✒️SAP SD Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones
SAP SD Las clases de factura en el tratamiento de reclamaciones
Clases de factura en el tratamiento de reclamaciones
Anulación
Para la anulación de una factura se debe crear un documento de anulación. En el proceso de anulación se copian los datos del documento modelo al documento de anulación y automáticamente se crea un contrapartida a Gestión Financiera.
El documento de facturación que se haya anulado se encuentra liberado para una posterior refacturación (entrega o pedido).
El proceso de anulación genera el documento de anulación y afecta al documento de entrega de salida realizando una anulación del status de facturación.
Para la anulación de un documento de facturación no es necesario realizar customizaciones especiales en lo que se refiere al control de copia. Los parámetros que se deben modificar (por ejemplo el número de asignación y de referencia) se almacenan directamente de acuerdo a la clase de factura en el ámbito Anulación de la imagen (documento de anulación).
Existe la posibilidad de anular solo posiciones de un documento de facturación de forma individual.
Cuando realicemos la anulación, el sistema mostrará el documento anulado y el documento fuente para la anulación. Antes de la actualización, se pueden comparar ambos documentos para que no se vea ninguna desviación en la anulación.
Si el documento de facturación no se ha transferido a la contabilidad financiera (por bloqueo, determinación errónea de cuentas o precios), al anularse los documentos afectados solo quedan en la gestión comercial. Pero si el documento original de facturación hubiese impactado en FI, se debe generar en la anulación la contrapartida necesaria para la contabilidad financiera.
Es importante destacar que no en todos los paises o localizaciones está permitido, por los efectos impositivos, la anulación de comprobantes emitidos y contabilizados (facturas). En esta situación, en lugar del proceso de la anulación, se realizaría un proceso de generación de documento de nota de crédito o abono, que es un proceso totalmente ajeno a la facturación.
Audio: La anulación de un documento de facturación no requiere que su clase de facturación de anulación tenga configuraciones de control de copia con la clase de factura que se desea anular. Solo basta que la clase de factura de anulacíon, se configure en el customizing de la clase de factura original, para que de esta manera se pueda utilizar en las anulaciones. Se recomienda tener solo una clase de factura de anulaicón, a pesar de que se tengan muchas clases de factura.
Abonos y Notas de cargo
Las notas de crédito (abonos) y notas de débito (cargo) se pueden crear con referencia a una solicitud de nota de crédito (solicitud de abono) o una solicitud de nota de crédito (solicitud de cargo), o bien, directamente desde una factura si n ose desea realizar una gestión de liberación en el procedimiento de las reclamaciones.
Por lo tanto, podemos tener solicitudes de abono y de cargo creadas de las siguientes formas:
- Sin referencia a una operación comercial anterior.
- Con referencia a un pedido.
- Con referencia a un documento de facturación.
Dentro del customizing de la clase de documento de ventas, se puede controlar si el sistema debe determinar un bloqueo de factura para una solicitud de abono o nota de cargo. El empleado autorizado podrá realizar:
- Liberar el pedido de solicitud de cargo o de solicitud de abono, tras haberlas verificado.
- Rechazar posiciones de las solicitudes de cargo o abono, indicando un motivo de rechazo sobre las solicitudes.
Liberación o rechazo de solicitudes de abono
Una solicitud de abono, cargo o devolución es liberada mediante la eliminación del bloqueo de factura en el documento de ventas.
Si la reclamación no corresponde, el usuario responsable puede rechazar una posición o todo el documento mediante un motivo de rechazo. Esta posición (o documento) no se transferirá a la factura con importe alguno.
El motivo de rechazo puede controlar (según el motivo informado) si la posición:
- Se copia al abono o cargo con valor 0.
- No aparece en el abono o cargo.
Workflow en solicitudes de abono
En lo que respecta a la creación de documento de reclamación (notas de crédito y débitos), los documentos de venta siempre nacen de forma bloqueada hasta que el empleado responsable de la tarea de liberación lo ordene.
Esta verificación puede manejarse por tope de montos, donde según el valor del documento de reclamación, la responsabilidad de liberación depende de un usuario particular o de un grupo.
También podría determinarse que si el valor de la solicitud de abono es inferior a un valor límite mínimo, el sistema lo libere automáticamente.
El procedimiento del workflow dentro del tratamiento del abono, da garantía de que el proceso finaliza con la liberación del usuario responsable y dueño de la tarea.
El responsable tiene libertad para: rechazar, liberar o tratar la solicitud de abono (modificarla o corregirla).
Proceso de la corrección de factura
El Proceso de Corrección de Factura es una combinación de solicitud de abono y solicitud de nota de cargo.
El proceso genera un crédito completo por la posición de la factura errónea, y por otra parte, se corrige y se carga la posición de la posición errónea. La diferencia resultante representa el valor total a abonar. Es decir, se genera un abono por cada posición de la factura, y al mismo tiempo se incluye la linea original, puede corregirse, y representa un cargo.
Siempre es requisito que la solicitud de corrección de factura se cree con referencia a una factura, no con referencia a un pedido, consulta o entrega.
El proceso de la corrección consiste en una duplicación de posiciones. Para cada posición de factura se crea una segunda posición. Los tipos de posición resultantes deben tener indicadores debe/haber distintos.
Las posiciones de abono o crédito se listan primero y luego las de cargo o débito. Las posiciones de crédito no se pueden modificar, puesto que el sentido es anular la posición original que estaba correcta. La posición de cargo o débito si es posible modificarla en precios o cantidades.
El borrado es posible a pares, tanto de las posiciones de abono como de la nota de cargo (los pares de posición sin modificación pueden borrarse de una sola vez).
Devoluciones
El proceso comercial puede requerir el aceptar mercancías por parte de un cliente debido a una reclamación. Estas son Devoluciones.
Las devoluicones tienen un procedimiento similar a las solicitudes de abono, y se realizan con referencia a una factura o un pedido.
El proceso de negocio sería:
Pedido -> Entrega de salida -> Factura ==> Devoluciones -> Entrega de devoluciones
-> Abono
Las devoluciones tienen en su flujo una entrega entrante de mercancías.
=> El Abono en devoluciones se factura basado en el documento de devolución y no en la entrega de devolución, puesto que la entrega de devolución puede requerir procedimientos de calidad para esperar el ingreso o contabilización de la entrada.
Resumen de la actividad de reclamaciones en el IMG
A continuación se visualiza un video para contemplar el flujo de documentos de reclamación, como notas de créditos o abonos con sus respectivos motivos de rechazos y consideraciones adicionales de la configuración:
En esta lección trataremos los temas referidos a las clases de facturas en el tratamiento de las reclamaciones.
ANULACIÓN
Una de las operaciones más características con los documentos de facturación es la anulación.
Veremos como se define la operación de anulación, la asignación de la clase de factura, su visualización y tratamiento.
Para analizar la asignación de una clase de factura de anulación a una clase de factura, debemos acceder a la siguiente ruta: Comercial >> Facturación >> Documento de facturación >> Definir clases de factura
>> Definir clase de factura
Aquí podemos ver que para una clase de factura determina se define una clase de factura de anulación. Para ello, se pulsa doble clic sobre la clase de factura, y comprobamos la información del campo Cl. factura anulación.
Para corroborrar esta configuración, realizamos la anulación de un documento de anulación. Accedemos a la transacción VF03 y visualizamos un documento de facturación con una clase de factura determinada. Accedemos a la transacción de anulación VF11 y tomamos la factura vista anteriormente. Al grabar en la transacción VF11, si visualizamos el documento de anulación generado, podemos ver que su clase de factura es la que se definió como "anulación" en el customizing de la clase de factura original.
NOTA DE CRÉDITO Y MOTIVOS DE RECHAZO
Dentro de las operaciones de reclamaciones la más frecuenta es la creación de notas de crédito.
Veremos las características que se deben presentar para que este documento se realice y la posibilidad de rechazar posiciones que no se transferirán al abono y/o al cargo.
Para analizar los motivos de rechazo y sus características, accedemos a la ruta de customizing: Comercial >> Ventas >> Documentos de ventas >> Posición de documentos de ventas >> Definir motivos de rechazo
Nos aparece una ventana con los diferentes motivos de rechazo generados, y algunos checks de información y configuración. En el campo FC se activa el flag de factura, que indica que no se transferirá a la factura la posición. En cambio un motivo de rechazo sin este flag transferirá a la factura a la posición pero sin precios, es decir, con valor cero.
Vemos la creación de una nota de crédito con los dos motivos de rechazo.
Ingresamos en la transacción VA01 y creamos un pedido de clase de documento se solicitud de nota de crédito y lo hacemos con referencia a un documento de ventas ya creado, para el cual el control de copia se ha mantenido para tal fin.
En el documento eliminamos el bloqueo de factura y seleccionamos el motivo de rechazazo que no tenía marcado el campo FC (valor cero). Al seleccionar la opción del menú Doc.Venta >> Facturar, corroboramos que se cumple la configuración dada en el customizing, es decir, se ha transferido la posición a la factura pero con valor cero.
No facturamos el pedido para reutilizarlo, y esta vez colocamos el motivo de rechazo que tenía marcado el campo FC. En este caso, al elegir Doc. Venta >> Facturar, vemos que informa un error, y si vemos el log se indica que "la posición no es relevante para facturación"
Por último, para probar volvemos a tomar el mismo pedido y eliminamos el motivo de rechazo y comprobamos que la facturación del abono es permitida al elegir Doc. Ventas >> Facturar, incorporando en este caso la posición y su valor.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de José Antonio Saavedra Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP SD.
José Antonio Saavedra Rodríguez
El Salvador - Legajo: SX28V
✒️Autor de: 166 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor ABAP Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP SD Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP SD Nivel Inicial