✒️SAP HCM La preparación del Evento

1. Definir Componentes de Costes

Los Componentes de Costes se usan en la Gestión de Eventos para determinar y reproducir los Gastos de un Evento. Estos componentes son necesarios para el traslado de Costes del Evento, para la Facturación de actividades interna de las Actividades del Instructor, así como para determinar el precio de una propuesta.

Los Componentes de Costes se pueden archivar en Tipos de Recursos, Recursos, Tipos de Eventos y Fechas de Eventos.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Definir Componentes de Costes

Se verifica si los Componentes de Coste necesarios existen en la Tabla.

Es posible observar el detalle de cada uno

De ser necesario se crearán nuevos Componentes de Coste, teniendo en cuenta los siguientes pasos:

1. Se selecciona Entradas Nuevas. En la imagen aparece "Entradas Nuevas: Detalle añadido".
2. Se Registra el nuevo Componente de Coste con una abreviatura y un texto explicativo
3. Se introduce una Fecha Inicial y una Fecha Final para determinar un período en el que el Componente de Coste debe ser válido.
4. Se introduce una Propuesta de Importe con su correspondiente moneda. Este Importe se editará más adelante como Valor de Propuesta en la asignación de un Componente de Coste a un Objeto (Crear Infotipo Costes a un Objeto)
5. Se indica una Unidad de Referencia (Participante y/o unidad de tiempo, Evento).
6. Se indica si el Componente de Coste es relevante al traslado. En caso de que el Componente de Coste se utilice en el Traslado de Costes, se indica además las correspondientes sociedades o Sociedad CO y la Clase de Coste.
7. Para finalizar, se graban las entradas.

2. Definir Horarios

Con esta actividad IMG, se Definen los Horarios de los Eventos.

Horario de un Evento -------> Describe el Horario completo de un Evento que puede durar varios días y, en función del día del Evento puede componerse de 3 Horarios de tiempo diferentes (Segmento)

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Definir Horarios

Se verifican los Horarios que existen en la Tabla.

Luego se podrán ver los Programas Diarios de cada Horario

Por último se puede ver la Sección del Día de cada Programa Diario

Si se desea definir un Horario nuevo y en la pantalla de imagen aparece "Modificar Horario: Resumen"

1. Se selecciona un Segmento del Día
2. Se Verifica si la lista contiene los Segmentos del Día, que se desea asignar a un Horario Diario dentro de su Horario.

Si este no fuera el caso, se seleccionan Entradas Nuevas y se introduce una clave para el nuevo Segmento del Día.

3. Instalar Dirección de Edificio

Con esta actividad IMG, se actualizan las Direcciones de Edificios. Las Direcciones de Edificio sirven como información de ubicación de salas.

Al crear un Recurso "Sala", se puede actualizar el Infotipo IT0006 - Direcciones y al mismo tiempo remitir una Dirección de Edificio.

Actividades de Parametrización:

Se introduce la Dirección necesaria, introduciendo la denominación del Edificio y su correspondiente Dirección:

1. Se selecciona en la imagen inicial "Modificar Dirección de Edificio: Resumen", la función Entradas Nuevas. Con esto se accederá a una pantalla de datos "Entrada de Datos: Detalle Añadido".
2. Se introduce la denominación completa y la abreviatura del Edificio.
3. Se introduce si es necesario, un Complemento de Dirección, como por ejemplo el código postal.
4. Se introduce la Calle y el número de la Casa.
5. Se introduce el Código Postal y la Población
6. Se introduce la abreviatura del País
7. Se introduce el prefijo de la Región.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Instalar Dirección de Edificio

Se verifican las Direcciones que existen en la Tabla.

Luego se podrá ver el detalle de cada una de las Direcciones

4. Población

En esta actividad IMG, se realizan las Parametrizaciones necesarias para Sedes de Eventos.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Población

• Utilización de Sede de Evento:

Con esta actividad IMG, se puede activar y desactivar el Flag SEDE para utilizar Sedes del Evento, fijándolo en "1" o en "0"

• Crear Sede:

Con esta actividad IMG, se definen Sedes de Eventos.

Al crear un Evento se puede vincular a una Sede. Además se puede asignar Recursos (Ligados a la Sede), por ejemplo, Salas, a una Sede. No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG Crear Salas y Crear Otros Recursos.

Los datos que se pueden introducir para Sedes hacen referencia a:

• Dirección

• Información adicional (Moneda, Idioma y Calendario para la regulación de días festivos en la Sede del Evento)

Cuando se ingresa la siguiente pantalla es visualizada.

5. Organizador

En esta actividad IMG, se verá como crear Organizadores Externos e Internos

Organizadores Externos --------> Objetos del Tipo Empresa

Organizadores Internos ---------> Objetos del Tipo Unidad de Organización

Se podrán asignar Organizadores a Tipos de Eventos. Esta vinculación, de todas formas, se realizará posteriormente a la actividad IMG "Crear Tipo de Evento"

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Organizador

• Especificar Tipos de Organizador:

En esta actividad IMG, se definen los Tipos de Organizador que se desean asignar a los Organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en la que se visualizan.

Los Tipos de Organizadores insertados en la Tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el Dynpro.

En el sistema estándar están configurados los Tipos de Organizador "Empresa" "Unidad Organizativa", "Cliente" e "Interesado".

Sin embargo, se pueden definir otros Tipos de Objetos como Tipos de Organizador.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación de Eventos > Organizador > Especificar Tipos de Organizador

• Crear Empresa:

Con esta actividad IMG, se definen los Organizadores Externos, es decir, Empresas.

Una Empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la Gestión de Eventos:

• Como Organizador Externo que organiza seminarios, conferencias, eventos de venta, etc. Bajo su propia responsabilidad.

• Como Organizador Potencial asignado para un Tipo de Evento

• Como Organizador Real asignado para un Evento.

• Además, una Empresa puede estar asignada a un Instructor o Participantes externos.

Para las Empresas se registran los datos de la dirección (Teléfono, Fax, etc. Inclusive)

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Organizador > Crear Empresa

• Crear Unidad de Organización:

Con esta actividad IMG, se definen Organizadores Internos.

Un Organizador Interno es una Unidad de Organización que realiza Eventos de formación y de perfeccionamiento.

Las Unidades de Organización se crean en el Componente Plan de Organización (PA-OS). Allí se clasifica la Estructura de Organización de la empresa.

Si se crea una nueva Unidad de Organización, se debe insertar en la Estructura de Organización.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Organizador > Crear Unidad de Organización

6. Definir Grupo de Eventos y Tipos de Eventos

A continuación se visualizarán las rutas de acceso para el Customizing de estos puntos

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Grupo de Eventos

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Tipos de Eventos

• Grupo de Eventos:

Con esta actividad IMG, se crean Grupos de Eventos que sirven a la jerarquía de Oferta de Eventos.

Los Grupos de Eventos se pueden asignar a Tipos de Eventos. Sin embargo, esta vinculación se realizará más adelante en la actividad IMG "Crear Tipo de Evento".

Los datos que se deben registrar para los Grupos de Eventos son los siguientes:

• Descripción General: El texto que se almacene aquí se editará en el folleto del Evento.

• Vinculación - "Pertenece al Grupo de Eventos": Aquí se deberá asignar el Grupo de Eventos superior a un Grupo de Eventos. La jerarquía de Grupos de Eventos siempre se crea de arriba abajo.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Crear Grupo de Eventos

• Tipos de Eventos:

Con esta actividad IMG, se crean Tipos de Eventos. Un Tipo de Evento es la descripción no general de un Evento, como la fecha del Evento.

Los Grupos, Tipos y Fechas de Eventos forman la Oferta de Evento.

Los datos que registran para un Tipo de Evento se utilizan en la Planificación o Creación de Fechas de Eventos como valores de propuestas que pueden sobrescribirse.

Si se crea un nuevo Tipo de Evento, se podrá utilizar un Tipo de Evento ya creado como modelo para copiarlo, en el que también se podrá sobrescribir los datos propuestos.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Crear Tipo de Evento

Además, también es posible ingresar por catálogo a conocer los Cursos y Eventos creados. Desde aquí también pueden ser tratados

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Actualizar Datos Maestros por Catálogo

7. Recursos

En el siguiente punto se centrará en dos Parametrizaciones esenciales para Gestión de Eventos.

Por un lado, los Tipos de Recursos y por otro la creación de Otros Recursos

• Crear Tipo de Recurso:

Con esta actividad IMG, se crean los Tipos de Recursos.

Mediante la asignación de Tipos de Recursos a un Tipo de Evento se especifican las utilidades disponibles requeridas. Se asignan las Utilidades Operativas, es decir, Recursos, a un Evento concreto.

Para Salas en que se celebran Eventos, se puede crear un Tipo de Recurso "Sala". Esto presenta la ventaja de que se puedan agrupar varias Salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un Tipo de Recurso.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Gestión de Recursos > Crear Tipo de Recursos

Para los Tipos de Recursos, se registran los datos que hacen referencia a la siguiente información:

• Capacidad:

Aquí se registra la cantidad mínima, óptima y máxima de plazas disponibles para las Salas. Esta Capacidad se compara con la Capacidad actualizada al contabilizar la fecha del Evento y para el Tipo de Evento.

• Costes:

Aquí se asignan Costes a los Tipos de Recursos (Separados en Componentes de Costes), que se puedan transferir a la Contabilidad de Costes y utilizar para determinar una propuesta de precio para un Evento.

• Indicador de Disponibilidad:

Aquí se especifican todas las condiciones relacionadas con los Tipos de Recurso para la Planificación de un Evento: Se indica si se trata de Recursos Obligatorios, que son indispensables para ejecutar una Fecha del Evento y en que medida son necesarios por Evento y participante.

• Atención:

Solo los Recursos que tienen el indicador "Obligatorio" se ocupan durante la selección automática de Recursos.

E.g. Para el Tipo de Evento "Curso elemental de Inglés" se precisan:

• Una Sala (a considerar durante la planificación)

• Un Instructor (a considerar también durante la planificación)

• Varios documentos sobre el Curso.

• Crear Otros Recursos:

Con esta actividad IMG, se crean Otros Recursos.

En esta actividad IMG, se crean todos los demás Recursos necesarios para la realización de Eventos que no son Salas o Instructores Externos o Material del Maestro de Material.

Un Recurso de esta clase también se puede definir en estatus "activado" o "planificado". Se encontrará información relevante a la utilización del estatus en la actividad IMG, Crear Sala.

SPRO > Gestión de Eventos > Preparación del Evento > Gestión de Recursos > Otros Recursos

Los datos que se necesitan para registrar estos Recursos son los siguientes:

• Costes:

Aquí se les asignan Costes (estructurados en Componentes de Costes) a los Recursos. Estos Costes se transfieren a la Contabilidad de Costes y se pueden utilizar para la elaboración de una propuesta de precio para un Evento.

• Vinculaciones:

• Pertenece al Lugar: Esta vinculación se utiliza para Recursos ligados al lugar, es decir, se indica la sede del Recurso.

• Es Especialización del Tipo de Recurso:

Aquí se debe indicar el Tipo de Recurso correspondiente al Recurso. Esta vinculación es importante, al igual que la del Recurso Sala, en la Planificación de Eventos