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✒️SAP SD Las operaciones comerciales especiales

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PEDIDOS URGENTES Y VENTA AL CONTADO

En esta lección repasaremos dos circuitos comerciales especiales: pedidos urgentes y la venta al contado.

Pedidos urgentes

Los pedidos urgentes y las ventas al contado son clases de documento de ventas que se utilizan en el proceso de ventas desde el centro de ventas, o cuando el cliente necesita recoger las mercancías inmediatamente en el almacén.

=> Cuando se graba un pedido urgente, el sistema crea automáticamente una entrega de salida.

Cuando las mercancías hayan sido retiradas del almacén puede empezar el picking y la contabilización de la salida de mercancías.

Cuando se crean documentos de facturación (por ejemplo en el tratamiento colectivo) el sistema imprime las facturas y las envía al cliente.

El pedido urgente se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido SO (entrega inmediata), y se informará como "Fecha preferente de entrega" la fecha del día. Al grabar el mismo, el sistema informa al mismo tiempo de la creación del pedido (ped. c. entr. inmed.) y además de la creación de la entrega de salida.

Venta al contado

Cuando se graba la venta al contado, el sistema al igual que en los pedido surgentes crea automáticamente una entrega.

=> La particularidad que tiene la venta al contado con respecto al pedido urgente, es que al grabarse el pedido, además de generarse la entrega, se imprime un documento que puede ser entregado al cliente como factura.

El documento que se imprime para ser entregado al cliente, es un documento que se interpreta como factura o comprobante de pago. Lleva información sobre el material, cantidades y precios. Se imprime desde el pedido porque busca agilizar el proceso y que el cliente pueda irse con la mercancía y su factura. La factura y contabilización en el sistema se realizará posteriormente en el proceso normal.

La venta al contado se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido BV (venta al contado).

Al igual que en los pedidos urgentes, cuando las mercancías hayan sido retiradas del almacén puede empezar el picking y la contabilización de la salida de mercancías.

La factura en el sistema se creará durante el proceso del pool de facturación, pero en este caso el sistema no imprime estas facturas durante el proceso de facturación.

Gestion de stock en consignación

En la gestión de stocks en consignación , las mercancías se entregan al cliente pero permanece la propiedad de la empresa hasta que se utilizan realmente. La factura no se crea hasta que el cliente retira las mercancías del stock de artículos en consignación. Hasta ese momento, el cliente tiene derecho a devolver los artículos en consignación.

En la venta en consignación, se crean diferentes documentos para las diferentes etapas:

Reposición de artículos en consignación

Esta fase representa la salida de mercancías desde la empresa hasta el cliente. El sistema fija la mercancía en un estado de "stock especial de cliente". La mercancía, a pesar de haber sido entregada, permanece en el stock valorado del centro suministrador. Esta operación no se factura porque el stock de consignación permanece en propiedad de la empresa.

Puede entenderse como el envío de mercancías desde el centro suministrador, hasta un almacén de consignación propiedad de la empresa. La mercancía pasa a formar parte del "stock de cliente especial", pero no deja de estar en el stock del centro suministrador.

Se generan los documentos/operaciones de: pedido, entrega, picking y salida de mercancías.

La resposición de artículos en consignación se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KB.

Toma de artículos en consignación

Esta acción se produce cuando el cliente toma el producto para su uso. Se produce una salida de mercancía desde el almacén de consignación (propiedad de la empresa) y tiene como consecuencia la reducción del stock del centro suministrador y del stock especial del cliente. Además esta operación tiene repercusión en la facturación.

Se generan los documentos/operaciones de: pedido, entrega, salida de mercancías y se genera documento de facturación. No se produce picking, ya que se realizón en el paso anterior.

La toma de artículos en consignación se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KE.

Recogida de artículos en consignación

Si el cliente no utiliza o devuelve sin usar algunas de las mercancías, y se quiere devolver desde el almacén de consignación hasta el almacén del centro suministrador, se representa mediante la recogida de artículos en consignación. Esta operación no es relevante para facturación, y conlleva la disminución del stock de cliente especial.

Se generan los documentos/operaciones de: pedido, entrega entrante y entrada de mercancía.

La recogida de artículos en consignación se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KA.

Retorno de artículos en consignación

Si se desea reveritr una toma de artículos en consignación por parte del cliente, puede representarse mediante un retorno de artículos en consignación. Esto refleja que el cliente reversa una toma de artículos desde el almacén de consignación. En este proceso, la entrada de mercancías vuelve a anotarse en el stock de cliente especial y en el de centro suminstrador, y se genera un abono en función a las devoluciones en consignación realizadas.

Se generan los documentos/operaciones de: pedido, entrega, entrada de mercancía y documento de facturación (abono en este caso).

El retorno de artículos en consignación se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KR.

El circuito en consignación se inicia con la reposición de artículos en consignación. Este documento implica que si bien la mercancía permanece en el stock valorado del centro suministrador, pasa de un estado de "libre disponibilidad" a un "stock especial de cliente". Es decir, la mercancía se reserva para que el cliente puede revenderlo. Si bien se reserva, al permanecer el mismo en el stock del centro, este no se factura hasta que se entregue. Cuando el cliente revende la mercancía, se genera una "toma de artículos en consignación". Dado que la mercancía ya permanece en un almacén de consignación no es necesario realizar el picking, pero se factura porque el cliente ya revendió la mercancía. Este tipo de circuítos se usa mucho en la venta de seriales. El serialista reserva mercancía para que el revendedor la venda. Una vez que lo vende, la mercancía sale del centro y se factura. Hasta tanto no se venda, la misma permanece en propiedad de la empresa.

Analizando la consulta de un alumno: "Dentro de un circuito de consignación el cliente final detecta que de las 50 unidades que recibió hay 10 que están deterioradas y por tanto las devuelve. Nuestro cliente devuelve dichas unidades a la empresa pero siguen dentro del stock de consignación de cliente. ¿Por qué las unidades deterioradas ingresan al stock de consignación de cliente si se encuentran deterioradas? ¿Las unidades deterioradas no deberían ingresar en un stock no disponible para la venta". El circuito estándar en consignación trabaja de la forma que lo hace, porque igual que pueden ser materiales deteriorados también pueden ocurrir devoluciones de materiales por otros motivos: porque no sean los que solicitó, por que se enviaron por error, se enviaron más de los solicitados, etc., es decir, no siempre los materiales van a estar deteriorados. Podríamos adaptar el circuito para que en el caso de una devolución de mercancías por estar deterioradas, se realizase un movimiento de stock diferente, por ejemplo al stock de revisión de calidad para que no vuelvan a venderlos.

De todos modos es importante recalcar que con dicha devolución el material sigue estando dentro de lo que sería el "stock en consignación de cliente", y pasaría al "stock del centro" una vez que se realice una recogida de artículos en consignación.

Entrega gratuita y entrega posterior gratuita

Se crea un documento de entrega gratuita cuando por ejemplo se desea enviar una muestra gratuita a un cliente.

Se crea un documento de entrega posterior gratuita, por ejemplo, si es necesario entregar material para un pedido debido a una queja.

En el caso de la entrega posterior gratuita, el sistema requiere que el documento se genere a partir de un documento anterior, ya que el documento de entrega posterior gratuita se utiliza generalmente para hacer una devolución a un cliente que presentó un reclamo por que el producto llegó defectuoso.

La entrega gratuita se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KL (entrega gratuita).

La entrega posterior gratuita se crea en el sistema a través de la transacción de pedidos, VA01 indicando clase de pedido KN (entrega posterior gratuita).

Se pueden parametrizar el documento de este pedido de ventas de forma tal que este pedido se genere bloqueado, garantizando así que las operaciones de entrega gratuita o las operaciones de entrega posterior gratuita no se liberan para su entrega hasta que hayan sido verificadas por empleados autorizados. Si el empleado autorizado decide que la entrega no debería tener lugar, puede informar una razón relevante para el rechazo en el documento de ventas.

Operativa en el sistema

Vamos a ver como realizar varios de los circuitos comerciales especiales vistos en la lección:

Pedido con entrega inmediata

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "SO" para dar de alta un pedido con entrega inmediata.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Como fecha de entrega ponemos la fecha del día. Informamos el material y la cantidad asociada al pedido. Al guardar el pedido, el sistema nos informa en la barra de estatus de que se ha creado el pedido de entrega inmediata y que al mismo tiempo ha generado automáticamente la entrega asociada.

Si accedemos al flujo de documentos, veremos que se ha generado el pedido de entrega inmediata en estatus "concluido", y que existe el documento de entrega a estado "pendiente". Cuando las mercancías hayan sido retiradas del almacén, puede comenzar el picking y la contabilización de la salida de mercancías.

Accedemos a la transacción VL02N-Modificar entrega para gestionar la entrega. En la posición del pedido, informamos en el campo "Ctd. picking" todas las unidades que hemos informado en el pedido, y hacemos click en el botón "Contabilizar SM" (contabilizar salida de mercancías). Al pulsar sobre este botón, la entrega queda guardada y se contabiliza.

Accedemos ahora a la transacción VF01 para generar la factura. Informamos el documento a procesar y pulsamos siguiente. Nos muestra los datos de la factura con las posiciones e importes. Guardamos el documento y con esto hemos finalizado el proceso habitual del documento de ventas.

Pedido de entrega gratuita

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "KL" para dar de alta un pedido de entrega gratuita.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Dejamos la fecha de entrega propuesta por el sistema. Informamos el material y la cantidad asociada al pedido. Si pulsamos Ctrl F8 para verificar si el documento está completo, al ser una entrega gratuita el sistema genera un log en el cual nos indica que no hemos introducido valor en el campo "motivo del pedido" que es obligatorio.

Seleccionamos la posición del log mostrado, y pulsamos en el botón "Completar datos". Volvemos a la pantalla del pedido, e informamos en el campo "Motivo pedido" que se trata de una "muestra gratis". Pulsamos en volver, y al guardar el pedido el sistema nos informa en la barra de estatus de que se ha creado la Entrega gratuita.

A continuación seleccionamos en el menú "Doc.venta" la opción "Suministrar" para crear la entrega asociada al pedido. Informamos el número de pedido y las unidades de Picking (todas las del pedido) y pulsamos en "Contabilizar SM".

Accedemos a la transacción VF01 para facturar, informamos el número de documento y guardamos. El sistema nos muestra un mensaje indicando que no se ha generado ninguna factura. Si accedemos al log de error (Menú Tratar >> Log), el sistema nos informa en el log de errores que el documento no es relevante para facturación. Esto es así debido a que se trata de una muestra gratuita.

Si accedemos al documento de entrega, y pulsamos sobre el botón de flujo de documentos, podemos ver que el estatus del flujo de documentos es concluido. Todos los documentos generados: Entrega gratuita, Documento de entrega, Orden de Picking y la salida de mercancía, están todos en estado concluido. Este circuito finaliza con la salida de mercancía.

Entrega posterior gratuita

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "KN" para crear un circuito de entrega posterior gratuita.

A continuación el sistema nos muestra la ventana de "Crear con referencia" donde debemos informar un documento de pedido de referencia, ya que una entrega posterior gratuita solo puede generarse con referencia a otro pedido. Esta es la peculiaridad que tiene este circuito con respecto al anterior circuito de entrega gratuita ya visto.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Dejamos la fecha de entrega propuesta por el sistema. Informamos el material y la cantidad asociada al pedido. Si pulsamos Ctrl F8 para verificar si el documento está completo, al ser una entrega gratuita el sistema genera un log en el cual nos indica que no hemos introducido valor en el campo "motivo del pedido" que es obligatorio.

Circuito de consignación

En primer lugar accedemos a la transacción MMBE para visualizar el stock del material. Informamos un material, ejecutamos, y comprobamos que en el almacén central hay 10.000 unidades de libre utilización.

Entramos a la transacción VA01. Como vimos antes, en el circuito de consignación se crean diferentes documentos para las diferentes estapas. Seleccionamos la clase de pedido "KB", para realizar una reposición de artículos en consignación.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Dejamos la fecha de entrega propuesta por el sistema. Informamos el material y la cantidad asociada al pedido (100 unidades). Si pulsamos Ctrl F8 para verificar si el documento está completo, el sistema nos informa de que está completo.

Accedemos al menú "Doc. venta >> Suministrar" para crear la entrega. Informamos las unidades de picking (100) y pulsamos en "Contabilizar SM" para generar la entrega y la salida de mercancía.

Si volvemos a la transacción MMBE para visualizar el stock del material. Comprobamos que en el almacén existen 9900 unidades, y que hay 100 unidades que están en un almacén de "Consignación. clte.". A pesar de esto, siguen todas las unidades en propiedad de la empresa, ya que se encuentran todas en nuestros almacenes.

Si accedemos a la transacción VF01 e informamos el documento de entrega y pulsamos enter, el sistema muestra un "Status de tratamiento" erróneo y nos indica que no ha sido creada ninguna factura. Si accedemos al log (Tratar >> Log) el sistema nos informa de que la entrega no es un documento relevante para facturación. Esto es así porque el stock de consignación permanece en la propiedad de la empresa, y por tanto no se genera factura.

Si accedemos a la transacción VL03N, para acceder al documento de entrega y acceder desde ahí al flujo de documentos, observamos que todos los documentos (entrega, picking y salida de mercancía) están en estado concluido.

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "KE" para generar un circuito de toma de artículos en consignación.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Informamos el material y la cantidad asociada al pedido (50 unidades). Si pulsamos Ctrl F8 para verificar si el documento está completo, el sistema nos informa de que está completo.

Accedemos al menú "Doc. venta >> Suministrar" para crear la entrega, vemos que el campo de "Picking" está deshabilitado, ya que este tipo de entrega no es relevante para picking, ya que el picking se realizó en el circuito de reposición de artículos en consignación cuando se tomó el stock del centro suministrador, y en este caso estamos tomando el material del stock en consignación de cliente. Pulsamos el botón "Contabilizar SM".

Si volvemos a la transacción MMBE para visualizar el stock del material. Comprobamos que en el almacén existen 9900 unidades, y que hay 50 unidades que están en un almacén de "Consignación. clte.". Por lo tanto, las 50 unidades han "desaparecido" de los almacenes de la empresa, y han disminuido tanto el stock de consignación del cliente, como el stock del centro suministrador, mientras que las 50 restantes siguen todas las unidades en propiedad de la empresa, ya que se encuentran en nuestros almacenes. Esta operación sí tiene repercusión en la facturación.

Si accedemos a la transacción VF01 e informamos el documento de entrega y pulsamos enter, el sistema generaá la factura asociada al circuito.

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "KR" para generar un circuito de devolución o retorno de artículos en consignación (del almacén de consignación al almacén general).

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Informamos el material y la cantidad asociada a la devolución (10 unidades). Al pulsar enter, igual que en cualquier circuito de devolución, el sistema nos informa que debemos seleccionar un motivo de pedido. Informamos el valor mercancía deteriorada en el campo "Motivo pedido". Si pulsamos Ctrl F8 el sistema informa que el documento está completo. Esto refleja una devolución de un material "utilizado" por el cliente pero que ha detectado como defectuoso.

Accedemos al menú "Doc. venta >> Suministrar" para crear la entrega, vemos que el campo de "Picking" está deshabilitado, ya que al ser una devolución, se trata de una entrega entrante, lo cual no es relevante para picking. Pulsamos el botón "Contabilizar SM" y la entrega entrante queda registrada en el sistema.

Si volvemos a la transacción MMBE para visualizar el stock del material. Comprobamos que en el almacén existen 9900 unidades, y que hay 60 unidades que están en un almacén de "Consignación. clte.". La entrada de mercancías por lo tanto ha vuelto a fijar las unidades del almacén de consignación, y además se genera una nota de abono por las unidades devueltas.

Si accedemos a la transacción VF01 e informamos el documento anterior y pulsamos enter, el sistema nos informa de que no ha sido generada ninguna factura. Si accedemos al log (Tratar >> Log) el sistema nos informa un mensaje de error indicando que el documento no puede facturarse porque está bloqueado para facturación. Al igual que en el circuito estándar de devoluciones, en este circuito la nota de crédito se genera en relación al pedido, y el pedido se genera bloqueado para un mejor control.

Accedemos a la transacción VBBLOCK para eliminar el bloqueo de facturación al documento que queremos facturar. Podemos acceder a los documentos bloqueados a través de muchas opciones de filtros, como el solicitante o la fecha de creación del documento. Informamos la fecha de creación y ejecutamos. El sistema nos muestra una ventana con los documentos de ventas bloqueados para factura. Seleccionamos nuestro documento de pedido para devolución de artículo en consignación, pulsamos en modificar y esto nos llevará a la ventana del pedido. En el campo "Bloqueo factura" está informado el motivo "Verificar abono". Eliminamos dicho bloqueo no informando nada en el campo y pulsamos en guardar. Nos lleva de vuelta a la ventana de documentos bloqueados para facturación.

Si accedemos de nuevo a la transacción VF01 e informamos el documento anterior y pulsamos enter, esta vez si nos permitirá realizar la factura. Si accedemos a continuación a la operación de modificar factura (transacción VF02 o botón de lápiz en la transacción de creación de factura), y a continuación seleccionamos "Autoriz. contabilidad" y a continuación vamos al flujo de documentos, vemos que el circuito de devolución de artículo en consignación quedó finalizado. También informa de la generación de una nota de crédito con estatus "FI doc. generado", y un documento contable generado pero en estatus "No compensado". No se ve documento de entrega en el flujo, porque la nota de crédito se generó en relación al pedido.

Entramos a la transacción VA01, y seleccionamos la clase de pedido "KA" para generar un circuito de recogida de artículos en consignación, para reflejar una devolución por parte del cliente de aquellos materiales no usados y que estaban en el almacén de consignación. Al igual que en la reposición de artículos para consignación, esta operación no es relevante para facturación.

Se informa el área de ventas, y una vez en la ventana de crear el pedido, se informa el solicitante y el Nº ped. cliente. Informamos el material y la cantidad asociada a la devolución (60 unidades). Si pulsamos Ctrl F8 el sistema informa que el documento está completo.

Accedemos al menú "Doc. venta >> Suministrar" para crear la entrega, vemos que el campo de "Picking" está deshabilitado, ya que al ser una devolución, se trata de una entrega entrante, lo cual no es relevante para picking. Pulsamos el botón "Contabilizar EM" y la entrada de mercancías queda registrada en el sistema.

Si volvemos a la transacción MMBE para visualizar el stock del material. Comprobamos que en el almacén existen 9960 unidades, y no hay unidades en el almacén de "Consignación. clte.", ya que el cliente devolvió las unidades que estaban en el almacén de consignación.

Si accedemos a la transacción VF01 e informamos el documento de recogida de artículos en consignación y pulsamos enter, el sistema muestra un "Status de tratamiento" erróneo y nos indica que no ha sido creada ninguna factura. Si accedemos al log (Tratar >> Log) el sistema nos informa de que no se ha podido determinar la clase de factura, ya que como vimos antes este circuito no es relevante para facturación.

Por último, si accedemos a VL03N, informamos el documento de entrega de salida, y accedemos al flujo de documentos, podemos observar como todos están concluidos: el documento de retorno de artículos en consignación, el documento de entrega, y el documento de salida de mercancías devolución.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de José Antonio Saavedra Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.

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Continúe aprendiendo sobre el tema "Las operaciones comerciales especiales" de la mano de nuestros alumnos.

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