✒️SAP SD Los mensajes de salida

MENSAJES DE SALIDA

Las clases de mensajes en SD

Entre interlocutores (internos o externos) de la organización, es necesario el intercambio de la información. Este se realiza mediante el mensaje como medio de comunicación.

Existen las siguientes clases de mensaje en SD, válidas para los documentos de ventas, entrega o facturación:

- Nota de entrega (LD00)

- Factura (RD00)

- Factura de ventas al contado (RD03)

- Actividad de ventas (KO00)

- Procesamiento crédito correo (KRML)

- Plan de entrega (LP00)

- Confirmación de oferta (AN00)

- Configuración de pedido BA00, BA01 (EDI)

((Gráfico 741))

Se pueden transmitir mensajes para diferentes documentos de ventas, como por ejemplo: ofertas, pedidos, resguardos de entregas o facturas, etc.

Como en otros elementos de las funciones básicas del sistema comercial, el procedimiento de la determinación de un mensaje en SD se realiza a través de la técnica de condiciones.

Existen clases de mensajes de cabecera y de posición.

El mensaje de cabecera envía el documento completo, mientras que el de posición se emplea para enviar una por una las posiciones del documento.

Medios de transmisión

Los Medios de transmisión determinan cómo deben enviarse los mensajes.

Una forma de informar al cliente, sería por ejemplo enviar la confirmación del pedido mediante EDI (Intercambio Electrónico de Documentos) o que la notificación se entregue con antelación a través de internet.

Medios de transmisión son por ejemplo: impresora, telefax, transmisión externa (internet), SAPoffice o EDI.

El procesamiento del mensaje o envío de la información está controlada mediante el programa de procesamiento que corresponda.

Se puede asignar un programa de procesamiento que posea los parámetros de configuración de pantalla oportunos a cada clase de mensaje y medio de transmisión.

Estrategia de comunicación

Una Estrategia de comunicación consiste en una secuencia de clases de comunicación.

Puede utilizarse para la transmisión externa.

Las búsquedas se van realizando mediante una secuencia de clases de comunicación particulares, hasta que se hayan encontrado los datos de comunicación correspondientes a la dirección solicitada.

=> La estrategia de comunicación empleada se define en los datos adicionales del registro de condiciones del mensaje.

(Gráfico 743)

Vemos que para un medio de transmisión concreto, se puede definir una estrategia de comunicación. Esta consiste en buscar en el maestro de clientes datos de dirección del cliente para comunicarse siguiendo un orden concreto (primero correo-e, luego fax y por último dirección postal).

Fecha y hora de envío de los mensajes

Se puede determinar cuándo debe enviarse un mensaje (hora y fecha de envío).

El sistema propone las siguientes formas:

- Existe la posibilidad de seleccionar el mensaje mediante un programa estándar (RSNAST00), programando un job a intervalos regulares. Se puede especificar si debe seleccionarse un mensaje la siguiente vez que se ejecute el programa, o el día y la hora que especifique el usuario.

- Existe un programa especial de selección para diferentes documentos de ventas (tales como certificados de entrega y documentos de facturación). Se utiliza para procesar mensajes online o en lotes.

- El mensaje se envía automáticamente tan pronto como se contabiliza un documento.

(Gráfico 744)

Como se ve en el gráfico, a la hora de realizar el envío de mensajes podemos optar por 4 opciones:

- Opción 1: Planificando la salida a la siguiente ejecución del proceso de selección de envío de mensaje.

- Opción 2: Planificando la salida a una fecha y hora especificadas para el envío de mensaje.

- Opción 3: Haciendo una solicitud expresa para la impresión de una operación.

- Opción 4: De forma inmediata, por ejemplo al generar un pedido.

Revisión de la determinación de mensajes

Se determina el mensaje (como en el caso de determinación de precios y textos) utilizando la técnica de condiciones.

El sistema propone una clase de mensaje siempre que haya encontrado un registro de condición que satisfaga con cláusulas condicionales de esa clase de mensaje (secuencia de acceso).

El registro de condición determina el medio de transmisión, la fecha y hora y la función de interlocutor.

Se envía el mensaje al interlocutor que coincide con la función de interlocutor especificada en el objeto que se trata el mensaje (ej: el pedido). Por otra parte, también se puede crear una clase de mensaje que no dependa de la función de interlocutor específicamente, como ocurre en etiquetas.

Al igual que las otra técnicas de condiciones de comercial (precios, cuentas, textos, etc.), se puede llevar a cabo el análisis en pantalla de mensajes de los documentos de ventas para comprobar la determinación de mensajes y ver por qué se propone un mensaje concreto o cómo se ha determinado.

(Gráfico 745)

En la cabecera del documento de ventas se establece el procedimiento de salida. Este procedimiento tiene una clase de salida que dispone de una secuencia de acceso. Para cada registro de condición de la secuencia se evalúan los datos maestros para la clave, y cuando encuentra alguna determina cómo se realizará la salida, por ejemplo a nivel de interlocutor, el medio en el que se hará, así como la fecha y hora.

Determinación de mensajes: Secuencia de acceso

La secuencia de acceso es un método de búsqueda que utiliza la técnica de condición para encontrar los registros de condiciones de los mensajes válidos.

Cada paso de la secuencia contiene el nombre de una tabla de condiciones, y a su vez, los campos claves para los registros de condiciones de los mensajes.

Las secuencias de acceso se basan siempre de lo específico a lo general.

(Gráfico 746)

Es recomendable que cuando se necesite una nueva secuencia de acceso, se copie una existente para no perder las modificaciones de copia entre documentos.

Determinación de mensajes: Análisis

Como en todas las técnicas de condiciones anteriores que hemos visto, se puede con la determinación de mensajes realizar en los documentos el análisis de la determinación de las clases de mensajes de salida para ver las que fueron determinadas y por qué.

Cuando se realizan nuevas parametrizaciones propias, éstas se nombran comenzando con la clave Z o Y.

(Gráfico 747)

Para llegar al análisis de un documento al momento de crear, modificar o visualizar, se accede a la siguiente ruta del menú: Extras >> Mensaje >> Cabecera (o posición) >> Procesar >> Pasar A >> Análisis de determinación

Adquisición y preparación de los datos

Para que un mensaje se imprima o se envíe con la información relevante, la estructura y los datos de los documentos online se almacenan en la base de datos.

Para transmitir un mensaje el sistema extrae los datos de la base de datos y los prepara para el medio de transmisión especificado.

Estos datos y estructuras se encuentran en las tablas cargadas del sistema. Nuestra función como consultores funcionales SAP SD es la de determinar esos campos técnicos que necesitamos que el informe deba tomar para la impresión o emisión del mensaje.

Los datos de especificación serán tomados por un consultor de SAPscript o ABAP que esté familiarizado con la configuración de formularios.

Impresión de datos

El sistema obtiene los datos y los prepara en dos pasos diferentes para imprimir los documentos.

Un programa de ABAP determinado realiza la extracción de la base de datos en forma de un procesamiento de datos. Estos datos extraídos son registrados en un formulario de SAPscript.

(Gráfico 749)

Los controles de impresión se definen en el formulario independientemente del programa de impresión. Entonces, se envía el mensaje a la impresora o a algún otro dispositivo de salida.

Audio: Existen otras tecnologías para los formularios, no solo los SAPscript, sino también los Smartforms y los AdobeForms. Los SAPscripts fueron reemplazados por los Smartforms en la actualidad, porque presentan mayor versatilidad y facilidad para que los desarrolladores puedan crearlos y mantenerlos. Por otro lado los AdobeForms presentan otras funcionalidades, pero se deben comprar licencias por separado para poder utilizar esta funcionalidad.

Ajuste del sistema: campos nuevos para la impresión de documentos: Caso 1

Los cambios simples no requieren lógica de preparación ni campos nuevos en la estructura de comunicaciones, se pueden procesar directamente en el formularo SAPScript.

(Gráfico 7410)

Una modificación de formulario se considera pura si cumple las siguientes condiciones sine que non:

- El campo ya existe en la estructura de comunicación.

- El campo NO está incluido en el formulario.

- Se puede integrar el campo en el formulario con un formato existente.

Ajuste del sistema: campos nuevos para la impresión de documentos: Caso 2

Se copian campos nuevos para la impresión de documentos en los includes (estructuras integradas en las estructuras de comunicación).

Datos de posición de documentos de pedidos en VBDKAZ (incluidos en VBDKA).

Datos de posición de documentos de pedidos en VBDPAZ (incluidos en VBDPA).

Datos de posición de documentos de entrega en VBDKLZ (incluidos en VBDKL).

Datos de posición de documentos de entrega en VBDPLZ (incluidos en VBDPL).

Datos de posición de documentos de facturación en VBDKRZ (incluidos en VBDKR).

Datos de posición de documentos de facturación en VBDPRZ (incluidos en VBDPR).

Una vez incluido el campo, como se hizo en el caso 1 ya se puede procesar el campo nuevo en el formulario. Es decir, primero se debe incluir y rellenar en la estructura de comunicación.

En algunas situaciones, el sistema podría acceder al programa de procesamiento, por ejemplo si es necesario leer datos adicionales.