✒️SAP SD La estructura organizativa

Unidades organizativas en Comercial

Las unidades organizativas del sistema SAP representan la estructura de una organización empresarial. Es decir, las unidades organizativas son las unidades legales y/o de organización dentro de una empresa.

En el módulo de Ventas y Distribución (SD) se utilizan diversas unidades organizativas, diseñadas exclusivamente para reproducir procesos comerciales, como la organización de ventas y el canal de distribución. Otras unidades organizativas como la sociedad o centro, son necesarias en Comercial y en otras áreas del sistema (si bien las mismas pertenecen a otro módulo).

Las unidades organizativas principales que utilizaremos en el proceso comercial son las siguientes:

Sociedad

Área de ventas: Organización de ventas, Canal de distribución y División

Centro

Almacén

Puesto de expedición

La Sociedad, es una unidad contable independiente, la misma representa una entidad legal, una empresa, una organización que tiene como finalidad la emisión del balance y cuadro de resultados.

Es una entidad legal y unidad contable independiente.

A nivel de sociedad se crean:

Los balances prescritos por la ley.

Cuenta de pérdidas y ganancias.

Organización de Ventas

La Organización de Ventas es una unidad organizativa del módulo SD que agrupa la empresa según las necesidades comerciales. El fin de esta unidad es la responsabilidad de la distribución de mercaderías y servicios. En consecuencia, es también responsable de los productos vendidos y ante el derecho del cliente a reclamar.

Por tanto, la organización de ventas es responsable de:

Distribuir mercaderías y servicios.

Negociar condiciones de ventas.

Garantía de los productos y derecho a reclamaciones.

Debe crearse al menos una organización de ventas para utilizar el módulo de ventas y distribución.

La organización de ventas, en la jerarquía, es el nivel más alto de totalización de valores y deberemos tener en cuenta este detalle para las estadísticas de ventas de los reportes que se verán más adelante.

Todos los documentos comerciales (pedidos, entregas de salidas o despachos, documentos de facturación) y datos maestros (clientes, precios y material) serán asignados a una organización de ventas.

Un ejemplo de Organización de ventas puede ser una región de un país: Norte.

El Canal de Distribución caracteriza la forma en que las mercancías y los servicios se distribuyen.

Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos un canal de distribución creado.

Los canales de distribución pueden establecerse según la estrategia de mercado u organización interna de la empresa.

Esta unidad organizativa puede tener injerencia o aplicación en la modificación de los datos maestros de clientes y precios, para las transacciones comerciales que ejecute.

Los canales de distribución asignados a la organización de ventas nos permiten:

Definir responsabilidades.

Llevar a cabo una estructura de precios flexibles.

Diferenciar estadísticas de ventas.

Ejemplos de canal de distribución pueden ser: Ventas mayoristas y Consumidores finales.

Sector

El Sector cumple la función de agrupar materiales y servicios.

Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos un sector creado.

El sector representa un determinado grupo de productos. De esta manera, por ejemplo puede restringir los acuerdos sobre precios con un cliente a un determinado sector, así como llevar a cabo análisis o reportes por sectores.

Ejemplos de sectores pueden ser: Motocicletas y Electrónica.

Área de Ventas.

El Área de Ventas es una combinación de:

Organización de ventas.

Canal de distribución.

Sector.

Para que estén activas las funciones comerciales es necesario tener al menos un sector creado.

Los documentos de ventas (comerciales) se asignan únicamente a un área de ventas y la misma no puede ser modificada.

Puesto que la organización de ventas se encuentra relacionada unívocamente a la sociedad, consecuentemente el área de ventas, por esta vinculación, se mantiene ligada a una única sociedad.

No solo los documentos comerciales son creados dentro de un área de ventas específica. Los datos maestros de los interlocutores comerciales (solicitante, destinatario de mercancías, receptor de factura, etc.), materiales, maestros de precios y descuentos son creados también creados (o relacionados) a nivel de un área de ventas.

La verificación se lleva a cabo al momento de registrar el documento comercial, puesto que el mismo al ser creado para un área de ventas solo podrá utilizar los registros maestros disponibles para la misma.

Es importante saber que una estructura organizativa compleja con muchas combinaciones de áreas de ventas puede requerir el mantenimiento de maestros continuamente.

Oficina de Ventas y Grupo de Vendedores

La Oficina de Venta define los aspectos geográficos de las estructuras organizativas en adquisidores y ventas. Una oficina de ventas puede verse como una oficina real o quizás como un territorio o región. Esta unidad organizativa puede así

Es importante que si se coloca un pedido de un cliente para una oficina de ventas, la oficina de ventas debe estar autorizada para transaccional dentro de la organización de ventas correspondiente.

Los empleados de una oficina de ventas pueden asignarse a Grupo de Vendedores definidos para cada sector o canal de distribución. Los grupos de vendedores son asignados por tanto a las oficinas de ventas. Los grupos de vendedores son asignados por tanto a las oficinas de ventas.

En el registro maestro del empleado se asignará después a qué Grupo de Vendedores pertenece, generando de esta manera una conexión (se verá más adelante) con una función de interlocutor de un documento de ventas.

Centro y Almacén

El Centro es una organización dependiente del módulo de MM (Material Management) y corresponden a una ubicación en la que el stock de material se guarda. Generalmente representa a las instalaciones de depósitos en la organización.

Los stocks de material pueden describirse detalladamente al nivel de las diferentes ubicaciones de almacenes dentro de un centro.

Un centro puede ser o bien una ubicación para la planificación de necesidades MRP ("Material Resource Planing" o "Planificación de necesidades de aprovisionamiento") de materiales y producción, o bien directamente una ubicación de stocks de materiales muy próximas entre sí.

Para que un Centro pueda ser utilizado por el módulo de ventas (SD), debe estar configurado como Centro de suministro para ventas, puesto que serán estos los que se utilice primeramente para verificar los stocks y posteriormente suministrar las mercancías que el cliente ha solicitado.

Al hacer que dependa del canal de distribución puede diferenciarse además entre centros de distribución que alimentan a una misma organización de ventas. Esto permitirá utilizar el canal de distribución como una opción de venta directa en determinados centros de una organización de ventas, pero no en los otros. Es decir, en organización de ventas con varios canales de distribución, puede asignarse un mismo centro a uno o varios de sus canales de distribución. En unos podría actuar el canal de distribución como venta directa y en otros no según las necesidades de la empresa.

Un Centro puede estar asignado a varias Organizaciones de Ventas - Canal de Distribución, y una combinación de las anteriores puede tener asignadas varios centros. Los almacenes pertenecen a un Centro, pudiendo un Centro disponer de varios almacenes.

También es posible que se suministre desde un centro a otro centro del grupo corporativo (es decir a un centro que pertenezca a otra sociedad del grupo). Esto es denominado Venta Multi sociedad o Transacción Inter compañía

El Puesto de expedición es la unidad organizativa de jerarquía superior en las expediciones. Todas las actividades de expedición se originan desde un único puesto de expedición.

Las expediciones están integradas en el módulo comercial. El puesto de expedición es la unidad organizativa de mayor nivel de la expedición, y controla las actividades de expedición. Cada entrega de salida se realiza y trata por un único puesto de expedición.

Para cada puesto de expedición se pueden determinar plazos y preparar y embalar la mercancía

Un puesto de expedición está compuesto por una:

Rampa de carga.

Un almacén de correos o ferrocarril.

Un grupo de empleados responsables que realiza las entregas urgentes.