✒️SAP FI El sistema de informes (AA)

Lección: Sistema de informes (AA)

1 | Cuadro de Activos Fijos

Desde el punto de vista de la Contabilidad de activos fijos, el complemento más importante del balance es el cuadro de activos fijos. En el cuadro de activos fijos se visualizan todas las modificaciones del patrimonio de activos fijos (movimientos) en un ejercicio. Se puede definir cualquier cantidad de versiones del cuadro en el Sistema. SAP también proporciona versiones estándar del cuadro de activos fijos.

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Pantalla de Selección

La pantalla de selección se divide en varias partes, donde cada una de estas partes impacta en los resultados que obtendremos del cuadro de activos fijos.

1- Selecciones Generales

En las selecciones generales deberemos delimitar las sociedades para la cuales deseamos emitir el cuadro. Si no deseamos ver la totalidad del patrimonio de activos fijos, se podrá filtrar por clases de activos y/o números de activos.

2 - Opciones de visualización

Podremos elegir las siguientes opciones

• Fecha del Informe: permite establecer hasta que fecha el reporte deberá considerar los movimientos a incluir en la visualización del cuadro de activos fijos.

• Área de Valoración: solo se puede elegir visualizar los valores de activos correspondiente a un área. Aquí son muy útiles las áreas derivadas. Recordemos que las áreas derivadas son áreas que suman valores de más de un área real.

• Variante de clasificación: sirve para clasificar los activos dentro del reporte y además muestra subtotales por cada uno de los criterios de clasificación. (Si utilizamos la opción Control Grid, no tiene sentido utilizar una variante de clasificación ya que por medio del layout podremos definir o cambiar los criterios seleccionados en este campo).

• Lista de Activos: se puede llamar el cuadro de activos fijos como lista de totales o como una lista detallada que muestra los activos fijos individuales. La lista detallada muestra la fecha de capitalización para cada activo. La lista de totales muestra los saldos por clase de activos.

Imagen 7.8.1 - Cuadro de Activos Fijos - Pantalla de Selección

3 - Representación

El tilde utilizar ALV Grid Control habilita las funcionalidades para modificar la disposición de las columnas, el orden, tamaño, clasificación de datos y subtotales.

Clave de Amortización: es una delimitación adicional al cuadro de activos fijos que solo mostrará aquellos activos que poseen la clave de amortización que se especifica en este campo.

4- Otras Parametrizaciones

La estructura del cuadro de activos fijos es muy variable según las leyes impositivas de los distintos países. En SAP se puede definir libremente la estructura de filas y columnas en el cuadro de activos fijos. La definición de la estructura del cuadro es una tarea de customizing por medio de la cual se clasifican en diferentes columnas las distintas clases de movimientos de activos fijos. Por ejemplo, en algunos países no es necesario mostrar una columna que refleje las transferencias de activos fijos y se muestra en las Altas y Bajas, en otros en cambio se muestran por separado, las traspasos y las amortizaciones de los traspasos.

Simultáneamente, se pueden definir los valores que deben visualizarse, el tilde visualizar amortizaciones contabilizadas solo muestra las amortizaciones realmente contabilizadas, sin el tilde el reporte mostrará los valores de amortización previstos para el ejercicio (valores plan).

Imagen 7.8.2 - Cuadro de Activos Fijos - Pantalla de Selección

Al ejecutar el reporte veremos el cuadro de activos fijos, el cual puede gestionarse con todas las herramientas brindadas por un reporte ALV, cambiar la disposición de los datos, descargar el reporte en un archivo local, imprimir, etc.

En la imagen 7.8.3 vemos la primer parte del reporte, en el cual podemos identificar para cada clase de activo fijo, los números de activos fijos que los componen, la denominación y su fecha de capitalización. A continuación comienza la visualización de valores, los cuales dependerán de la versión del cuadro de activos fijos.

Imagen 7.8.3 - Cuadro de Activos Fijos - Valores al Inicio

En el ejemplo que hemos preparado para esta carrera, el cuadro de activos fijos nos muestra primero los valores al inicio del ejercicio de capitalización, amortización y valor neto contable. A continuación se visualizan los valores del ejercicio actual aperturados por Altas, Traslados, bajas y amortizaciones. Al final del cuadro nos encontraremos con los valores de capitalización al cierre, amortizaciones acumuladas y el valor neto contable.

Imagen 7.8.4 - Cuadro de Activos Fijos - Valores al Cierre

Tip Audio:

Lo que determina que los valores estén en una columna o en otra es la clase de movimiento cada imputación que se realiza en la contabilidad de activos fijos siempre lleva una clase de movimiento ya sea la que colocamos nosotros cuando hacemos la operación o la determina el sistema de forma automática, esto es lo que nos permite definir diferentes cuadros de activos fijos, por ejemplo definir que los traspasos están en la columna de alta, como el traspaso tiene un valor negativo y positivo en diferentes activos no generaría un impacto en el total de las altas, teniendo en cuenta esto podemos definir distintos cuadros de activos fijos de acuerdo a la necesidad de información.

Generalmente para exponer en los anexos del balance se utiliza un cuadro con los valores sumarizados por clase de activo. Para listarlos de esta manera será necesario colocar la opciones Solo Totales del grupo en la pantalla de selección.

Imagen 7.8.5 - Cuadro de Activos Fijos - Totales de Grupo

2 | Reporte de Amortizaciones

El reporte de amortizaciones nos permite obtener datos respecto a la solapa Valoración de cada activo y también los valores capitalización, amortización y valor neto contable. La pantalla de selección de este reporte es similar al cuadro de activos, con la salvedad de que en este reporte no necesitamos seleccionar una versión del cuadro de activo fijos.

Transacción S_ALR_87012004

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|-> Total de Amortizaciones

Imagen 7.8.6 - Reporte de Amortizaciones

3 | Reporte Patrimonio de Activos Fijos

El reporte muestra el patrimonio de activos fijos en un área de valoración. Para cada activo dijo se visualiza el valor de adquisición acumulado al principio del ejercicio, las amortizaciones acumuladas incluidas las previstas para el ejercicio actual y el valor neto contable previsto para el final del ejercicio que se ha consultado.

Transacción S_ALR_87011963

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Imagen 7.8.7 - Patrimonio de Activos Fijos

Tip Audio:

Muchos de los reportes de activos fijos muestran en la columna de amortizaciones los valores previstos para el año y no la amortización realmente contabilizada, algo que se debe tener en cuenta es que no se puede emitir informes de activos que sea de una fecha que no sea final de mes, por ejemplo pedir un informe con fecha de 31 de marzo o 30 de abril pero no podemos pedir el informe con fecha de 15 de marzo, siempre tiene que ser con fecha de final de mes.

Existen muchos reportes en la contabilidad de activos fijos dentro de la carpeta Sistemas de Información. Además de los reportes provistos por SAP también se pueden extraer datos utilizando la funcionalidad de Queries. De hecho, varios de los reportes que encontremos han sido realizados con esta herramienta. La misma la encontraremos en la carpeta Sistemas de Información Herramientas Informes Ad Hoc.