✒️Funcional ABAP - Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

Funcional ABAP Etapas y documentos de Procesos de Compras y Ventas

Proceso de Compras
Solicitud de pedido: Se indican los materiales a solicitar, cada uno puede contar con estrategias de liberación, ésto es, que requiere aprobación del item solicitado por parte de un responsable.
Pedido: a partir de la solicitud de pedido. Se observan los datos, Tipo y No. de Doc, Proveedor, Org y Gpo de compras, Sociedad y los materiales a adquirir. Cuenta también con estrategia de liberación a nivel cabecera.
Entrada de mercadería (Doc material): recepción de mercadería.
Factura del proveedor: se verifica y se registra en SAP a partir del Pedido y Entrega de Mercadería.
Los documentos obligatorios en el proceso de compra son Pedido, Recepción de Mercadería y Verificación de factura, se pueden involucrar otros como las Solicitudes de pedido, Contratos y Cotizaciones recibidas por los proveedores.

Procesos; MM (Gestión de Materiales) o SD (Ventas y Distribución), secuencia de etapas con sus documentos asociados.

Etapas del Proceso de compras
Determinación de necesidades: se identifican por medio de planificación y control de necesidades o demanda para control de stock. Aspectos importantes para la definición son la verificación de niveles de stock, método Punto de Pedido(stock mínimo) y pronósticos basados en consumos anteriores.
Creación de Solicitud de Pedido: generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para adquisición de bienes o servicios. Puede ser manual o automática; creada por el Área de compras, Ventas, Producción, Mantenimiento, etc.
Liberación de la Solicitud de Pedido: Estrategias de Liberación, aprobación de la compra por parte del responsable correspondiente. La estrategia es opcional, depende del Centro, Centro de Costo, Tipo de Material, etc y del Importe total de cada item.
Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: se identifican fuentes de aprovisionamiento basándose en pedidos anteriores y contratos ya existentes. Se crea la cotización para los posibles oferentes, se registran en el sistema sus respuestas.
Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas, permitiendo su comparación a partir de la calificación de los oferentes (calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, sercicio, entrega, etc).
Gestión del Pedido (Orden de Compra): toma información de la solicitud y la oferta. Se puede generar manual o automáticamente. Admite el uso de planes de entregas y contratos.
Liberación del Pedido: Estrategia de Liberación, aprobación de la compra por parte del responsable. Opcional y dependiente de Centro, Gpo de Compra, Centro de Costo, Tipo de Material, etc. y del Importe del documento.
Recepción o Entrada de Mercadería: confirma la recepción de mercadería mediante el num, de pedido asociado. La parametrización de tolerancia, cantidades mínimas, máximas, entre otras permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
Recepción y Control de Factura: se validan desviaciones de cantidad y precio con datos del Pedido, Entrada de mercadería y parametrización del documento.

Proceso de Compras - Ciclo de aprovisionamiento
Proceso manual
- Solped
- Pedido de Compra
- Entrada de mcía
- Recepción de factura
Procesos automáticos
- La herramienta de planificación de necesidades (MRP) permite la creación automática de SolPEd basadas en requerimientos expresados por cada sector o necesidad de actualización de stock.
- Un Pedido puede ser creado automáticamente basándose en una SolPed donde se indicó el proveedor y si ha sido configurado en el maestro del material y el proveedor.
- Asociada a la Entrega de Mercadería puede indicarse un Aviso de Entrega automática al proveedor.

- SAP dispone de Facturación Automática, por lo que el sistema puede registrar facturas de proveedores automáticamente si se configuró en la parametrización.

Proceso de Compras - Recepción de Mercadería y Facturación
- En la entrada de mercadería basada en un Pedido, se verifican cantidades y porcentajes de suministro incompleto y admite diferencias establecidos en configuración.
- El registro de factura del proveedor compara su información con el pedido e ingreso de mercadería, validando diferencias de acuerdo a la parametrización. El sistema genera documentos contables asociados al registro por lo que se requiere una correcta configuración en FI (cuentas de mayor, apertura de período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA, etc).

Proceso de Ventas - Definición y Etapas
Consulta de precios: (Inquiry) documento que se registra en el sistema para documentar un pedido de cotización de un cliente. Quien solicita, quien recibe, materiales o servicios, cantidades, condiciones de entrega, etc.
Creación y envío de la cotización: documento legal de compromiso por parte del vendedor para entregar un producto o servicio bajo las condiciones establecidas. Se crea en respuesta a una consulta de precios. Cantidades, condiciones de entrega, período de validez.
Gestión del Pedido: Pedido de Venta es un contrato entre la Org de Vta y el Cte para provisión de materiales o servicios a un precio, cantidad, condiciones y plazo determinado.
Aprobación: en caso de haber responsable de aprobación de ventas.
Aprovisionamiento: al momento del pedido se revisa disponibilidad para ser comprometida la mercancía o bien iniciar el proceso de compra mediante una solicitud de pedido.
Preparación de la entrega: se preparan los materiales para ser entregados.
Planificación de transporte: proceso de traslado de lo vendido del depósito hasta el domicilio del cliente.
Entrega de Mercadería: documento que inicia el proceso de salida del depósito. Posteriormente es registrada la salida de stock e imputado en FI mediante un doc contable.
Creación de la Factura: documento de obligación de pago por parte del cliente que es remitido a Cuentas por Cobrar (FI-AR).


Sobre el autor

Publicación académica de Denisse Adriana Hernandez Trujillo, en su ámbito de estudios para el Máster Funcional ABAP.

SAP Master

Denisse Adriana Hernandez Trujillo

Mexico - Legajo: AH80E

✒️Autor de: 71 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de Denisse Hernandez

 

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