✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Proceso de Compras-Definición y Etapas
El proceso de compras es un componente de la Gestión de Materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la Planificación de Necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
- Determinación de Necesidades: se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks.
- Creación de la Solicitud de Pedido: es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la Empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el Proceso de Compras.
- Liberación de la Solicitud de Pedido: puede tener asociada la llamada "Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Dicha estrategia es opcional y dependiente de uno o más parámetros del sistema (centro, centro de costo, grupo de artículos, entre otros), y por supuesto del importe de cada uno de los ítems.
- Determinación de la fuente de adquisición-Cotización: el componente compras ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail o EDI. Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.
- Selección del Proveedor-Comparación de Ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes.
- Gestión del Pedido (OC): el sistema toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. Al igual que en el caso de las Solicitudes de Pedido, el usuario puede generar Pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como Planes de entregas y Contratos.
- Liberación del Pedido: el pedido puede tener asociada la llamada "Estrategia de Liberación", esto es, el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables correspondientes. Y de manera similar a la Solicitud de Pedido.
- Recepción o Entrada de Mercadería: confirma su ingreso mediante el número de Pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.
- Recepción y Control de Factura: el sistema permite la "Verificación de Factura" enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el sistema tiene acceso a los datos del Pedido y la Entrada de mercadería, además de la parametrización del documento. Esto acelera el proceso de auditoría y compensación de facturas para le pago.
Proceso de Compras-Ciclo de aprovisionamiento
- Solicitud de Pedido
- Pedido
- Entrada de Mercadería
- Recepción de Factura
Proceso de Compras-Ciclo de selección y pedido
SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección de proveedor mas conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación (precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc).
- Determinación de necesidad
- Petición de Ofertas
- Comparación de Ofertas
- Pedido
- El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (Reposición, Ventas, Mantenimiento, Producción).
- El área de compras genera Peticiones de Oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.
- El área de Compras utilizará el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable).
- El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el Pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.
Proceso de Compras-Recepción de Mercadería y Facturación
Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente Pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procederá a la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda en Cuentas a Pagar (gestionado por el módulo FI).
- Entrada de Mercadería
- Recepción de Factura
- Al momento de registro de la entrada de la mercadería basada en un Pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.
- El registro de factura del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de mercadería, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI (cuentas de mayor, apertura del período, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicador de IVA; entre otros).
Proceso de Compras-Determinación del proveedor
Este proceso de la selección del proveedor más conveniente a partir de los anteriores pedidos de cotización y la concreción del pedido.
- Solicitud de Pedido
- Petición de Oferta
- Proveedores
- Comparación de Ofertas
- Pedido
- Rechazo
- Se crea una petición de oferta a partir de una Solicitud de Pedido y luego es replicada (como documentos diferentes pero con información casi idéntica), para ser enviadas a cada proveedor.
- Cuando son recibidas las respuestas de cada uno de los proveedores, la información suministrada es volcada al sistema y una herramienta apropiada, permite la generación de un informe con los resultados para cada una de ellas y la propuesta más conveniente, a partir de las sendas calificaciones.
- A partir del resultado del paso anterior, se enviará el Pedido al proveedor escogido y se tendrá al opción, a modo de gentileza, de enviar una nota a los proveedores que hayan sido rechazados.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Yasir Aleman Rodas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
Yasir Aleman Rodas
Profesión: Analista Mejora Continua. - Costa Rica - Legajo: NC79N
✒️Autor de: 67 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
- Carrera Consultor en SAP PP
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Dando inicio de manera mas concreta y con bases en el amplio mundo sap.
Certificación Académica de Yasir Aleman