✒️SAP SD La interfase SD/FI

INTERFASE SD/FI

Conexión con Gestión Financiera

El sistema comercial traspasa los datos de la facturación (facturas, abonos y cargos) a Gestión Financiera y realiza la contabilización en las cuentas seleccionadas por la determinación de cuentas.

Antes de que el documento contable haya sido creado se pueden modificar los siguientes datos de factura:

- Fecha de facturación.

- Determinación de precios.

- Determinación de cuentas.

- Determinación de mensajes.

Cuando el documento de facturación se haya transferido a la contabilidad solo se podrán modificar los datos de determinación de mensajes, y no otros campos.

Bloqueo de contabilización

La transferencia a contabilidad, en general, se realiza automáticamente.

El traspaso a contabilidad puede no desearse que se realice automáticamente para ciertas clases de facturas. Para lograr esto, se puede fijar un bloqueo de contabilización para la clase de factura afectada. El bloqueo se sitúa en el documento de facturación.

La contabilidad solo se verá reflejada si se ha liberado el documento para la facturación.

Esto permite, por ejemplo, crear los documentos de facturación de comercial primero, después imprimirlos, y finalmente transferirlos a gestión financiera (FI), pudiendo de esta manera mejorar el rendimiento del sistema.

Otro uso del bloqueo de contabilización es la verificación de los errores en la determinación de cuentas. Se puede solucionar el problema de la determinación y luego la factura es liberada para la contabilización.

En algunos países se utiliza el bloqueo de contabilización para cancelar la creación del documento contable hasta que se reciba (a través de una interfaz) datos de un ente fiscal. Cuando se reciben estos datos, la factura pasa a contabilidad.

Números de referencia y números de asignación

El sistema puede completar automáticamente los campos de Números de referencia y Número de asignación del documento contable, utilizando para ello los números de los documentos de comercial.

El Número de Referencia se encuentra en la cabecera del documento contable y se utiliza para la compensación, puesto que representa el número legal de la factura.

El pedido de cliente contiene el Número de pedido de cliente y el Número de pedido de compras.

La entrega de salida contiene el Número de entrega y el Número de entrega externo.

El documento de facturación tiene el Número de factura, el Número de asignación y el Número de referencia.

El documento contable tiene el Número de referencia, y el Número de asignación, este último en la posición de deudor.

El Número de Asignación se encuentra a nivel de la posición de deudor y se puede utilizar para la clasificación de partidas individuales.

Estos dos campos (número de referencia y de asignación) se encuentran en el documento de facturación, y gracias al control de copia para facturas, se puede definir qué número se adopta como número de referencia o de asignación dentro de los siguientes:

A - Número de pedido de compras.

B - Número de pedido de cliente.

C - Número de entrega.

D - Número de entrega externa.

E - Número de documento de facturación.

F - Si existe, Número de entrega externo, sino Número de entrega.

Audio: Existen localizaciones estrictas como Argentina, Chile, Perú y otras, que exigen que el número de referencia se informen con el número fiscal determinado por la autoridad fiscal. Esta numeración se lleva a cabo a partir de configuraciones de numeraciones específicas de país. En estos casos, visite los foros o notas de SAP para ayudarnos en la búsqueda de información relevante a la localización que debemos implementar.

Números de referencia en listas de facturas

Como hemos visto se pueden agrupar las facturas a enviar al cliente gracias a un documento de lista de factura.

Antes de reunir los documentos de facturación, estos deben estar contabilizados en la gestión financiera. Cuando el traspaso está efectuado a FI, se copia en la referencia (como número de referencia) el número que se haya deseado gracias al control de copia.

Cuando la lista de factura se haya creado (clave cont. = 11), el Número de referencia actual de cada documento de facturación individual, se sobrescribe con el Número de lista de facturas.

Por lo tanto, es posible la contabilización de la entrada de pagos indicando el número de la lista de factura.

Clases de documento por operación

En el módulo de FI los asientos o documentos contables se distinguen entre sí mediante la clase de documento. La misma posee el control sobre la cabecera del documento.

Por estándar SAP, todos los documentos de facturación generados desde el ambiente comercial o SD, conllevan la generación de un documento RV como clase de documento. La clase de factura tiene la posibilidad de hacer el cambio a la clase de documento deseado. Si este campo no está completo, en el customizing de la clase de factura se determinará RV como documento.

La relación entre clase de operación y clase de documento estándar es:

- Operación F2 => Clase de documento DR

- Operación G2 => Clase de documento DG

- Operación L2 => Clase de documento NN

Hay que tener en cuenta que el cambio en la clase de documento tiene efectos de control para la contabilidad financiera, es por eso que se puede necesitar la aplicación de una clase de documento en particular para una clase de factura determinada.

Central / Sucursales

Desde el módulo de FI es posible actualizar el maestro en el segmento de sociedad, y realizar una asignación entre dos clientes para asociarlos como una central y sus sucursales.

Esta relación desde el módulo comercial se puede dar por una función de interlocutor, haciendo posible que la sucursal del segmento de contabilidad actúe como solicitante.

Se puede utilizar el campo Sucursal/Central en la clase de factura para controlar qué funciones de interlocutor del documento de facturación se traspasan a gestión financiera. Para ello, las propiedades determinan si se indica el solicitante o el responsable de pago en el campo KUNNR (número de deudor) de la cabecera de la factura.

En caso de dejar el campo Sucursal/Central en blanco, el sistema no tiene en cuenta las relaciones almacenadas en el campo central de la gestión financiera. Entre las otras parametrizaciones, la relación almacenada en gestión financiera tiene prioridad ante la relación descrita en las funciones de interlocutor comercial.

Documento de facturación de comercial (Subsidiaria/central = "")

====> KUNNR: Pagador; FILDK: Solicitante

====> Documento de gestión financiera (FI) -> Posiciones abiertas: Pagador

Documento de facturación de comercial (Subsidiaria/central = "A")

====> KUNNR: Solicitante

====> Documento de gestión financiera (FI) -> Posiciones abiertas: Solicitante

Documento de facturación de comercial (Subsidiaria/central = "B")

====> KUNNR: Pagador

====> Documento de gestión financiera (FI) -> Posiciones abiertas: Pagador

Contabilizaciones negativas

En el sistema estándar SAP, la contabilización de anulaciones o cancelaciones se efectúan realizando un contra asiento o contra documento en la gestión financiera.

Documento de factura F2 -> Apunte en debe de la cuenta de deudor por 100€.

Documento G2/S1 (campo de contabilización negativa: X) -> Apunte en el debe de la cuenta de deudor por -100€

Cuando se realiza la Contabilización Negativa, el asiento se efectúa con el mismo sentido (debe o haber) en la partida doble pero con signos opuestos, teniendo un efecto cero en el balance de las cuentas de mayor alcanzadas originalmente.

Para poder realizar las anulaciones de esta manera, se debe fijar el campo Contabilización negativa para la clase de factura.

Para poder utilizar este método, en la anulación o cancelación se deben fijar varios parámetros:

- La sociedad donde se efectúa la contabilización debe permitir contabilizaciones negativas.

- La clase de documento asignada a la clase de factura debe permitir contabilizaciones negativas.

Abonos con fecha valor

Hasta ahora, en la creación de solicitudes de abono con referencia a un documento de facturación, la fecha (como fecha base para plazo de pago) de ambos documentos de facturación es diferente. Por lo tanto, no se puede efectuar ninguna reconciliación entre los deudores y las obligaciones.

Es posible utilizar el periodo de la fecha base para plazo de pago del documento de facturación, como base para los abonos con fecha valor.

El control de cómo se procede en la fijación de una fecha de abono se lleva a cabo mediante el campo Abono con fecha valor, en el customizing de la clase de factura.

Si el indicador está fijado en blanco, el abono vence inmediatamente con la fecha de factura. La fecha base para plazo de pago corresponde a la fecha de factura de abono. En el próximo proceso de pago en contabilidad financiera se paga la obligación.

Si en cambio el campo se encuentra activado en la clase de factura para el abono, el documento de facturación de referencia no se ha compensado y si la fecha base para plazo de pago del documento de facturación base es posterior a la fecha de factura del abono, en el campo VALDT (fecha valor) del abono se indica la fecha base para plazo de pago del documento de facturación original (gráfocp 588).

Sin embargo, si la fecha base para plazo de pago de la factura de referencia es anterior a la fecha de factura actual del abono, no se efectúa ningún traspaso.

Customizing y función del bloqueo de contabilización.

Vemos un vídeo acerca del bloqueo de contabilizaciones en clases de factura.

A través de esta animación entenderemos la configuración del bloqueo de contabilizaciones para las clases de facturas.

Accedemos a la ruta de configuración: Comercial >> Facturación >> Documento de facturación >> Definir clases de facturas

>> Definir clases de facturas

Nos muestra la lista de clases de facturas, y dentro de una clase de factura podremos ver si el flag de "Bloqueo contabiliz." está marcado.

Para probar el bloqueo de contabilización, creamos un pedido de ventas para la clase de factura que hemos comprobado que tiene el flag marcado. Accedemos al menú Doc. Venta >> Suministrar para realizar la entrega de la mercancía. Hacemos el picking y contabilizamos la salida de mercancías con "Contabilizar SM".

Facturamos el pedido y una vez realizada la factura, podemos chequear que el status para la contabilidad de la factura (Cabecera del documento, pestaña "Det.cab.", campo "Status contabilidad") es bloqueada para la contabilidad financiera. Al grabar la factura nos indica que el documento contable no ha sido creado.

Si accedemos a la transacción VFX3 que controla las facturas que no han pasado a contabilidad. Definimos los parámetros de selección y ejecutamos el reporte. Nos muestra la lista de facturas no contabilizadas, entre ellas la nuestra. Si seleccionamos la línea y presionamos en liberación contabilidad (bandera verde), podremos ver que el log del documento se ha marcado como correcto ("Status") y que la factura ha sido transferida a la contabilidad. Si seleccionamos la línea de la factura, y pulsamos sobre el botón del log de errores (cuadrito negro) y azul, podemos acceder a una pantalla del log de errores, y comprobar que está en verde y visualizar los datos técnicos del proceso.