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✒️SAP FI Sustituciones y validaciones

SAP FI Sustituciones y validaciones

SAP FI Sustituciones y validaciones

Sustituciones y Validaciones

1. VALIDACIONES

La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento.

El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida

2. SUSTITUCIONES

La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo

3. CARACTERISTICAS

Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución

Se debe decidir a qué área de aplicación se aplicará la validación/sustitución

El área de aplicación es donde se utiliza la validación, la sustitución (en qué módulo). Las áreas de aplicación que utilizan validaciones y sustituciones son:

FI Gestión financiera

CO Contabilidad de costes

AM Contabilidad de activos fijos

GL Libros especiales

CS Consolidación (sólo validaciones

PS Sistema de proyectos

RE Bienes inmuebles

PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones

Cada aplicación define las estructuras disponibles y habilita los campos para la sustitución

Se debe seleccionar el evento correcto para la validación/sustitución

Los eventos son lugares específicos de una aplicación que define la ubicación exacta donde se lleva a cabo una validación/sustitución. Se proporcionan tres eventos para FI:

1. Cabecera de documento

Con este evento podemos validar los datos de cabecera de un documento. Ejemplo: que la fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización

2. Posición de documento

Con el evento de posición podemos validar los datos de una posición. Por ejemplo, si se trata de una cuenta de acreedor, que se complete un determinado campo con valores específicos. Para armar la validación en un evento de posición de documento podemos utilizar datos de cabecera.

Ejemplo, si la clase de documento es "KG" y el tipo de cuenta es de acreedor, entonces el campo Referencia Factura debe tener un valor.

3. Documento completo

En el evento de documento completo se tienen en cuenta todas las posiciones de un documento para realizar la validación. En este evento sólo se pueden utilizar aquellos campos numéricos con los que se puede ejecutar principalmente cálculos matemáticos

Por ejemplo se pueden utilizar los siguientes operadores para indicar para validaciones y sustituciones de evento 3:

TOT( ) Total del documento

MED( ) Media del documento

MAX( ) Valor máximo de todas las líneas del documento

MIN( ) Valor mínimo de todas las líneas del documento

GRUPO Compara un grupo de totales con otro

Un ejemplo de validación de documento completo sería validar que la suma de un determinado grupo de cuentas no sea menor a otro grupo de cuentas

Se debe definir la validación/sustitución: Para definir validaciones y sustituciones se deben crear pasos que contiene Condiciones, Verificación y mensaje. Este punto lo desarrollamos más adelante donde se explica como crear una validación /sustitución

Se deben asignar la validación/sustitución a una unidad organizativa apropiada (p. ej.: sociedad FI para Gestión financiera, sociedad CO para Controlling): Una validación/sustitución puede ser válida para varias sociedades al mismo tiempo

Por último activar la validación/sustitución: La validación/sustitución debe estar activada para el evento correcto. Existen los siguientes grados de activación para la combinación de la unidad organizativa evento sustitución (o validación): 0 Inactivo / 1 Activo para ventana de diálogo y segundo plano / 2 Activo excepto para batch input

4. Configuración

Transacción OB28 Validaciones Transacción OBBH Sustituciones

GF NUEVO - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) – Herramientas - Validación/Sustitución - Validación en documentos contables

Una Validación cuenta con pasos o etapas. Cada paso que creemos es una nueva validación. Un paso comprende:

Condición

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará una validación. Si la condición se cumple, entonces se pasa a la Verificación. Por ejemplo : Si la clase de documento se encuentra dentro del SET ZFACTURAS_DEUDOR y la clase de cuenta es igual a D, el sistema realizará la validación

Verificación

Establece que es lo que el sistema debe verificar. Si la verificación es satisfactoria se puede continuar con la operación. Si la verificación no se cumple, entonces el sistema mostrará un mensaje de error

Mensaje

Al configurar una validación se pueden crear mensajes específicos para que el usuario entienda que es lo que debe corregir, de modo que la validación le permita seguir registrando el documento

En el caso de una sustitución es muy similar y se cuenta con los siguientes pasos o etapas:

Condición

Por medio de la condición se establece cuándo se iniciará la sustitución de un campo. Si la condición se cumple, entonces se sustituye el campo que se define en el próximo paso (Campo a sustituir).

Campo a sustituir

Se especifica cual es el campo que se deberá sustituir y de qué manera se hará, es decir, cómo se obtendrá el valor con el cual se sustituirá el campo

5. Editor de formulas

El Editor de fórmula proporciona una interfaz de fácil manejo para indicar sentencias lógicas y aritméticas.

Dependiendo del contexto y de los requisitos, existen diferentes pulsadores disponibles con los que se puede indicar sentencias lógicas para las fórmulas

El sistema sólo permite que se indiquen sentencias correctas, de manera que no aparezcan errores cuando se utilicen las reglas

Una gran ventaja que tienen los operadores es que no es necesario conocer todos los campos y tablas, sino que el sistema nos muestra la lista de campos y tablas disponibles

El operador TRUE significa que es válido siempre. Es decir, si creamos una condición que tenga el operador TRUE la validación se realizará SIEMPRE

6. Mensajes

Las validaciones tienen por objetivo mostrar un mensaje al usuario para que tome una determinada acción. Para lo cual hay que crear los mensajes. Los mensajes siempre se crean bajo una clase de mensaje

Desde la transacción en la cual estamos definiendo una validación podemos acceder a crear un nuevo mensaje. Pero si fuera necesario, podemos acceder a la transacción SE91 a crear los mensajes

Debemos seleccionar la clase de mensaje en el cual crearemos el mensaje, en el ejemplo de la imagen 3.9.4, se creará en la clase Z1, presionamos el ícono Modificar y escribimos el nuevo mensaje.

Elegimos un número de mensaje para identificar el mensaje a crear y completamos el texto del mensaje

Al crear mensajes se pueden crear variables que se identifican con el símbolo &. Luego se le asignará un campo a la variable y al momento de mostrar el mensaje al usuario, el mensaje mostrará el valor de dicha variable

Por ejemplo, en el mensaje 024, la variable corresponde a la clase de documento. Si el usuario se encuentra registrando un movimiento con la clase de documento DR, el mensaje mostrará el siguiente error:

Para la clase de doc DR completar el campo Asignación

El tipo de mensaje determina cuales son las consecuencias de que la validación no haya sido exitosa. Los posibles valores de un tipo de mensaje son los siguientes:

A Cancela la transacción: se vuelve a la pantalla SAP Easy Access.

E Error: el sistema muestra el mensaje, se soluciona el error y se puede continuar.

W Advertencia: a pesar del mensaje de la validación se puede continuar con la operación.

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Sobre el autor

Publicación académica de Marco Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Master

Marco Guerra

Profesión: Economista, Especialista en Gerencia Financiera - Colombia - Legajo: SR93Q

✒️Autor de: 130 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Economista especializado en gerencia financiera, con más de 10 años de experiencia laboral en empresas del sector real y privado en las áreas administrativas y financieras.

Certificación Académica de Marco Guerra

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Sustituciones y validaciones" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Expert

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OB28 Validaciones OBBH Sustituciones SM30 visualizar más campos para mensajes y sustituciones SE91 Mensajes Set de datos, es recomendable nombrar los desarrollos iniciando con una Z para diferenciarlos de los standares de SAP

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Creado y Compartido por: Angie Mayerli Neisa Ballesteros / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES Validaciones: Verifica valores antes de la registracion de un documento, en caso de que no se cumpla emite un mensaje de error. Sustituciones: Remplaza el valor de un campo. MEDIDAS PARA EJECUTAR VALIDACION SUSTITUCION 1. Area en la que se realizara validacion sustitucion. 2. Se debe seleccionar el evento correcto para validacion sustitucion. 3. Se debe definir la validacion sustitucion. 4. Realizar validacion sustitucion a la unidad organizativa apropiada. 5. Por ultimo activar la validacion sustitucion. TRANSACCION OB28 VALIDACIONES TRANSACCION OBBH SUSTITUCIONES Transacciones para la validacion de documentos contables. Una validacion cuenta con pasos, cada paso es una validacion, un paso comprende: Condicion:...

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LECCION9 Validaciones: antes de la registracion de un documento. validacion o sustitucion: se necesita estabeces el area de aplicacion y el evento correcto (cabecera de doc, posicion de documento, doc completo) y la validacion propiamente dicha. grados deactivacion para la combinacion de la unidad organizativa evento sustitucion: 0 inactivo, 1 activo para ventana de dialogo y 2 activo excepto para batch input (es una tecnica que consiste en simular a un usuraio ingresando datos en sap pero de manera automatica y usando las validaciones que nos proporciona el sistema en sus transacciones) set de datos : se crea en cada mandante no se puede incluir en unaorden de transporte. mensaje se identifaica con un nro y clave se91 set de datos comienzan...

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Creado y Compartido por: Viviana La Sala

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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES 1. VALIDACIONES: verifica determinados valores antes de la registracion de un documento, el sistema realiza una verificacion y en caso de que no se cumpla emite un mensaje que puede ser de error o de advertencia. 2. SUSTITUCIONES: reemplaza el valor de determinado campo. 3. CARACTERISTICAS DE LAS VALIDACIONES Y SUSTITUCIONES: se debe elegir el area de aplicacion, ej: FI, CO, AM, GL, CS, etc. se debe seleccionar el evento para la validacion o sustitucion, los eventos en FI son: la cabecera de documento en donde validamos los datos de cabecera como las fechas de documento, la posicion de docuemento en donde validamos los datos de posicion y el documento completo en donde se tienen en cuenta todas las posiciones...

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Creado y Compartido por: Andrea Munoz Murcia

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SUSTITUCIONES Y VALIDACIONES VALIDACIONES La función de validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento El sistema realiza la verificación en caso de que no se cumpla emite un mensaje SUSTITUCIONES La sustitución reemplaza el valor de determinado campo CARACTERÍSTICAS Se debe decidir a que área de aplicación se aplicará la validación / sustitución Áreas en las que se utiliza: FI, CO, GL, AM activos fijos, CS consolidación, PS sistema de proyectos, RE bienes inmuebles PC contabilidad de CEBE eventos de FI: cabecera de documento (fecha de documento no sea mayor a la fecha de contabilización),...

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Creado y Compartido por: Cristina Gabriela Pinto Ramos

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Unidad 3; Leccion: Validaciones y Sutituciones 1.- Validaciones: La funcion de la validacion permite verificar determinados valores antes de la registracion de un documento. El sistema realiza la verificacion y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. 2.- Sutituciones: reemplaza el valor de un determinado campo 3.- Caracteristicas: - Se debe decidir a que area de aplicacion se aplicara la validacion / sustitucion - Se debe seleccionar el evento correcto para la validacion / sustitucion - Se debe definir la validacion / sustitucion - Se debe asignar la validacion / sustitucion a una unidad organizativa apropiada (puede ser valida para varias sociedades) - Activar la validacion / sustitucion:...

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Sustituciones y Validaciones 1.- Validaciones Permitir determinados valores en la registración de un documento con mensajes de advertencia o error. 2.- Sustituciones La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo. 3.- Características Definir área de aplicación: FI Gestión Financiera CO Contabilidad e Costes AM Contabilidad de Activos Fijos GL Libros Especiales CS Consolidación (sólo validaciones) PS Sistema de Proyectos RE Bienes Inmuebles PC Contabilidad de centros de beneficio (sólo sustituciones). Seleccionar el evento correcto. En FI tenemos 3 eventos: Cabecera de Documento Posición de Documento Documento Completo...

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Creado y Compartido por: Victor Jorquera Alvarado

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Sustituciones y validaciones Las validaciones: La función de la validación permite verificar determinados valores antes de la registración de un documento. El sistema realiza la verificación y en caso de que no se cumpla emite un mensaje, el cual puede ser de advertencia o de error. Si se trata de un mensaje de error no se graba el documento hasta que no se cumpla con la validación establecida. Las sustituciones. La sustitución reemplaza el valor de un determinado campo. Las características: Se requieren las siguientes medidas para ejecutar una validación/sustitución: Se debe decidir a que área de aplicación se aplicara la validación/sustitución....

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Creado y Compartido por: Alexander Manchola Devia / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

 


 

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