✒️SAP FI La visualización de saldos y reportes

UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Visualización de saldos y Reportes (lección 8°)

1. REPORTE DE PARTIDAS INDIVIDUALES

1.1 UTILIZACIÓN DEL DOCUMENTO DE COMPENSACIÓN

- El documento se genera por la compensación de una o varias partidas.

- Las compensaciones pueden originarse en pagos, cobranzas o compensaciones propiamente dichas. EJEMPLO: por medio de los pagos se compensan documentos, con lo cual el "documento de pago" se convierte en el "documento de compensación".

*** NOTA = en todas las posiciones compensadas se guarda el número de documento de compensación. Este dato se puede ver en el reporte de partidas individuales, lo cual permite conocer de qué manera se realizaron los pagos.

a) Se accede a la transacción "FBL1N" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta / FBL1N - Visualizar/Modificar partidas.

b) Con la ayuda del ícono de "subtotales" se puede realizar sumatorias parciales por documentos de compensación y mostrará para cada documento de pago qué facturas o notas de crédito fueron canceladas con dicho pago.

c) En el reporte también se visualizan las partidas con "CME". Esto nos indica cómo está compuesto el saldo contable de un acreedor o deudor. EJEMPLO: del total de partidas pendientes, una parte corresponde al saldo de "Proveedores Locales", otra parte a "Anticipos pendientes" y la otra parte si se han entregado "Efectos" (cheques diferidos u otros).

1.2 LISTA CONTROL GRID

Es una forma de visualizar el reporte de partidas individuales muy similar a un Excel y resulta más cómodo para trabajar los datos del reporte.

a) Se accede a Menú / Opciones / Cambiar Lista.

b) Para retornar a la visualización anterior se realiza los mismos pasos desde Menú / Opciones / Cambiar Lista.

*** NOTA = Todos los reportes de SAP pueden descargarse en Excel, dependiendo de cual sea el reporte se puede acceder desde distintos lugares: a) desde la barra de Menú / Lista / Exportar / Hoja cálculo coste, b) desde la barra de Menú / Lista / Exportar / Fichero local (F9) y se elige el formato en que debe grabarse la lista (sin conversión es un archivo .txt, Hoja cálculo coste es un archivo Excel, HTML o en Text Format que es un archivo word).

2. REPORTE SELECCIÓN DE PARTIDAS ABIERTAS CON ANÁLISIS DE VENCIMIENTO

- Es un reporte "dinámico" donde se visualiza el monto de partidas pendientes a cancelar, los saldos se muestran aperturados por escalas de vencimiento.

- Se encuentra dentro del grupo de los llamados "Informes de Investigación" y poseen una estructura de navegación diferente.

a) Se accede a la transacción S_ALR_87012078 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Sistema de información / Acreedores partidas / S_ALR_87012078 - PA Análisis de vencimiento.

b) En la pantalla de selección se filtran los acreedores que se desean visualizar. Si no se completa el reporte mostrará todos los acreedores que posean partidas abiertas.

c) Se completa el campo "Partid.abiert.en fecha clave", ésta será la fecha desde la cual el sistema partirá para realizar la clasificación de las partidas en el rango de vencimiento correspondiente. Se "ejecuta" la transacción.

d) Estructura del reporte

° Primer nivel ~~ se visualizan los saldos de partidas abiertas de acuerdo a los días de vencimiento que contienen las condiciones de pago (0-30, 31-60, etc.). Se puede elegir cualquier rango de los que muestra el reporte y ver una apertura por los niveles de navegación (clase de documento, clave contabilización, país, acreedor) que se ve en el sector de "Navegación" ubicado en la parte de arriba del reporte.

° Segundo nivel ~~ se visualiza según la opción de navegación seleccionada. EJEMPLO: saldo de partidas abiertas aperturadas por acreedor.

° Siguiente nivel ~~ se puede seguir realizando aperturas por cualquiera de los conceptos del sector de navegación. EJEMPLO: clasificación de partidas por clase de documento.

*** NOTA = En este reporte se puede acceder a la visualización de las partidas que componen cada uno de los montos informados, desde el Menú / Pasar a / LLamar informes, el sistema mostrará las partidas que componen los saldos que se visualizan. Según en qué dato se esté posicionado, el sistema abrirá la composición de dicho valor.

3. LISTADO DE ANTICIPOS ABIERTOS

- Es un reporte donde se visualiza todos los anticipos que se hayan entregado y que se encuentren pendientes de aplicar.

a) Se accede a la transacción S_ALR_87012105 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Sistema de información / Acreedores partidas / Listado en fecha clave de anticipos abiertos - acreedores.

b) En la pantalla de selección se filtran los criterios deseados pudiendo ser por "acreedores", "cuenta de mayor asociada". EJEMPLO: "Anticipos a empleados", "Anticipos a acreedores". Se "ejecuta" la transacción.

En el reporte se visualiza para cada acreedor la lista de anticipos pendientes de aplicación.

4. SALDOS DE ACREEDORES

- Es un reporte donde se visualizan los saldos por periodos para el acreedor seleccionado. Se puede seleccionar uno o más acreedores.

- Se debe elegir la sociedad y el ejercicio. No se puede visualizar dos ejercicios al mismo tiempo.

a) Se accede a la transacción "FK10N" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Cuenta.

b) Se completan los datos en la pantalla de selección: "Acreedor", "Sociedad", "Ejercicio".

c) Estructura del reporte:

° Solapa SALDOS ~~ se visualiza saldos contabilizados de los comprobantes normales para cada periodo que tiene el ejercicio , abierto en: 1) saldos del Debe, 2) saldos del Haber, 3) saldo del periodo, 4) saldo acumulado, 5) volumen negociado (son las facturas, notas de débito o crédito que tenga el acreedor sin considerar pagos ni compensaciones, corresponde al importe facturado en el mes).

° Solapa CTA.MAYOR ESP. ~~ se visualiza saldos contabilizados por clase de CME (Anticipos, Efectos, Otros) con la misma estructura mencionada en el punto anterior.

*** NOTA 1 = Este reporte está vinculado con el reporte de partidas individuales, por lo cual si se hace doble clic en alguno de los saldos visualizados en pantalla, se podrá acceder a la visualización de partidas individuales que conforman dicho saldo.

*** NOTA 2 = Los reportes se encuentran en su mayoría en la carpeta "Sistema de Información" del menú de SAP, clasificados según su naturaleza (datos maestros, documentos, saldos, etc.).

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

° Hotspot ~~ se le llama a los puntos en los cuales puedes hacer clic y acceder a una información más detallada.

° Pool de trabajo ~~ se utiliza para armar un juego de datos a consultar, por ejemplo, hay un grupo de acreedores que te interesa consultar el saldo en conjunto y si esto lo haces habitualmente, es más práctico crear un pool con el grupo de acreedores. Para crear un pool se debe hacer por la transacción S_ALR_87002894 - Actualizar pool de trabajo para tratar partidas abiertas. Luego desde la transacción FK10N puedes llamar al pool creado.

° Transacciones para reportes de deudores ~~

FBL5N - Reporte de Partidas Individuales

S_ALR_87012168 - PA Análisis de vencimiento

S_ALR_87012199 - Listado en fecha clave de anticipos abiertos - deudores

FD10N - Visualizar saldos de deudores

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Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Arianny Griman