✒️SAP SD El grupo de cuentas
SAP SD El grupo de cuentas
Lección 3 Grupo de Cuentas
Maestro de Clientes
Antes de abordar el concepto de Grupo de Cuentas, tenemos que comprender que es un maestro de clientes y sus particularidades.
El maestro de cliente agrupa los datos en categorías: datos generales, datos del área de ventas y datos de sociedad.
Los datos generales son relevantes para contabilidad y comercial. Estos, son almacenados centralmente y por consiguiente registrados en la unidad organizativa de mayor jerarquía, que es el mandante. Esta área, cumple función de evitar la redundancia de datos. Por lo tanto, son válidos para todas las unidades organizativas del mandante.
Los datos del área de ventas se determinan para el nivel comercial. Los mismos, son válidos para el área de ventas respectivas (organización de ventas, canal de distribución y sector).
Los datos de sociedad, en cambio, son relevantes para contabilidad y por lo tanto se crean en cada sociedad.
El dato maestro del cliente comprende todos los datos para el tratamiento de pedidos, entregas, facturas y pagos del cliente.
Nos focalizaremos solo en el segmento de mandante y comercial (área de Ventas) que son los que influirán nuestras modificaciones en el customizing como Consultor Funcional SD.
Segmento de Datos Generales (Nivel Mandante)
Los datos generales, como se mencionó anteriormente, son aquellos que son indistintos a una unidad organizativa, por lo tanto, son independientes de ellas.
Podemos encontrar cada una de las etiquetas de este segmento los siguientes campos:
- Dirección: nombre, dirección, idioma.
- Datos de control: Información de impuestos.
- Pagos: Datos Bancarios.
- Marketing: Clasificación del cliente y la industria.
- Puesto de Descarga: Horas de Entrada de la mercadería.
- Datos de Exportación: Datos para el control de las exportaciones.
- Personal de Contacto: Dirección de interlocutores comerciales.
Los datos a colocar dentro de cada una de las solapas del segmento, está controlada por el status campo del grupo de cuentas.
Segmento de Área de Ventas.
Esta área del maestro del cliente debe ser mantenida de acuerdo a cada área de venta, puesto que la información a registrar será diferente de acuerdo a cada área de venta en la que el cliente opere con la organización (no es lo mismo tener operaciones con un canal de distribución de venta minoristas, que uno mayorista).
Los datos del área de venta del maestro de cliente se definen con las siguientes solapas o etiquetas en el sistema:
- Ventas: Oficina de Ventas, moneda, distrito de ventas, grupo de precios.
- Expedición: Condiciones de pago, centro suministrador, zona de transporte.
- Documento de Facturación: Clasificación de IVA repercutido, condiciones de pago.
- Funciones de Interlocutor: Destinatario de Mercancías, Destinatario de Facturación, Pagador.
Maestro de Clientes y Grupo de Cuentas
El grupo de cuentas controla que datos son registrados en un maestro y como ese registro debe ser guardado.
Los grupos de cuentas ya están definidos en el sistema SAP estándar como ser:
- 0001 Solicitante.
- 0002 Destinatario de Mercancías.
- 0003 Pagador.
- Otros.
Cuando un grupo de cuentas es determinado, se determinan ciertos elementos de control que comandan la registración del maestro.
El grupo de cuentas es un dato que se coloca al inicio de la creación del dato maestro, y luego se puede modificar siempre y cuando, pero se deben tener ciertos recaudos sobre posibles pérdidas de datos o necesidad de cargar otros.
Esta separación con grupo de cuentas, cumple con la finalidad de agrupar los clientes con una numeración: los destinatarios de mercaderías, pagadores y receptores de factura con otros. Estos diferentes maestros se podrán vincular luego, con un concepto que veremos, denominado Determinación de Interlocutores.
Controles de los Grupos de Cuentas
El grupo de cuentas es una variable que se coloca a la entrada de un nuevo registro maestro. En esta entrada, no es posible la modificación si se ha creado desde el segmento de finanzas, pero si es posible si solo se encuentra creado el sector de Área de Ventas y mandantes.
El Grupo de cuentas es una agrupación posible de maestros, que permite:
- Determinar el rango de numero de las cuentas.
- El status campo en el registro maestro.
- Si la cuenta es de cliente esporádico.
Grupo de Cuentas: Es el control principal para todos los datos referidos a un dato maestro de interlocutor comercial. Controla el status campo de los segmentos, si la cuenta es esporádica y el rango de los números. Además, permite la agrupación de los maestros con características principales.
Rangos de Números para Grupo de Cuentas
Para cada grupo de cuenta se define un rango de numeración para la identificación del registro.
El mantenimiento de los rangos de números de clientes, solicitantes, etc. Se realiza en una tabla de configuración del IMG de nivel mandante. Esta tabla contiene una identificación de dos dígitos para el intervalo que comprende: el intervalo en sí, el consumo del mismo y la característica de asignación.
La asignación interna o externa de números identifica, si el código del registro es propuesto por el sistema (interna) o por usuario (externa).
En la asignación interna, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente numero disponible en el rango de números.
En la externa, el usuario selecciona el número de cuenta. Los números no tienen que ser consecutivos, por consiguiente, no se puede visualizar con certeza el consumo.
Los datos no pueden solaparse, es decir, que el intervalo 01 no puede tener la misma definición de números que el intervalo 00.
Crear Rangos de Números de Deudores
Ingresamos con la siguiente ruta:
IMG: Referencia SAP < Gestión Financiera < Contabilidad de deudores y acreedores < Cuentas de deudor < Preparar creación de datos maestros de deudores < Crear rangos de números de ctas. Deudores (Transacción XDN1).
En esta transacción del customizing podemos ver todos los intervalos que se pueden visualizar, modificar o crear para los grupos de cuentas.
Se puede apreciar en modo visualización, que el rango 01 comprende el intervalo: 00000001 a 00009999 y la asignación es interna. Ninguno de estos intervalos existentes esta solapado con otro.
Asignación de Rangos de Números de Deudores
Una vez que son mantenidos y configurados los intervalos (recordemos que los mismos son a nivel mandante) debemos asignarlos al grupo de cuenta. Para esto ingresaremos al IMG con la siguiente ruta:
IMG: Referencia SAP < Gestión Financiera < Contabilidad de deudores y acreedores < Cuentas de Deudor < Preparar creación de datos maestros de deudores < Asignar rangos de números a grupos de cuenta para deudores.
El grupo de cuentas 0002 Destinatario de mercadería tiene asignado el rango de números 01. Esta asignación tiene como efecto que los datos maestros registrados se harán dentro del intervalo compuesto del 00000001 a 00009999 y determinado por el sistema.
Cada rango de números se puede asignar a uno o varios grupos de cuentas.
Status Campo de los Grupos de Cuenta
El grupo de cuenta se utiliza para controlar los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, queremos asegurarnos que el usuario en los datos de correspondencia no deje incompleto ciertos campos como la dirección, por lo tanto, se determinan ciertos campos como “entrada obligatoria”.
El status campo de una cuenta puede ser configurado directamente desde el customizing del grupo de cuenta.
Primero ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
IMG: Referencia SAP < Gestión Financiera < Contabilidad de deudores y acreedores < Cuenta de deudor < Preparar creación de datos maestros de deudores < Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Seleccionando cualquiera de los grupos de cuentas creados podemos presionar en la opción Desglosar status Campo y poder ingresar a cada uno de los status campo definidos por cada segmento/área del maestro (Nivel mandante o datos generales, segmentos o datos de sociedad (FI) y segmento área de ventas o datos ventas (SD)).
Al hacer doble clic en datos generales tenemos lo opción de todos los grupos de status campo disponibles. Por ejemplo, so clic leamos en el subgrupo de Dirección se puede apreciar que el Nombre1 / Apellido es una entrada obligatoria al momento de registrar un maestro con este grupo de cuentas; pero el tratamiento (Sr, Sra., Empresa, Dr., etc.) es un dato opcional.
Puedo posicionarme en cualquiera de los subgrupos y visualizar los campos que comprende con la opción Lista de subgrupos, ubicado en la parte superior.
Los datos maestros no solo se pueden ver afectados por el status campo contenido en el grupo de cuenta, sino también, debido a la transacción que utilizamos (visualización, modificación y creación). Podemos determinar campos que en la modificación se encuentren visualizable, puesto que los mismos son sensitivos para la organización y una vez creados se desean como no modificables.
Modificaciones para la Transacción:
Para realizar estas modificaciones ingresamos al IMG con la siguiente ruta:
IMG: Referencia SAP < Gestión financiera < Contabilidad de deudores y acreedores < Cuentas de deudor < Preparación de datos maestros de deudores < Definir formato de pantalla por actividad (deudores).
Aquí nos encontraremos con cada una de las actividades para los maestros: Creación, Modificación y Visualización y con los grupos de campos que podemos modificar su status de campo.
Es decir, que el status campo de un dato maestro está determinado por la suma de las dos variantes de status campo: grupo de cuenta y transacción (actividad). Debemos tener cuidado en la combinación puesto que, si seteamos en la configuración del IMG que un campo tiene un status campo en el grupo de cuenta como ENTRADA OBLIGATORIO y en la actividad de creación lo configuramos como SUPRIMIR, esta combinación de status campo nos arrojara un error puesto que, existe una inconsistencia en que un campo tenga entrada obligatoria y a la vez no se encuentre para completarlo.
Cuenta Normal o Cuenta Ocasional (CPD)
Para todos los clientes con los que solo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros especiales. Estos registros maestros contienen clientes esporádicos (ocasionales o eventuales).
A diferencia de los otros registros maestros, un registro definido como CPD (cuenta pro diversos) no contiene información sobre un cliente especifico, puesto que dicha cuenta se utiliza para más de un cliente. Por lo tanto, debe suprimirse los campos específicos de cliente en los status campos.
Los datos específicos se ingresan mediante la creación del documento, puesto que conoceremos estos datos al momento de realizar la operación comercial, no antes.
Para determinar que una cuenta es CPD
Debemos definir que el grupo de cuentas es relevante como CPD para esto ingresaremos a:
IMG: Referencia SAP < Gestión Financiera < Contabilidad de deudores y acreedores < Cuentas de deudor < Preparar creación de datos maestros de deudores < Definir grupo de cuentas con formato de pantalla (deudores).
Aquí, seleccionando el grupo de cuentas que deseemos podemos tildar la opción Cuenta pro diversos, para que la misma quede habilitada como esporádica.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Margarita Herrera Garcia, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.
Margarita Herrera Garcia
Profesión: Contaduria - Mexico - Legajo: NA77H
✒️Autor de: 112 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo SD Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Margarita Herrera