✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras

Proceso de compras

Componente de la gestión de materiales y encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprovisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.

Se encuentra relacionado con SD, para abastecer pedidos de ventas, contabilidad a través de los registros contables, producción y mantenimiento para proveer sus requerimientos de repuestos, insumos y servicios.

Componentes:

1. 1 Determinación de necesidades: las necesidades se identifican por medio de la planificación y el control de necesidades o la demanda para control de stocks. La verificación regular de los niveles de estock de materiales definidos por los registros maestros, la utilización del método del punto de pedido y pronósticos basados en el consumo anterior son aspectos importantes en la definición. El usuario puede introducir solicitudes de pedido, o bien el sistema de planificación y control de necesidades puede generarlas automáticamente.

1.2 Creación de la solicitud de pedido: la solped es un documento generado a propuesta de cualquier sector de la empresa para la adquisición de bienes o servicios que comienza el proceso de compras. La creación puede ser manual o automática; creada por el área de compras o por otros ámbitos de sap (ventas, producción, mantenimiento etc)

1.3 Liberación de la solicitud de pedido: la solped puede tener asociada la estrategia de liberación, es el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Es opcional dependiente de una o más parámetros del sistema (centro, centro de costos, Grupo de artículos, ente otros y por supuesto del importe total de cada uno de los ítems.

1.4 Determinación de la fuente de adquisición - Cotización: ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento potenciales basándose en pedidos anteriores y contratos de entrega ya existentes a largo plazo. Esto acelera el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los proveedores por fax, e-mail, o EDI (intercambio electrónico de documentos). Se crea una cotización para cada uno de los posibles oferentes, luego se registran en el sistema sus respuestas.

1.5. Selección del proveedor - Comparación de ofertas: el sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de diversos proveedores o simular escenarios de determinación de precio, permitiendo la comparación de varias ofertas diferentes a partir de la previa calificación de los oferentes ( en función de calidad, precio, cumplimiento, antecedentes, servicios, entrega, etc)

1.6 Gestión del pedido (orden de compra) El sistema de compras toma la info de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del Pedido. También el usuario puede generar pedidos o hacer que el sistema los genere automáticamente. También admite el uso de otros documentos contemplados por el sistema como planes de entregas y contratos.

1.7 Liberación del pedido. el pedido puede tener la estrategia de liberación, es el proceso de aprobación de la compra por parte del/los responsable/s correspondiente/s. Es opcional y depende de uno o más parámetros del sistema. (centro, grupo de compras, centro de costos, grupo de artículos, entre otros) y del importe total del documento.

1.8 Recepción o entrada de Mercadería: El registro en el sistema de la recepción o entrada de mercancía confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. La parametrización previa en cuanto a tolerancias, cantidades mínimas, máximas, entre otras, permiten validar la aceptación del envío del proveedor.

1.9 Recepción y control de factura. el sistema permite la verificación de la factura entregada por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidades y precios, puesto que el acceso a los datos del pedido y la entrega de mercancía, ademas de la paramterización del documento. Esto acelera el proceso de auditoria y compensación de facturas para el pago.

Ciclo de aprovisionamiento (flujo de documentos de compras asociado a un proceso manual)

1. Solped. (como necesidad de provisión.

2. Pedido de compra al proveedor

3 recepción de mercancía o servicio

4. chequeo y registro de factura del proveedor.

Nota: también se admite procesos automáticos.

Comentarios:

* la herramienta de planificación de necesidades (llamada MRP) permite la creación automática de solicitudes de pedidos basadas en los requerimientos expresados por cada sector o la necesidad de actualización del stock.

* Un pedido puede ser creado automáticamente basándose en una solicitud de pedido donde se indicó el proveedor, y si ha sido previamente configurado en el maestro del material y el proveedor.

* Asociada a la entrega de mercadería puede indicarse un aviso de entrega para ser enviado automáticamente al proveedor.

* Sap dispone de la herramienta de facturación automática, lo que habilita al sistema al registrar faturas de proveedores automaticamente si ha sido previamente configurado en la parametrización.

Ciclo de selección y pedido

SAP provee herramientas que determinan las necesidades de aprovisionamiento y posterior selección del proveedor más conveniente. Basado en propuestas de cotización efectúa su comparación. Este último proceso responde a una parametrización previa con criterios de evaluación ( precio, calidad, cumplimiento, garantía, etc.)

Etapas de la selección del proveedor y la creación del pedido

* El área de compras determina las necesidades de bienes y servicios basados en las herramientas del sistema (MRP) y el aporte de cada sector o concepto involucrado (reposición, ventas, mantenimiento, producción)

* El área de compras genera peticiones de oferta, las envía a varios proveedores y las cotizaciones recibidas con posterioridad son registradas en el sistema.

* El área de compras utiliza el registro de cotizaciones para ejecutar un proceso de comparación y elección de la propuesta más conveniente (configurable)

* El resultado de las cotizaciones puede generar automáticamente el pedido y las comunicaciones automáticas de rechazo de cotizaciones a los proveedores.

Recepción de mercancía y facturación

Una vez definido el proveedor y enviado el correspondiente pedido, el sistema queda a la espera de recibir el material o servicio y gestionar su aceptación, posteriormente, se procesará la recepción y verificación de la factura y el consecuente registro de la deuda a pagar (gestionado por el módulo FI)

* Al momento de registro de la entrada de la mercancía basada en un pedido, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y/o porcentajes o un suministro incompleto establecidos por parametrización.

* El registro de factura del proveedor verifica su info don el pedido e ingreso de mercancía, validando desvíos de acuerdo a la parametrización. El sistema solicita datos adicionales a fin de generar los documentos contables asociados al movimiento, lo que requiere la correcta configuración del módulo FI ( cuentas de mayor, apertura del periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, indicadores de iva, entre otros)