✒️SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
SAP MM Etapas y documentos del proceso de compras
Unidad 4: Proceso de Compras, Estructura y Funcionalidades
Lección 2: Etapas y documentos del proceso de compras
El proceso de compras es un componente de la gestión de materiales y el encargado de la adquisición de bienes y servicios externos mediante la planificación de necesidades, elección de la mejor fuente de aprisionamiento, seguimiento de la entrega y facturación del proveedor.
Etapas del proceso completo de compras
1) Determinación de las necesidades
Se identifican por medio de la planificación y el control de las necesidades o de la demanda para control de Stocks.
2) Creación de la solicitud del pedido
Es un documento generado por cualquier departamento de la empresa para la adquisición de bienes o servicios. Puede ser manual o automática, creada por el área de compras o por otro área (Ventas/Producción/Mantenimiento)
3) Liberación de la solicitud del pedido
La solicitud del pedido puede tener asociado la estrategia de liberación que es el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables. Es un proceso opcional en la empresa y depende de la parametrizacion (centro/centro de costos/grupo de compradores, valor) tiene que ver con la política de compra de la empresa
4) Determinación de la fuente de adquisición-Cotización
Ayuda a identificar fuentes de aprovisionamiento basados en pedidos anteriores y contrato de entrega. Esto agiliza el proceso de creación de peticiones de oferta, que pueden enviarse a los suplidores por fax, e-mail, EDI. Se crea una cotización para cada uno de los suplidores y luego se registra en el sistema las respuestas.
5) Selección del proveedor –Comparación de ofertas
El sistema permite el ingreso de las ofertas provenientes de los suplidores o simular escenarios de determinación de precios permitiendo la comparación de varias ofertas.
6) Gestión del pedido (Orden de Compras)
El sistema de compras toma información de la solicitud y de la oferta para facilitar la creación del pedido. El usuario puede generar pedidos de manera manual o hacer que se genere de manera automática.
7) Liberación del pedido
El pedido puede tener asociado la estrategia de liberación. Es decir el proceso de aprobación de la compra por parte de los responsables. Es un proceso opcional en la empresa y depende de la parametrizacion (centro/centro de costos/grupo de compradores, grupo de artículos, importe total del documento)
8) Recepción o entrada de mercadería
Registro de la recepción o entrada de la mercadería confirma su ingreso mediante el número de pedido asociado. Se valida la aceptación del envío del proveedor basado en parametrizacion previa de tolerancias, cantidad mínima y cantidad máximas, entre otros)
9) Recepción y control de factura
El sistema permite la verificación de la factura enviadas por los proveedores. Se validan las desviaciones de cantidad y precios.
Proceso de compras –Ciclo de aprovisionamiento
Flujo de Documentos de Compras (Proceso Manual):
1) Solicitud de pedido
2) Pedido enviado al proveedor
3) El proveedor entrega la mercancía
4) La factura es registrada en SAP como final de la cadena del proceso de compras
Puntos a tener en cuenta:
SAP dispone de la herramienta de facturas automáticas, pero requiere parametrizacion.
Proceso de compras-Ciclo de selección y pedido
Los procesos de compras siguen determinado procedimiento que incluya etapas como:
· Determinación de la necesidad
· Comparación de ofertas (correcta selección del más conveniente y con su debida documentación)
· Emitir compromiso al proveedor mediante un documento denominado Pedido
Proceso de compras –Recepción de mercancía y Facturación
· Entrada de Mercancía
· Recepción de Factura
Tomar en cuenta:
· Al momento de entrar la mercancía, el sistema verifica las cantidades entre ambos documentos y admite desvíos basados en cantidades y porcentajes establecidos por parametrizacion.
· El registro de facturas del proveedor verifica su información comparada con el pedido e ingreso de la mercancía, validando desvíos validando con la parametrizacion.
· Se requiere una correcta parametrizacion del modulo de FI para generar los documentos contables asociados movimiento. (cuentas del mayor, apertura del periodo, división, tasa de cambio de moneda, retenciones, condiciones de pago, impuestos)
Proceso de Compras-Determinación del proveedor
· Petición de oferta a proveedores
· Recibidas las ofertas se procede a realizar las comparación de ofertas
· Pedido al proveedor escogido y nota al proveedor rechazado
Sobre el autor
Publicación académica de Luisa Francisca Collado Hernández, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.
SAP Expert
Luisa Francisca Collado Hernández
Profesión: Ingeniero en Sistemas de Computación - Republica Dominicana - Legajo: XH39O
✒️Autor de: 117 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP MM Nivel Inicial
