✒️SAP HCM Introducción a la gestión de capacitaciones

Introducción a la Gestión de Eventos (Capacitaciones o Actos)

Permite planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos. Disponemos de un sistema de informes y calificación que apoya la toma de decisiones, asegurando que los eventos sean de alta calidad y eficaces.

Conceptos básicos

La gestión de eventos cuenta con un modelo de datos representados por objetos que tienen características, abreviatura del nombre y nombre del objeto, y una validez. Algunos objetos: Acto (E); Empresa (U); Grupo de eventos (L); Recurso (G); Sede (F); Tipo de actos (D); Tipo de recursos (R). Una vinculación en la relación entre dos objetos que suelen ser bidireccionales. Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos con las mismas características. Ejemplo: Grupo de eventos (tipo de objeto)>>curso de inglés (objeto). Tipo de evento (tipo de objeto)>>inglés básico (objeto). Evento (tipo de objeto)>>inglés básico desde 01/01/2015 al 31/12/2015 (objeto).

Integración: es una plataforma para ampliar y actualizar las capacidades y conocimientos de los empleados. La integración con desarrollo de personal permite convertir propuestas de formación en inscripciones para empleados con déficit o necesidades de cualificación. Existe el intercambio de datos mediante diversas interfaces lo que permite una actualización eficaz de datos en gestión de actos.

La gestión de eventos puede utilizarse individualmente sin aprovechar la integración. Se puede integrar a:

> Gestión de la organización: puede inscribir unidades organizativas como participantes y pueden organizar eventos.

> Gestión de personal: puede inscribir personas del registro de datos maestros como participantes o instructores.

> Gestión de tiempos: almacenan registro de participación y pueden realizarse verificaciones de compatibilidad/disponibilidad de empleados e instructores.

> Desarrollo de personal: puede verificar cualificaciones y transferirlas a los participantes. Los usuarios pueden utilizar las funciones calificación del componente de desarrollo de personal.

> Contabilidad de costes: se puede liquidar tasas de instructor y participación mediante la facturación interna de actividades.

> Comercial: pueden facturar tasas de participación e inscribir clientes y personas de contacto como participantes.

> Gestión de materiales: puede reservar materiales del maestro de materiales como recurso para eventos, crear solicitudes de pedido y reservas de materiales.

> SAP knowledge warehouse: pueden visualizar los objetos info (documentación sobre el curso o videos) directamente de la gestión de eventos y sus aplicaciones self service.

> Agenda R/3. cuando se inscribe a empleados como participantes o instructores, estas citas pueden generarse automáticamente en la agenda r/3.

Creación de entorno de eventos

El entorno de evento recoge los datos necesarios para realizar un evento (horario, dirección, componentes de costes, lugar, organizador, tipos de recursos y recursos.

# Creación de una sede, lugar donde se celebrará el acto. Transacción S_AHR_61011841, principal transacción para crear una sede. Seleccionamos la fecha y botón crear (hoja en blanco). Luego completamos el nombre de la sede en información adicional sede. Luego completamos los datos de la solapa dirección de la sede grabamos (disquette) y ya creamos la nueva sede.

# Creación de un componente de costos, necesarios para cargar costes de los actos e imputaciones de actividades internas de los costes del instructor. Transacción S_AHR_61011845, principal transacción para crear un componente de coste. Para crear un nuevo componente de coste clicamos entradas nuevas y completamos 1- la propuesta de importe; 2- la asignación de costo por participante, por acto o por unidad de tiempo.

# Creación de horario, n° de días, secuencia de días y horarios individuales. Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias que puede contener hasta 3 bloques con intervalos ininterrumpidos. Un bloque de secciones es un período ininterrumpido que tiene lugar un día (mañana, tarde, día entero). Transacción S_AHR_61011844, principal transacción para crear un Horario. En primer lugar definimos los horarios probables, denominación breve y larga. Luego haciendo clic e sección del día definimos los horarios. En programa diario se relacionan los puntos anteriores y combinan horarios y secciones del día.

# Creación de dirección del edificio, es la ubicación de los recursos. transacción S_AHR_61011843, principal transacción para crear una dirección. Ingresamos el detalle correspondiente para completar datos.

# Creación de organizador - empresa, se crean organizadores externos. Los de tipo empresa pueden ser destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto. Se puede utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos. A las empresas se les puede asignar tipos de objetos (tipos de actos, actos, personas externas, etc.). Transacción PSVQ - crear organizador, principal transacción para crear un organizador - empresa. Al crear es necesario actualizar el infotipo Dirección.

# Creación de tipo de recursos, se pueden crear todos os recursos que se requieran. Transacción S_AHR_61011886, principal transacción para crear tipos de recursos. En la sección características de planificación se debe indicar si e tipo de recurso corresponde a una sala, instructor, material u otro. En la sección enlace se puede asignar un centro de costo al tipo de acto.

# Creación de recursos, transacción S_AHR_61011901, principal transacción para crear otros recursos. Al ingresar a la pantalla seleccionamos crear (hoja en blanco) nuevo, o crear recurso copiando el modelo de otro creado. Se debe completar obligatoriamente la abreviatura y denominación del recurso. En la sección enlace se recomienda seleccionar "es especialización de", el tipo de recurso, y en "pertenece a" la población a la que pertenece.

# Creación de grupo de actos, agrupamos los eventos en un primer nivel. Ejemplo, creamos grupo de actos llamado Idiomas y se crearán los tipos de evento Inglés, Portugués, Francés. Transacción S_AHR_61011889, principal transacción para crear grupos de actos. Al crear estos grupos se actualizarán los infotipos: Objeto (abreviación, denominación); Descripción verbal; Enlaces/vinculaciones. Estos grupos permiten categorizar los tipos de eventos.

# Creación de tipos de actos o eventos, estos tipos contienen gran parte de la información relevante para eventos. Forman la estructura básica del catálogo de eventos. Transacción S_AHR_61011888, principal transacción para crear tipos de actos o eventos. Los tipos de eventos tienen un papel fundamental en la gestión de eventos porque se utilizan como modelos a copiar. En primer lugar crearemos el nombre y su descripción del tipo de acto o evento. Luego una descripción que nos permitirá comentar su objetivo. Estos tipos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos.

- Modelo horario principal: solapa en que se crean los horarios, al crear la fecha puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo. Para crear un horario disponemos de: modelo con horario; horario sin modelo (duración en días y hs del evento); horario definido por el usuario (n° de día y sesión diaria por día de evento).

- Capacidad: indica el n° de participantes mínimo, máximo y óptimo. La capacidad definida se compara con la del recurso (capacidad de la sala).

- Precios: indica el precio interno para la imputación interna de actividad y externo para la facturación.

- Información adicional del tipo de evento: especifica si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Además si es un congreso de varias sesiones que se celebran paralelamente.

- Vinculaciones:

>Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de acto en la jerarquía de evento.

> Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre eventos del grupo y recursos necesarios.

> Impartido por: determina instructores posibles. El sistema los propone durante la reserva de recursos.

> Utiliza por participante: material: materiales del maestro de materiales que necesitan los participantes.

> Utiliza por acto: material: materiales del maestro de materiales que necesitan los participantes.

> Organizado por: organizador.

> Presupone - Tipo de evento/cualificación: determina si los participantes deben tener como requisito haber asistido a otros eventos o poseer ciertas cualificaciones.

> Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten a participantes.

> Asignación de centro de coste: indica a que centro de coste le corresponde los costes del acto del grupo en cuestión.

> Previsto par función: determina el grupo destinatario (Objeto: función) de este tipo de evento.

> Con modelo de calificación de participante/ con modelo de calificación de evento: define modelo de calificación para eventos de este tipo.

Es recomendable seleccionar dos tipos de enlaces o vinculaciones para un tipo de evento:

- Pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.

- Requiere: tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso sala, ya que todos lo necesitan. Si se crea un evento y no tiene asignado ningún tipo de recurso en el tipo de evento al que pertenece, el sistema no permite asignarle ningún recurso.