documentos de compra asociados a un proceso manual. Se inicia con una SolPed (Solicitud de Pedido) como necesidad de provisión, se genera el Pedido de Compra al proveedor y luego la mercadería o servicio se recepciona, chequea y registra la factura del proveedor. También admite procesos automáticos.

Haremos algunos comentarios interesantes respecto a los puntos mencionados en el gráfico:

· La herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de Solicitudes de Pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

· Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una Solicitud de Pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

· Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.

· SAP dispone de la herramienta de Facturación Automática, lo que habilita al sistema a registrar facturas de proveedores automáticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

1.3 Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación.

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el módulo FI).

· Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.

· El registro de Factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, entre otros).

1.4 Proceso de Ventas - Definición y Etapas.

El Proceso de Ventas es el encargado de todas las actividades asociadas con la venta, esto es, iniciado con actividades de pre-venta para la captación de Clientes, pasando luego por las etapas de Pedidos de éstos y la posterior Entrega de la Mercadería y Facturación.

A continuación se presenta un esquema que representa todas las etapas que constituyen el proceso y que será nuestro foco de atención en las lecciones restantes de este curso.

· Consulta de Precios.

La Consulta de Precios (Inquiry) es un documento que se registra en el sistema para documentar un pedido de Cotización que hace un Cliente acerca de una necesidad de provisión. Se especificará quien lo solicita y quien lo recibirá, materiales o servicios, cantidades, condiciones de entrega, entre otros.

· Creación y Envío de la Cotización

Es un documento legal donde el vendedor se compromete a entregar un producto o servicio bajo ciertas condiciones establecidas. Se crea en respuesta a una Consulta de precios del Cliente y puede ser confeccionada en referencia a la misma. Comprenderá uno o mas ítems donde se especificarán las cantidades, condiciones de entrega, período de validez.

· Gestión del Pedido

El Pedido de Venta es un contrato entre una Organización de Venta y un Cliente para la provisión de materiales o servicios a un precio, cantidad, condiciones y plazo determinado. Puede ser creado a partir de un Cotización. Durante la creación se chequea la disponibilidad del stock, o se transfiere el requerimiento al área de Compras. El sistema propondrá los datos de Preparación de los materiales (Picking), Embalaje (Packing), Transporte, Facturación, los datos existentes en los maestros de Clientes y Materiales y la Parametrización.

· Aprobación

Se menciona esta etapa para aquellos caso que un responsable de la Empresa tenga a cargo la aprobación de Ventas a determinados clientes o que el volumen de la operación así lo sugiera.

· Aprovisionamiento

Una vez realizada la venta, al momento de confeccionar el Pedido, el sistema chequea la disponibilidad de la mercadería. Si ésta se encuentra en stock, es comprometida y definida una fecha de entrega conveniente. En caso contrario, se inicia manual o automáticamente el Proceso de compra mediante la creación de una Solicitud de Pedido y la fecha de entrega queda en suspenso.

· Preparación de la Entrega

Con el fin de hacer frente a la entrega del pedido, se efectúa el proceso de preparación de los materiales incluidos en el mismo. Este es un proceso cuya documentación en el sistema es opcional y se definirá al momento de confeccionar el pedido.

· Planificación del Transporte

Involucra la planificación y el proceso de traslado de la mercadería vendida del depósito correspondiente hasta el domicilio de entrega del Cliente. Puede ser o no registrado en su totalidad en el sistema. Su planificación admite la consolidación de entregas a Clientes.

· Entrega de Mercadería

Origina la creación de un documento que inicia el Proceso de salida de la mercadería del depósito para ser entregado al Cliente. Reúne toda la información requerida del proceso posterior de salida de la mercadería, transporte y entrega. Hasta este momento, no se registra movimiento alguno de stock de los productos vendidos.

Como proceso posterior, aunque pueden ser creados simultáneamente ambos documentos, es registrada la Salida de la mercadería del stock e imputado en el Módulo FI mediante el correspondiente documento contable.

· Creación de la Factura

Se refiere al proceso de confección de la Factura al cliente como obligación de pago que será remitido automáticamente a Cuentas a Cobrar (FI-AR). Estará basado en la documentación de venta anterior y los Maestros de datos (Clientes, Materiales, etc.).


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Francisco Orlando Lopez Martinez, en su ámbito de estudios para el Máster Funcional ABAP.

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Creado y Compartido por: Jesús Alberto Millán Palacio

 


 

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