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✒️SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras

SAP MM Definición de Organizaciones y Grupos de Compras

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LECCION # 4 DEFINICIÓN DE ORGANIZACIONES Y GRUPOS DE COMPRAS

Organización de Compras: es una organización que subdivide una Empresa en función de las necesidades de Gestión de compras y estrategias que tuviera definidas. Se encarga del aprovisionamiento de materiales y servicios, negocia condiciones de compra con proveedores y es responsable de la ejecución, concreción y control de tales operaciones.

La forma de organizar el aprovisionamiento se define mediante la asignación de la OC a las sociedades y grupos. No necesariamente obligatoria la asignación de la sociedad.

Al definir una OC se reduce solo a su código y denominación correspondiente.

2. Grupos de Compras

Grupo de compras: es una unidad organizativa dentro de Logística encargada de la planificación, ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios. Los grupos son identificados mediante un código y una descripción que podrá corresponder al responsable del mismo, a la especialidad, ámbito o sector de la empresa.

Los integrantes de los grupos de compra no se encuentran asociados en la definición del grupo de Compra.

Funciones de los integrantes de los Grupos de Compra son:

· Responsable de creación de Pedidos (ordenes de compra y envío al proveedor)

· Encargado de la planificación de compras basado en criterios establecidos por la empresa

· Responsable de la firma de contratos de adquisición con el proveedor

· Encargado de la adquisición de materiales y contratación de servicios para determinadas unidades internas de la compañía

· Responsable de la determinación de proveedores, la solicitud de cotización y negociación de condiciones de compra para cada operación

· Mantener el contacto y relación con los proveedores externos

· SAP incluye una herramienta para la calificación y evaluación de los proveedores

Definición:

Contratos: Es un documento de SAP mediante el cual se registra en el sistema un acuerdo a largo plazo. Con un proveedor por el aprovisionamiento determinado de producto o servicios. Las futuras adquisiciones serán hechas con referencia y condiciones establecidas en aquel documento y con la idea de ir consumiendo la cantidades o importes del acuerdo.

Antes de la definición de la estructura organizativa y asignación de responsabilidades será la determinación de políticas para segmentar las operaciones de aprovisionamiento

Criterios a determinar el ámbito de las tareas de los grupos de Compras

· Centro.- Ventaja de que los responsables tendrán mayor conocimiento de las condiciones locales de mercados, posibles ofertantes y referencias.

· Especialidades.- Ventaja fundamental de la mayor experiencia e idoneidad cuando sean requeridas evaluaciones técnicas de proveedores, productos y/o servicios

· Origen del Producto.- Mejor conocimiento de la idiosincrasia de los interlocutores, el manejo del idioma, los posibles contactos locales, etc.

· Unidad de negocios.- personas que no solo conozcas el proceso de compras sino las peculiaridades del tipo de negocio en el cual opera la empresa.

Elementos que intervienen en la definición de la estructura de la organización o soporte de las funcionalidades del proceso de compras. (grupo de Compras).

· Mandante

· Sociedad

· Centros

· Almacenes

· Organización de Compra

Conceptos a tener en cuenta en la definición de una ORGANIZACIÓN

· Implementación.- la estructura definida deberá ser deacuerdo a los requisitos legales, impositivos y financieros de la compañía. Deberán responder a los procesos de negocios establecidos, debiendo satisfacer las demandas actuales y futuras previstas para cada sector

· Operación.- deberá quedar perfectamente resueltos los procesos globales de la compañía y cada uno de los módulos o áreas que son implementadas

· Flexibilidad.- La estructura puede ser ampliada o corregida reflejando nuevos requerimientos, pero se tendrá especial atención en aquellos aspectos no modificables o de difícil corrección

· Consenso. La definición de cada área debe contar con la participación y aprobación de los responsables correspondientes.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Deyanira Arriaga Villegas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP MM.

SAP Senior

Deyanira Arriaga Villegas

Profesión: Ingeniero Sistemas Computacionales Administrativos - Mexico - Legajo: BL69A

✒️Autor de: 61 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Certificación Académica de Deyanira Arriaga

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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