✒️SAP FI La parametrización del desglose de documentos

Unidad 7. Lección 4. Parametrización de Desglose de documentos.

1) Desglose de documentos.

Para configurar el desglose de documentos debemos seguir varios pasos. Primero nos enfocaremos en comprender la lógica de partición y luego veremos los pasos necesarios para la configuración.

Imagen 1.1

Cada partición está basada en un método de partición que contiene diferentes reglas.

Una regla comprende los siguientes elementos:

• Operación Contable: la operación contable identifica un proceso comercial. Por ejemplo, una factura de deudor, un pago, operaciones bancarias, etc. La operación contable se encuentra identificada por la clase de documento.
• Variante de operación contable. Es una versión específica de la operación contable predefinida proporcionada por SAP. SAP proporciona la variante 0001 de manera estándar, sin embargo, si fuera necesario pueden definirse nuevas variantes.
• Tipo de partida: Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable). Los tipos de partidas son identificados por la cuenta de mayor. Cada cuenta debe clasificarse con un tipo de partida. Por ejemplo, las cuentas de acreedores se encuentran identificadas por el tipo de partida 03000.

- Tipo de partida a desglosar: En tipo de partida a desglosar se identifican todas las partidas que deberán desglosarse en base a otras partidas. Las partidas individuales contabilizadas. Describe las partidas que aparecen en un documento (operación contable).

- Tipo de partida base: de la misma manera en que identificamos un tipo de partida a desglosar, debemos identificar cuáles son las partidas base para generar un desglose. Siguiendo el ejemplo de los acreedores aquí nos encontraremos con las cuentas de gastos.

Una regla de partición individual define qué tipos de partida se pueden partir / se partirán y a la vez define qué base se puede utilizar.

2) Customizing.

• Clasificar cuentas mayor para desglose documento
  

En este punto del customizing se asigna a cada cuenta de mayor un tipo de partida. Se puede asignar una cuenta o un rango de cuentas.

Si se activa el desglose de documento, todas las cuentas de mayor deben tener asignado un tipo de partida.

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Imagen 2.1

• Operaciones contables.
  

Aquí se deben clasificar todas las clases de documento con un tipo de operación contable y una variante de operación contable. Aquellas clases de documento que no hagan referencia a una operación en particular se asignan con la operación 0000 Operación no especificada.

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Imagen 2.2

• Definir Características de desglose.
  

Se debe definir cuáles son las características que se desglosarán en el libro mayor. El sitema propone características de partición de documentos lógicas basadas en los escenarios asignados.

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Imagen 2.3

Si se decide elegir características de partición de documentos adicionales, éstas deberán utilizarse, por lo menos, en un libro. Las opciones son:

• Centro de beneficio.
• Segmento.
• División.

Al configurar estas características se puede optar por las siguientes opciones:

• Saldo cero: se debe elegir esta opción si se desea obtener balance por dicha característica. Si se marca esta opción cada documento debe tener saldo cero para la característica seleccionada.
• Campo Obligatorio: esta opción actúa como status campo. Si se marca, independientemente del grupo de status campo que posea la cuenta de mayor siempre será un campo obligatorio. Que sea un campo obligatorio no necesariamente implica que se obtenga un balance. Por ejemplo, si la división está como obligatorio, podemos tener un asiento con dos posiciones, cada posición puede tener una división, una distinta de la otra. Si posee además el campo saldo cero crearán las posiciones de compensación.
• Definir cuenta de compensación saldo cero.

Si se ha definido que alguna de las características tenga saldo cero, es necesario definir una cuenta de compensación mediante la cual el sistema hará que cada característica posea saldo cero en caso de que las características que haya ingresado el usuario en las imputaciones no sumen cero.

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Imagen 2.4

• Tratar constante para procesos no definidos.
  

Si en el paso anterior se ha creado una clave para tratar constantes, en este punto se debe definir los valores por defecto en caso de que el sistema no pueda determinar un valor a asignar.

Muchas veces hay líneas que se generan de manera automática, como las diferencias de cambio o descuentos por pronto pago. Como no se trata de líneas de entrada manual y por ejemplo el campo división esta como obligatorio, en ese caso el sistema lo completará con el valor por defecto.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Tratar constante para procesos no asignados.

Imagen 2.5

Repaso

Clasificamos las cuentas de mayor, absolutamente todas las cuentas, deben tener alguna clasificación. Clasificamos las clases de documento en diferentes operaciones, todas las clases de documento deben tener una clasificación aunque sea la operación no especificada. Seleccionamos las partidas a desglosar, pueden ser únicamente divisiones, centros de beneficio, o segmento. Aquí debemos seleccionar, si deseamos que todas las imputaciones que se realicen en el sistema, tengan de manera obligatoria, uno de estos objetos. Además podemos especificar que lleven saldo cero. Si es que deseamos obtener balance por alguno de estos conceptos. Si definimos que lleve saldo cero, debemos definir cuentas de compesanción y ajustar los documentos cuando no den cero en el objeto seleccionado y además debemos elegir una constante en caso de que no se pueda determinar el objeto de imputación obligatorio. Por ejemplo, si definimos el segmento como dato obligatorio y el sistema no logra determinar un segmento para la operación utilizará la constante que hemos definido aca en el customizing.

• Activar desglose de documento.
  

En este punto se activa el desglose de documento seleccionando un procedimiento de reparto. Adicionalmente debemos seleccionar si utilizaremos la herencia para determinar el desglose en documentos simples y podremos asignar la constante por defecto que definimos anteriormente.

La asignación de cuenta estándar se puede utilizar para sustituir todas las asignaciones de cuentas que no se pudieron derivar desde la contabilización de un valor constante. No es obligatorio asignar una constante, sin embargo, sino la asignamos el usuario puede encontrarse con errores que no le permitan grabar el documento hasta que no se completen los datos obligatorios.

Si no se va a utilizar la herencia, se deberían definir las "reglas" de los procesos comerciales para asegurar que las asignaciones de cuentas están previstas, por ejemplo, para conseguir balance cero para contabilizar el documento.

La activación de la herenciaa es prácticamente el primer paso para permitir que los documentos se contabilicen cuando esté activa la partición de documentos sin ninguna otra actividad de Customizing.

El método de partición 000000012 es el método de partición estándar proporcionado por SAP.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad principal (nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Activar desglose documento.

Imagen 2.6

Una vez que se activa el desglose de documentos, seráa válido par todo el mandante, en un paso posterior se podrá activar/desactivar para cada sociedad.

Imagen 2.7

Normas de Reparto

En resumen, un método de partición es el total de todas las reglas de partición de todas las operaciones contables. Como tal, el método de partición define cómo y bajo qué circunstancias se lleva a cabo la partición de documentos.

Más detalladamente, esto quiere decir que cada método de partición define cómo se trata cada partida individual en las operaciones contables individuales (por ejemplo, si la asignación de cuentas de una partida de cliente se copia de la partida de ingresos a una factura de deudor).

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Imagen 2.6

Hay varias formas de visualizar las reglas. Una forma gráfica y accesible es presionando el icono la impresora, la cual nos brinda en una sola pantalla todo el desglose que compone la regla.

La otra opción es acceder por medio de las carpetas de las estructuras de diálogo, en la cual se accede primero a los Tipos de posición que se han de tratar y luego se seleccionan las partidas bases.

Imagen 2.9.

Interpretación del cuadro que estamos visualizando. Estamos analizando una regla para la clase de documento DR, la cual tiene asignada la clase de operación Factura Deudor. Los tipos de partida que vemos en verde, forman la base para el desglose. Esto quiere decir que los objetos de imputación que tengan las cuentas que esten clasificadas como posición base, se copiarán en las cuentas que estén clasificadas como posiciones a desglosar. Los tipos a desglosar, en este caso, son los deudores, y se desglosarán en función de las imputaciones que posean las partidas bases.

Video de Desglose de Documentos.

Veremos como impacta el desglose de documento, en la vista de libro mayor.

En el primer paso vamos a ver cómo funciona la herencia.

Transacción FB60

Ingresaremos una factura y luego haremos un pago. Para hacer esta demostración vamos a utilizar una Sociedad que tiene activo el desglose de documento.

Hacemos clic en el botón "Sociedad" y elegimos 0005. Igresamos el acreedor, fechas, importe, y un check en Calcular Impuestos.

Y en la grilla de posiciones, ingresaremos una única cuenta, imputando a un centro de costo.

Imagen 7.10

Para ingresar los datos adicionales, a veces resulta más fácil hacer doble clic sobre la posición en lugar de estar buscando en la grilla el campo que necesitamos. Lo que vamos a hacer es completar el centro de costo para esta posición.

Para poder simular, el status debe estar en cero.

Tenemos una diferencia debido a la forma en cómo se calculan los impuestos. Vamos a cambiar esto en botón Opciones tratamiento, para luego poder continuar.

Destildar: Calcular impuestos sobre importes netos.

Grabamos y volvemos a la pantalla de ingreso de facturas.

Ahora que el status está en cero, simulamos el documento.

Imagen 7.11

La simulacion es correcta por lo tanto vamos a grabar el documento.

Vamos al menú DocumentoVisualizar

Imagen 7.12

Transacción F-53

Ahora vamos a pagar este documento que acabamos de crear.

Seleccionamos los datos de cabecera. Ponemos la cuenta de mayor con la cual se va a emitir el pago. Y también elegimos el proveedor al cual le vamos a pagar. Y ponemos el importe. La partida que vamos a pagar, posee un descuento por pronto pago.

Imagen 7.13

Vamos a hacer doble click en la posicion, y vamos a ajustar el valor del banco, poniendo un asterisco, asi toma el valor real

DocumentoSimular

Imagen 7.14

Como consecuencia del descuento por pronto pago, se genera una posición adicional que refleja este descuento. Haciendo doble clic podremos ver que imputaciones adicionales lleva esta posición. La posición está imputada al centro de beneficio NGL_1010. No lo hemos seleccionado nosotros a este centro de beneficio sino que se ha generado de manera automática.

Imagen 7.15

Volver.

Grabamos el documento.

Y vamos a DocumentoVisualizar

4:27

Si visualizamos el documento que acabamos de crear, podemos ver que en todas las posiciones existe un centro de beneficio y un segmento.

Imagen 7.16

Esto se debe a la funcionalidad de desglose de documento, Herencia.

Para terminar de entender de donde ha salido el centro de beneficio que hemos visto en el documento que acabamos de crear vamos a visualizar el dato maestro del centro de costos que imputamos en la factura original.

Transacción KS03

Centro de Coste: 5_4200 Enter

Ingresamos al centro de costo que habíamos imputado originalmente y podemos ver que tienen centro de beneficio que se imputo en todas las posiciones del documento de pago.

Imagen 7.17

Todas las cuentas de resultados tienen un centro de costo y a su vez un centro de beneficio. Las cuentas patrimoniales solo pueden tener Centros de Beneficios, no Centros de Costos. Es por eso que en el documento de pago vimos que todas las posiciones contaban con un centro de beneficio. Sin embargo, este centro de beneficio, fue derivado del centro de costo que poseía el documento original que estuvimos pagando.

Ahora accederemos al dato maestro de este centro de beneficio que acabamos de visualizar.

Transacción KES3

CdBe: NGL_1010

El centro de beneficio tiene asignado el Segmento Manufactura.

Imagen 7.17

Por eso el documento de pago que estuvimos viendo anteriormente, no teniamos un centro de costo pero el centro de costo era tomado el del documento original, ese centro de costo tiene una asignación a un centro de beneficio, y el centro de beneficio tiene asignación a un segmento. Todos estos objetos fueron derivados, y se completaron de manera automática en laa imputación del documento contable.

Salir

Ahora cargaremos una nueva factura de acreedor, pero en este caso lo haremos con mayores posiciones, para ver como funciona el desglose activo de documento.

Transacción FB60

Ingresamos los datos de cabecera y en las posiciones vamos a ingresar dos cuentas de mayor diferentes con dos centros de costos diferentes.

Lo simulamos.

Imagen 7.19

podemos ver las dos cuentas de pérdida que hemos seleccionado, la cuenta que se ha calculado de manera automática para los impuestos, que es el IVA soportado, y la cuenta de Acreedores.

Ahora haremos esta misma simulación pero en vista de Libro Mayor,

DocumentoSimular libro mayor

Imagen 7.20

Podemos ver que se han agregado nuevas líneas tanto para la cuenta de proveedores como para la cuenta de IVA. Esta apertura de líneas es en función a las dos cuentas de gasto, que tienen diferente centro de costo.

Vamos a agregar en el Layout los Centros de Costos

Vamos a hacer clic en el boton Modo de experto

Para ver como el sistema hace el desglose de las cuentas IVA Soportado, y de la cuenta Acreedores.

Imagen 7.21

En la parte de Parámetros podemos ver que se trata de una operación 0300, es decir de operaciones de Acreedores, tiene una clase de documento KR, es la sociedad 0005, y la variante de operación contable 0001

Si hacemos un desglose o una apertura para ver la posicion 0001 cómo está generada. Son 20000 euros. Podemos ver que se forman en base a las líneas 3 y 5.

La línea 3 es la línea base que tiene la cuenta de resultado o de pérdidas y la línea 5 es la línea de impuesto que a su vez también podemos ver que se desglosa en base a otras dos líneas.

Por ejemplo podemos ver que la posición 1 que es la que corresponde a acreedores está formado en base a dos líneas, es decir, tiene un importe de 20000 euros que se forma en base a la línea 3 y en base a la línea 5.

La línea 3 es una línea base y es la que corresponde a la cuenta de pérdida o de resultado por 16806 euros. y la línea 5 es una línea de impuesto y a su vez está calculada en base a la línea 3 que es la misma que vimos recién por medio de la cual se calcula el impuesto. De la misma manera, se conforma la siguiente línea de acreedores pero en este caso está formado en base a las líneas 4 y 6. la línea 4 es la de resultado y la 6 es la de impuesto sobre la línea 4.

Imagen 7.22

Ahora que hemos visto de que manera, el sistema desglosa las posiciones en función de los objetos de imputación, grabamos el documento y pasaremos a ver un nuevo caso.

Vamos a modificar el customizing para poder generar el mismo documento pero que el desglose de documento se realice de una manera diferente.

Transacción. SPRO

IMG - Gestión Financiera (nuevo) - Contabilidad principal (Nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Clasificar cuentas de mayor p. desglose documento.

Elegimos el plan de cuenta

Boton: Entradas Nuevas.

Ponemos

De cuenta 416100

A cuenta 416100

Tipo (tipo de posición): Diferencia de cambio: 40200

Esta cuenta es una de las que hemos utilizado para hacer el documento anterior. Lo que vamos a hacer es modificarle el tipo de imputación y ponerle un tipo de imputación que no este contemplado dentro de la regla de operación que tiene el 0300 o mejor dicho aquella regla de operación que se genera con la clase de documento KR.

Ese tipo de posicion, Diferencia de Cambio, seguramente no está contemplado como importe base para ser desglosada por ejemplo, la cuenta del acreedor.

ingresamos otro rango de cuentas

De cuenta 417000

A cuenta 420000

Tipo (tipo de posición): Gastos: 20000

Grabamos.

Vamos a la visualización de las reglas de repaarto.

IMG - Gestión Financiera (nuevo) - Contabilidad principal (Nuevo) - Operaciones contables - Desglose de documento - Desglose de documento - Definir Norma de Reparto.

Vamos a elegir la visualización de la operación 0300 que es la de Factura de Acreedor para la norma de procedimiento 000000012 que es la que tiene asignada esta sociedad.

En esta parte podemos los tipos de imputación que se deben desglosar para esta regla.

Imagen 7.23

Vamos a elegir el tipo de imputación de acreedor y vamos a visualizar cuales son los tipos de imputación que harán de base para poder hacer el desglose.

Podemos ver que el tipo de imputación Diferencias de cambio no es un tipo base para generar el desglose.

Imagen 7.24

En cambio si es un tipo base los Gastos.

Y nosotros vamos a crear un documento que tenga una posición que tiene como clasificación de imputación Gastos. Y la otra posición que tiene como clasificación Dieferencias de Cambio.

De esta manera, debemos visualizar de que manera, se apertura la cuenta de acreedores.

Transaccion FB60

Vamos a hacer un documento sin impuestos para tener menos posiciones y poder analizar mejor el desglose de documento.

Le ponemos Calcular Impuestos, pero en IVA le ponemos Exento

Vamos a Simular Libro Mayor

Imagen 7.25

En este caso, podemos ver que la cuenta Débitos acreed. no tiene un desglose como había ocurrido con el documento anterior.

Vamos a pasar al Modo Experto para ver como se desglosa este documento.

Podemos ver que la Linea 1 se basa solo en la linea 3 Es decir, no toma en cuenta la segunda posición de gastos y esto ocurre porque esta segunda posición de gastos no forma parte de los importes base para poder distribuir aquellos importes como por ejemplo la de los acreedores o la de los impuestos.

Imagen 7.26

A su vez podemos ver que se han creado líneas de compensación. Para verlo mejor vamos a ordenar por centro de beneficios y hacer subtotales.

Tenemos dos centros de costos que se han derivado en dos centros de beneficios: ADMIN y NGL_1010

En el caso de ADMIN, como la cuenta tiene un tipo de imputación que es base ese centro de beneficio a derivado en la cuenta de Acreedores y a su vez para poder cerrarlo utilizó una cuenta de compensación para que balancee y de cero.

En el caso de la cuenta Electricidad que tenia un tipo de imputación que correspondia a Diferencias de cambio y Diferencias de cambio no era un tipo de base, para hacer un desglose, entonces esta cuenta ha quedado con el centro de beneficio que le corresponde y a su vez utiliza la cuenta de compensación para poder cerrar el asiento y que siga balanceando

Grabamos el documento.

El desglose hay que tener en cuenta la importancia que tiene la clasificación de las cuentas de mayor, con el tipo de imputación, y también como se clasifican las clases de documento segun las operaciones que representan. Con esta base, se generan las normas de reparto y las normas de reparto son las que estarán presentes al momento de la contabilizaciones para poder hacer los desgloses y las aperturas correspondientes en la vista de libro mayor.