✒️SAP FI Las transacciones clásicas de contabilización de documentos

01 _ Unidad 3 _ Notas L07

Transacciones Clásicas de Contabilización de Documentos.

AUDIO TIPS: Bloqueo de pago, las facturas que se ingresan por FI no se bloquean automáticamente.

AUDIO TIPS: campo texto permite informar el motivo de la compra, campo asignación es de libre utilización, campo clave de clasificación dependiendo de la clave que posea el dato maestro el sistema graara automáticamente un texto en campo asignación. Ej. Numero de facturas + el ejercicio

F-02

Se trata de una transacción clásica que se utiliza para la contabilización de documentos.

Esta transacción trae como datos por defecto la clase de documento SA y la clave de contabilización 40 para iniciar la registración con una cuenta de mayor, sin embargo, desde aquí se podrá imputar a cualquier tipo de cuenta, ya sea acreedores, deudores y activos fijos.

La transacción F-02 es igual a la transacción FB01 solo que trae datos propuestos para su registración.

FB02

Transacción estándar de SAP que permite modificar documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a modificar los datos:

• De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
• Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

Los datos que se pueden modificar en un documento de SAP no son muchos. A nivel de cabecera se podrá modificar el texto de cabecera y el campo Referencia.

A nivel de posición de pueden modificar mas campos como el texto, la asignación, clave de referencia, vía de pago, bloqueos de pagos, etc.

Nunca se podrán modificar datos relevantes como fechas, importes, cuentas de mayor o imputaciones adicionales como centros de costos, centro de beneficios, etc.

FI02

Transacción FI02 - Modificar Banco

Transacción utilizada en SAP para modificar los datos de una clave de banco o banco país.

La clave de banco es el código con el cual se representa un banco en un determinado país. Normalmente esta clave es asignada por el banco central o superintendencia de bancos a cada una de las instituciones financieras que operan en el país.

Para acceder a modificar un banco se deberá indicar el país y la clave de banco.

Puede acceder a la Transacción FI02 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Bancos
        • Datos maestros
          • Maestro de banco
            • FI02 - Modificar

FK02

Transacción FK02 - Modificar Acreedores

Transacción utilizada en SAP para modificar datos de acreedores en el segmento General y en el segmento Sociedad.

Para modificar es necesario indicar el número de acreedor y la Sociedad. También se deberán marcar las vistas que se desean modificar. Cada vista es una solapa de la transacción.

Si no se completa el campo sociedad, solo se podrá modificará el segmento General.

Puede acceder a la Transacción FK02 utilizando el menú:

• Menú SAP
  • Finanzas
    • Gestión financiera
      • Acreedores
        • Datos maestros
          • FK02 - Modificar

FD02

Transacción de FI-AR para modificar datos maestros de deudores.

Para acceder a la transacción será necesario indicar el número de deudor y la sociedad en la cual se desea hacer la consulta.

Infotipo 0267

Es el infotipo que coreresponde a "Pagos complementarios en Nómina Especial".

El infotipo de Pago fuera de ciclo adicional (0267) no está disponible para todos todos los países.

Para crear pagos adicionales fuera del ciclo, tiene las siguientes opciones:

• Si sólo deseamos crear un pago adicional fuera de ciclo para uno o varios empleados, le recomendamos que utilice Off-Cycle Workbench. De este modo, el sistema evita que realicemos varios pasos que debe llevar a cabo de forma manual en el infotipo Pago fuera de ciclo adicional (0267).
• Si deseamos crear pagos adicionales fuera de ciclo para muchos empleados, es recomendable modificar el infotipo de pago adicional fuera de ciclo (0267) mediante Entrada por lote o Entrada rápida.

La tabla base de datos estándar PA0267 se utiliza para almacenar el registro maestro de recursos humanos para el infotipo 0267.

VF02

Transacción de SAP para modificar una Factura de Venta.

Permite el acceso a todos los datos de la Factura emitida al cliente y la modificación de sólo algunos de sus datos.

A esta actividad suelen tener acceso solamente aquellos habilitados para su creación o verificación y control de sus datos, debiendo asegurarse de no autorizar a usuarios que pudieran vulnerar criterios de Auditoría en el mantenimiento de este tipo de documento.

CLASES DE CUENTAS

En SAP existen las siguientes clases de cuenta que se utilizan para identificar la clase de cuenta que corresponde a la posición de un documento contable:

• S: Cuenta de mayor
• K: Cuenta de acreedor
• D: Cuenta de Deudor
• A: Cuenta de activos fijos

SAP CO Tipo de Clases de Costes Primarias

El tipo de clase de coste es una función del control técnico. Esta función determina si se puede contabilizar directamente o indirectamente en una clase de coste.
Métodos de contabilización directa: Se contabiliza un importe fijo en una cuenta especificando el número de cuenta. Se puede contabilizar directamente en todas las clases de coste primario.

• 01: Clase de coste primario. Este tipo de clase de coste puede cargarse con todas las contabilizaciones primarias, por ejemplo, en la Gestión financiera (FI) o la Gestión de materiales (MM).
• 23: Clase de coste de periodificación/Método de recargos. Este tipo de clase de coste sólo se podrá utilizar en la Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA) con el método de recargos de la periodificación.
• 04: Clase de coste de periodificación/Método teórico=real. Este tipo de clase de coste puede utilizarse sólo en el método teórico=real de periodificación con la Contabilidad de centros de coste.
• 11: Clases de ingreso. El tipo de clase de coste se utiliza para contabilizar ingresos.
• 12: Reducción de ingresos. Las clases de coste de este tipo se utilizan para contabilizar reducciones de ingresos.
• 22: Liquidación externa. Las clases de coste de este tipo se utilizan para liquidar costes de orden, proyecto u objeto de coste para objetos fuera del Controlling.
• 90: Clase de coste para las cuentas de balance en la Gestión financiera. El sistema crea automáticamente las clases de costes de este tipo al crear clases de coste en el Controlling que tengan contabilidad de activos fijos, es decir, cuentas de balance como las correspondientes a las cuentas de mayor en la Gestión financiera.
• 12: Reducción de ingresos. Las clases de coste de este tipo se utilizan para contabilizar reducciones de ingresos.
• 22: Liquidación externa. Las clases de coste de este tipo se utilizan para liquidar costes de orden, proyecto u objeto de coste para objetos fuera del Controlling. Los objetos externos a CO pueden ser, por ejemplo, cuentas de activo fijo (AM), materiales (MM) o cuentas de mayor (FI).

Clases Globales

Las clases en ABAP pueden ser declaradas globalmente o localmente.

Las clases globales se crean a través de la transacción estándar SE24 Generador de Clases.

Las clases que creemos a través del Generador de Clases pueden ser accedidas desde cualquier programa ABAP.

Las clases son el elemento central de la orientación a objetos. Una clase describe un elemento general o un concepto general.

Las clases contienen componentes como: Atributos, Métodos y Eventos.

Tipo de Clase de Coste

El tipo de clase de coste es una función del control técnico. Esta función determina si se puede contabilizar directamente o indirectamente en una clase de coste.
Métodos de contabilización directa: Se contabiliza un importe fijo en una cuenta especificando el número de cuenta. Se puede contabilizar directamente en todas las clases de coste primario.

• 01: Clase de coste primario. Este tipo de clase de coste puede cargarse con todas las contabilizaciones primarias, por ejemplo, en la Gestión financiera (FI) o la Gestión de materiales (MM).
• 23: Clase de coste de periodificación/Método de recargos. Este tipo de clase de coste sólo se podrá utilizar en la Contabilidad de centros de coste (CO-OM-CCA) con el método de recargos de la periodificación.
• 04: Clase de coste de periodificación/Método teórico=real. Este tipo de clase de coste puede utilizarse sólo en el método teórico=real de periodificación con la Contabilidad de centros de coste.
• 11: Clases de ingreso. El tipo de clase de coste se utiliza para contabilizar ingresos.
• 12: Reducción de ingresos. Las clases de coste de este tipo se utilizan para contabilizar reducciones de ingresos.
• 22: Liquidación externa. Las clases de coste de este tipo se utilizan para liquidar costes de orden, proyecto u objeto de coste para objetos fuera del Controlling.
• 90: Clase de coste para las cuentas de balance en la Gestión financiera. El sistema crea automáticamente las clases de costes de este tipo al crear clases de coste en el Controlling que tengan contabilidad de activos fijos, es decir, cuentas de balance como las correspondientes a las cuentas de mayor en la Gestión financiera.
• 12: Reducción de ingresos. Las clases de coste de este tipo se utilizan para contabilizar reducciones de ingresos.
• 22: Liquidación externa. Las clases de coste de este tipo se utilizan para liquidar costes de orden, proyecto u objeto de coste para objetos fuera del Controlling. Los objetos externos a CO pueden ser, por ejemplo, cuentas de activo fijo (AM), materiales (MM) o cuentas de mayor (FI).

CLASE DE DOCUMENTO

Es un dato de cabecera de los documentos contables y se identifica con una clave de dos caracteres.

Por ejemplo:

• KR Factura de Acreedor,
• KG Nota de Crédito Acreedor,
• SA Documentos .

La clase de documento se utiliza también para clasificar los documentos contables por su naturaleza. Además es el dato que determina el rango de numeración de los documentos.

SAP SD Clase de Factura

Controla el tratamiento de documentos de facturación, como facturas, abonos y notas de cargo y documentos de anulación.

La clase de documento de facturación controla el documento de facturación entero.

Se pueden utilizar clases de documento de facturación para tratar las distintas operaciones comerciales efectuadas durante el tratamiento de la facturación.

Se pueden definir funciones específicas para cada clase de documento de facturación. Esto se hace utilizando elementos de operación que se especifican en tablas. Las clases de documento pueden ajustarse a las necesidades de la empresa.

También se pueden definir clases de documento de facturación nuevas, si las definidas en el sistema SAP no se ajustan a las necesidades de la empresa.

NB

Tipo de documento estándar para documentos de compra.

Al momento de creación de un documento de Compra (de manera similar a otros módulos) lo primero que solicita SAP es la Clase de documento, la cual condiciona numerosas particularidades del mismo.

La mencionada clase denominada "NB" es la correspondiente al estándar o más básica de ellas.

SOCIEDAD

Unidad organizativa del módulo de Finanzas (FI), que integra una unidad contable legal e independiente.

Comprende la gestión organizativa más pequeña para la cual se define un grupo de cuentas y para la cual se fijan los reportes fiscales y legales para el exterior de la organización.

Se debe tener al menos una sociedad financiera en SAP para poder operar.

Todas las operaciones relevantes para la Gestión Financiera, FI, se almacenan a nivel de sociedad.

Toda Sociedad en SAP, para poder operar gestiona un plan de cuentas y una variante de ejercicios.

Se pueden tener varias sociedades dentro de la misma instancia de SAP (mandante). Las mismas pueden ser totalmente independientes y trabajar con planes de cuentas y variantes de ejercicios diferentes.

Sociedad FI

Se refiere a la sociedad creada en el módulo de FI y que representa a una entidad legalmente constituida.

Los balances contables exigidos por ley se crean a nivel de sociedad. Por lo tanto, la sociedad es la estructura mínima necesaria en SAP Financials.

Los principales parámetros que se le asignan a una sociedad son los siguientes:

• País
• Moneda
• Plan de cuentas
• Variante de ejercicio

Tipo de Cotización

Pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, promedio, etc.

El tipo de cambio es el valor o la relación de valor entre dos monedas.

Los tipos de cambio para cada tipo de cotización se ingresan diariamente desde la transacción OB08.

Transacción Ob08

Transacción OB08 - Actualizar Tipos de Cambio

Transacción utilizada en SAP para ingresar la relación monetaria entre dos monedas para una fecha determinada.

Los datos necesarios para completar la transacción son los siguientes:

Tipo de Cotización: Pueden existir diferentes tipos de cambio para una misma relación de moneda. A cada una de estas posibles relaciones se la denomina Tipo de Cotización. Ejemplo, Tipo de Cambio Comprador, Vendedor, Oficial, etc.

Fecha de validez: indica la fecha desde la cual es válido el tipo de cambio

Moneda de Origen y Moneda de Destino: son las monedas que forman el tipo de cambio.

Tipo de Cambio: el valor de la relación entre las dos monedas.

Puede acceder a la Transacción OB08 utilizando el menú:

• Menú SPRO
  • SAP NetWeaver
    • Parametrizaciones generales
      • Monedas
        • OB08 - Indicar tipos de cambio

SAP FI Monedas y Conversiones

En todas las operaciones contables siempre se debe seleccionar la moneda en la cual se registrarán las operaciones. Además, se puede ingresar el tipo de cambio o dejar que el sistema lo determine en base a la tabla de tipos de cambio.

Las definiciones sobre moneda son a nivel mandante ya que son válidas para todos los módulos de SAP y no solo para FI, es por esto que el customizing de monedas se encuentra bajo el nodo SAP Netweaver.

Consideraciones para la creación de monedas:

• La definición de claves de moneda es libre y puede ser una clave alfanumérica de hasta 5 caracteres.
• Para cada clave de moneda se puede fijar una fecha de validez.
• El código ISO es la clave de moneda internacional. Es recomendable que la clave de moneda coincida con la clave de código ISO.

TIPO DE CAMBIO

Es la relación cambiaria que existe entre dos monedas. Se utilizan para convertir un importe de una moneda a otro.

TIPOS DE COTIZACIÓN

Para cada par de monedas se pueden crear varios tipos de cambio que se diferencian por el tipo de cotización (promedio, comprador, vendedor, etc.). Los distintos tipos de cotización se pueden utilizar con diferentes fines, como la valoración, la conversión y la planificación entre otros.

MONEDA

Las operaciones pueden contabilizarse en todas las monedas definidas en la base de datos de empresa.

Las monedas que tiene SAP pre-parametrizadas son las estandarizadas por el código ISO 4217 que tiene el objetivo de definir códigos de tres letras para todas las divisas del mundo.

Puede definir una nueva moneda en SAP en la siguiente ruta del customizing:

• SPRO
  • SAP NetWeaver
    • Parametrizaciones generales
      • Monedas
        • Verificar códigos de moneda

Moneda Local

Se refiere a la moneda de la sociedad en la cual se llevan los estados contables de una empresa.

La moneda local suele ser la moneda de curso legal del país en el que se encuentra la sociedad financiera.

SAP permite obtener balances multimonedas, por lo cual, una sociedad puede tener hasta 3 monedas locales que se identifican como:

• ML: Moneda Local
• ML2: Moneda Local 2
• ML3: Moneda Local 3

SAP FI Clases de Documentos y Claves de Contabilización

Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera es la clase de documento y en las posiciones el principal campo de control es la clave de contabilización.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de ninguna sociedad en particular.

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

• Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, es decir, si permite imputaciones en cuentas de mayor, de acreedores, deudores o activos fijos.
• Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

Las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina qué tipo de imputación se está realizando, si es un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones

• Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.
• Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME
• Controlar el status campo de la imputación.

Clave de Contabilización

Clave de dos caracteres que determina si una imputación corresponde al Debe o al Haber y si la cuenta a imputar corresponde a cuentas de mayor (S), acreedor (K), deudor (D), activos fijos (A) o materiales (M).

Las claves de contabilización mas comunes son las siguientes:

• 01 - Deudor al Debe
• 11 - Deudor al Haber
• 21 - Acreedor al Debe
• 31 - Acreedor al Haber
• 40 - Cuentas de Mayor al Debe
• 50 - Cuentas de Mayor al Haber

Las operaciones en cuenta de mayor especial (CME) utilizan claves de contabilización especificas:

• 09 - Deudor con CME al Debe
• 19 - Deudor con CME al Haber
• 29 - Acreedor con CME al Debe
• 39 - Acreedor con CME al Haber

Fecha de Vencimiento