✒️SAP FI La visualización de Partidas Individuales

LECCIÓN: VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS INDIVIDUALES - PARTE 1

1-Partidas Individuales - Estados de Cuentas

En la unidad 2 hemos visto un avance de lo que es un reporte de partidas individuales de cuentas de mayor. En esta lección, veremos particularmente las partidas o estados de cuentas de los acreedores y deudores. La transacción y su funcionalidad es muy similar, solo que en este caso haremos mayor énfasis en temas relacionados a las cuentas a cobrar y pagar.

Selección de Cuentas

Transacción FBL1N

Finanzas>Gestión Financiera>Acreedores>Cuenta>Partidas Individuales

Transacción FBL5N

Finanzas>Gestión Financera>Deudores>Cuenta>Partidas Individuales

La pantalla de selección es idéntica a la cuentas de mayor solo que cambia el tipo de cuenta que se selecciona. Es decir Acreedores y Deudores.

La selección de partidas, es igual para los tres reportes de partidas individuales, siempre podremos optar entre Partidas abiertas, Partidas compensadas o Todas las partidas. En esta lección solo veremos las partidas abiertas.

Tipo de Partidas

Al final de la pantalla se nos agregarán dos conceptos mas los cuales veremos en las siguientes unidades, estos conceptos son Apuntes estadísticos y Operaciones Cuenta de mayhor especial. Además, desde estos reportes podremos ver operaciones con deudores y acreedores vinculados.

Es decir , si estamos en un reporte de partidas individuales de acreedores, y éste acreedor es al mismo tiempo un deudor, podremos ver un estado de cuentas consolidado del interlocutor en su conjunto.

Una vez que ejecutamos el reporte nos encontramos con las partidas del deudor o acreedor en la cual visualizaremos los datos correspondientes a los documentos.

Recordemos que podemos utilizar la funcionalidad de Layout o Disposición que está presente en la mayoría de los reportes de SAP y que nos permitirá elegir los datos que sean relevantes para nuestra consulta.

Layout : Nos permite seleccoinar mayor o menor cantidad de columnas, ordenar, clasificar, totalizar, filtrar, etc..

A continuación veremos alguno de los datos más importante de las cuentas corrientes o estados de cuenta de los deudores o acreedores.

En los reportes de partidas individuales podremos ver datos de posición y datos de cabecera de los documentos:

-Datos de Cabecera:

-Numero de documento: Número con el cual se encuentra registrado el comprobante en SAP

-Referencia: Número de documento legal.

-Clase de Documento: Nos indica qué tipo de comprobantes están pendientes (facturas, Notas de Crédito, Notas de débito, etc).

-Fecha de Documento y Fecha de contabilización: Fecha del comprobante y fecha contable.

- Datos de Posición - Referente a Pagos:

En las lecciones en las que aprendimos a contabilizar documenots de deudores y acreedores, hemos visto el concepto de cada uno de los campos referentes a condiciones de pago. Todos los datos ingresados en los documentos los podremos ver también, al momento de visualizar un reporte de partidas individuales.

-Status: indica si se trata de una partida abierta o compensada y se representa con el siguiente icono (luz roja /verde)

-Bloque de Pago: las facturas pueden bloquearse o desbloquearse de acuerdo a los procedimientos de las empresas para evitar que sean pagadas sin que haya un control previo.

-Condición de Pago: es la clave que almacena los días de plazo dentro del cual debe efectuarse el pago.

-Indicador de Vencimiento Neto: es un ícono que nos indica el estado de la partida en base a su fecha de vencimiento. Tenemos tres íconos que marcan el estado de una partida:

No vencida

Vencida

Atrasada

-Fecha Base: fecha a partir de la cual comienzan a contarse los días de pago para obteneer la fecha de vencimiento. Generalmente coincide con la fecha del documento, pero puede ser modificada.

-Fecha de Vencimiento: Fecha en la cual la partida debe cancelarse (Cobrarse o pagarse). Esta fecha siempre es un cálculo resultante de la condición de pago y la fecha base.

-Dias 1 : Días de plazo almacenados en la condición de pago para el primer vencimiento.

-Dias 2: Días de plazo almacenados en la condición de pago para un segundo vencimiento.

-Neto: Días de plazo máximo almacenados en la condición de pago para hacer efectivo el pago.

-Días de demora: es un campo variable que indica los días que han transcurrido desde el vencimiento de la partida a la fecha de consulta del reporte. Si modificamos la fecha base o la condición de pago, este campo se actualiza en consecuencia.

-Datos de Posición- Referentes a Monedas:

En los reportes también podremos ver los diferentes importes y monedas en las cuales se contabilizó un documento. En la visualización de los documentos individuales, esta opción la tenemos con el ícono Moneda de Visualización. Desde el reporte de partidas individuales no solo podremos ver los importes en las monedas registradas sino que también podremos obtener sumatorias de totales o subtotales por moneda.

Importe en Moneda de documento: Importe del comprobante en la moneda del comprobate. Puede ser en moneda local o en moneda extranjera.

Importe en Moneda Local: Importe en el cual se regsistro el documento en la moneda que utiliza la sociedad. Este importe puede coincidir con la moneda del documento.

Importe en Moneda Paralela: no olvidemos que SAP registra todas las operaciones en dos monedas paralelas que se las llaman Moneda Local 2 Y moneda local 3. En los reportes de partidas individuales podemos visualizar los montos de las monedas paralelas en las cuales se registró una operación.

Claves Monedas: son los códigos de moneda a los que hacen referencia los importes mencionados en el punto anterior.

Hay otro tipo de visualización mas parecida al excel para los reportes, debemos ir a Menú>Opciones>Cambiar lista, en esta visualización se pueden mover las columnas como uno desea, para volver a la visualización de la vista clásica se accede de la misma manera Menu, opciones , cambiar lista.

2-¿Que es un Reporte LVA?

Los reportes que hemos estado viendo, se encuentra dentro de los llamados SAP List Viewer.

List Viewer (LVA): Es una herramienta de visualización genérica que crea una lista adaptable a partir de datos predefinidos. Los reportes SAP List Viewer contienen varias funciones interactivas.

Los reportes SAP List Viewer estandarizán y simplifican la utilizacion de listados en SAP mediante una interfaz uniforme. Nos daremos cuenta que estamos en uno de ellos, cuando encontremos una barra de herramientas que nos permitirán adaptar el reporte con la ayuda de funcionalidades dinámicas.

Veamos la funcionalidad de algunos íconos de la barra de herramientas:

Permite filtrar determinados datos. El procedimiento es marcar la columna por la cual se quiere filtrar y luego presionar el icono y seleccionar los valores.

(anteojos lapiz) Permite visualizar o modificar un documento. Es similar a entrar a la transacción FB02 o FB03.

(icono sumatoria) permite generar un total al final de la lista. El icono Subtotal permite elegir un criterio por el cual generar subtotales de las columnas con sumatoria. Ejemplos : subtotales por clase de documento.

(Cuadraditos) Permiten modificar un layout, grabar un nuevo layout o seleccionar uno ya existente.

Modificaciones en masa: podremos realizar modificaciones masivas en determinados campos. el procedimiento implica marcar las partidas a ser modificadas y luego presionar el icono Modificaciones en masa.

Se abrirá una ventana con todos los posibles campos a modificar. Debemos tener encuenta que solo colocaremos un nuevo valor y todas las partidas marcadas serán modificadas por el nuevo valor.

Luego de haber ingresado los nuevos valores, se deberá presionar el ícono ejecutar modificaciones.

Para poder visualizar las modificaciones en pantalla, se deberá refrescar el reporte accediendo desde la barra de Menú Lista Refrescar.

Otra opción muy útil en el reporte de partidas individuales, es pasar a un reporte de saldos, nosotros en el reporte de partidas individuales vemos toda la composición de la cuenta ya sea de un acreedor de un deudor en incluso de una cuenta de mayor, si accedemos al Menu>Entorno>Visualización de Saldos podremos ver sumarizadas todas estas partidas individuales en saldos por mes y a su vez dentro del mes lo podemos ver abierto entre DEBE, HABER, SALDO DEL MES, SALDO ACUMULADO.