✒️SAP FI La registración de un documento contable

Lección: Video - Registración de documento contable

En esta lección se ve como registrar documentos a través de las transacciones clásicas y las transacciones enjoy.

Transacciones clásicas

La principal transacción clásica es la FB01. Existen variantes a ésta transacción que traer valores por defecto como clases de documentos y claves de contabilización.

El el vídeo se usa de ejemplo la transacción F-02 que trae por defecto la clase documento "SA" y la clave de contabilización "40", que indica que se realizará una contabilización en debe de una Cuenta de Mayor.

La transacción F-02 Contabilización general es una transacción clásica. Se llega a la misma a través del menu Finanzas > Gestión financiera > Libro mayor > Contabilización

Esta transacción por defecto en los datos de cabecera ya viene asignado la Clase de documento, que es "SA". Agregamos los datos necesarios y luego vamos a completar las posiciones del documento, por defecto esta transacción trae en la primera posición la clave de contabilización "40" (cuenta de mayor al debe), luego a través del matchcode completamos la cuenta contable para luego confirmar e ingresar a la pantalla de datos de posición.

Todas las cuentas de resultado deben llevar un centro de costo, dato útil para el módulo de CO.

Una vez terminado empezamos a ingresar la segunda posición. Ingresamos la clave de contabilización "50", que es una imputación al haber en una cuenta de mayor. Luego ingresamos la cuenta de mayor "110101", efectivo en moneda local.

Después presionamos confirmar para seguir cargando los datos de la segunda posición. Una vez terminado vamos al menú Documento > Simular para verificar que no haya errores en los datos ingresados. Si esta todos correcto podemos grabar el documento y salimos de la transacción.

Transacciones Enjoy.

Las transacciones Enjoy o Simples son transacciones con un formato diferente que agiliza y simplifica las contabilizaciones en SAP.

En estas transacciones tambien hay variantes como:

• FB50 - Contabilizaciones en cuenta de mayor
• FB70 - Contabilizaciones de deudores
• FB60 - Contabilizaciones de acreedores
• FV## - Contabilizaciones preliminares

En el vídeo de ejemplo utiliza la transacción FB50. Trae por defecto la clase de documento "SA" y una vez completado los campos necesarios pasamos a los datos de posición que se ingresan en la misma pantalla.

Para estas transacciones no es necesario ingresar la clave de contabilización y en los datos de posición empezamos ingresando la cuenta de mayor.

Ingresamos la cuenta "110101" efectivo en moneda local y luego seleccionamos si pertenece al debe o al haber. Completado el dato del importe comenzamos a ingresar las otras posiciones.

Ingresamos la cuenta de mayor "540101", comisiones bancarias al debe. En esta cuenta se debe ingresar si o si en centro de costo.

Luego ingresamos la cuenta de mayor "120011", banco francés pagadora, al haber. Para completar el importe ponemos un "*" y se completa automáticamente con la suma de las posiciones anteriores.

Si hacemos doble clic sobre una posición accedemos para ingresar algunos datos adicionales referidos a la misma.

Luego presionamos el botón simular y vemos que no haya inconsistencias para luego guardar el documento.

Preguntas

Respuesta Instructor:

Hola Augusto,

El centro de costo es un dato adicional en las imputaciones de cuentas de resultado. Este dato es válido para el módulo de CO y sirve para saber quien es el responsable del gasto. Los centros de costos definen diferentes áreas dentro de una empresa. Por ejemplo podes tener un centro de costo que sea Departamento de Administración y otro centro de costo que sea Departamento Comercial. Si contabilizas una factura con gastos de librería, la cuenta de mayor es siempre la misma, Gastos de Librería, pero con el centro de costo podes identificar a qué área pertenece ese gasto, o mejor dicho quien realizó dicho gasto, si el departamento Administrativo o el Comercial.

Saludos,

Nancy

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Consulta Alumno:

Nancy,

no me quedo muy claro para que sirve el centro de costo cuando vamos a realizar una contabilización de un documento.

Gracias, Augusto.

Respuesta Instructor:

Hola José,

El tema de las columnas de la grilla es personalizable, podes arrastrar las columnas en el orden que te quede más cómodo. Seguramente el campo Centro de Costo lo encuentres desplazandote hacia la derecha de la pantalla.

Otra opción es hacer doble clic sobre la posición y ahí es donde pasas a una pantalla igual que la F-02, luego con la flecha verde retornas a la pantalla de la transacción FB50 para continuar con el ingreso del documento.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Estimada Nancy:

¿Está bien esto?

En el ejercicio de la unidad 2 - leccion 3, al cargar la 1ra posición en FB50, pide centro de costo, pero en el formulario no hay un lugar destinado para cargarlo. Hice algún "malabarismo", ingresando a otro campo (Nro asignación?) y se abrió la pantalla de posición de F-02, donde allí pude cargar el centro de costo.

Saludos.

Respuesta Instructor:

Hola María,

Se configura por cada sociedad cual será la fecha a partir de la cual se determinará el tipo de cambio a utilizar en caso de que no se especifique en la contabilización.

Actualmente esta configurado para que se tome desde la fecha de contabilización. Esto significa que si ingresas un documento en moneda extranjera, por ejemplo con Fecha de Documento 01/04 y Fecha de Contabilización 10/04 el sistema convertirá el documento en moneda local con el tipo de cambio del 10/04.

Si en la tabla de tipos de cambio no hay valores ingresados para el día 10/04 entonces tomará el último valor que haya, si último valor ingresado es el 05/04, entonces tomará ese valor.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Hola Nancy...

En el video de la Unidad 2 Lección 3, en la parte de datos de cabecera. Menciona que si la moneda del documento a crear es una moneda extranjera, se puede capturar en el campo de al lado el tipo de cambio en el que se desea; pero si lo dejo en blanco.

Que tipo de cambio toma?... el de la fecha contabilización del documento? el último registrado?...

Respuesta Instructor:

Hola María del Carmen,

Para poder tener ese campo disponible, en la transacción FB50, existe un botón, arriba, a la derecha de la pantalla que se llama Opciones de Tratamiento. Haces un clic ahí y te lleva a otra pantalla. En la parte de abajo, hay un campo que se llama Clase de Documento - Opción, ahí debes elegir la opción 2 (Clase de documento listo para entrada).

Luego grabas y retornas a la pantalla anterior con la flecha verde.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Buenas tardes,

En el ejercicio 2 "Contabilizar con FB50" en la solución, en la pantalla de introducción de datos hay un campo para rellenar la clase de documento pero cuando lo intento hacer en la aplicación, ese campo no sale en ningún lado, ¿porqué?

Respuesta Instructor:

Hola Erica, te comento sobre los puntos que me consultas:

1) Si, se podría realizar por medio de una sustitución siempre y cuando al momento de transaccionar existan los datos del tercero y exista información suficiente que permita ir a buscar el dato a sustituir. Lo que se puede armar es un rutina abap que posea una lógica de búsqueda para recuperar el valor a sustituir en el campo asignación.

2) Los modelos de imputación son muy útiles cuando se realizan asientos contables repetitivos, con las mismas cuentas, no necesariamente con los mismos importes. Al contabilizar un documento podrías utilizar el modelo de imputación y solo completar los datos de cabecera. Las claves de contabilización, cuentas de mayor, centros de costos y otros datos adicionales ya estarían determinados por el modelo. Si el modelo no contiene importes, entonces habría que ingresar los importes correspondientes a la operación.

Los modelos de imputación pueden ser muy prácticos para contabilizar provisiones, liquidaciones impositivas, ajustes de cierre o cualquier otra operación que se realice de manera repetitiva.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

1) Buenas tardes, Nanci se puede colocar en le campo de asignación que derive un numero de identificación de un tercero, como se realizaría este parámetro para todos los documentos?

2) Podrías por favor ampliarme lo de los modelos de imputación es que en realidad no me quedan claros, referente a cual es su verdadera utilidad?

Respuesta Instructor:

Hola Alma,

Si, puedes visualizar la lista de documentos preliminares desde la transacción FBV3, presionas el botón Lista de Documentos, completas con la sociedad y luego ejecutas el reporte.

Como resultado obtendrás una lista de todos los documentos preliminares. Cuando un documento preliminar sea contabilizado de manera definitiva, desaparecerá de éste reporte.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Nancy,

Con respecto a las transacciones enjoy al utilizar la FV70, FV60, etc. ¿como puedo visualizar las contabilicaciones preliminares de cada concepto? es decir, ¿existe alguna transaccion que me permita saber cuales son todas las contabilizaciones preliminares que hay en la sociedad?