✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable (AR y AP)

INTRODUCCIÓN AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE (AR Y AP)

OBJETIVO

En esta lección haremos un repaso de los documentos contables enfocándonos en todo lo referente a cuentas a pagar y cuentas a cobrar.

En el transcurso de la unidad veremos que existen dos formas de contabilizar, una estándar o clásica y otra denominada por SAP Transacciones Enjoy o Simple. Las contabilizaciones de cuentas a pagar y a cobrar tienen el mismo formato de las que ya hemos visto en la unidad 2, solo que comenzaremos a utilizar cuentas deudores y acreedores.

1. CLASES DE DOCUMENTOS

Cuando realizamos un ingreso de documento tenemos dentro de los datos de cabecera, el campo Clase de Documento, el cual es fundamental para clasificar el tipo de comprobante que estamos ingresando.

Las clases de documentos estándar que trae SAP son las siguientes:

Cuentas a Pagar

• KR: Facturas
• KE: Notas de débito
• KG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)
• KZ: Pagos a Proveedores

Cuentas a Cobrar

• DR: Facturas
• DE: Notas de débito
• DG: Notas de Crédito (SAP las denomina abonos)
• DZ: Cobranzas de Deudores

Adicionalmente a las clases de documentos estándar que vienen definidas por SAP, se pueden configurar nuevas clases de documentos según las necesidades de la empresa.

Otros campos fundamentales en los datos de cabecera son:

Moneda: Local o extranjera

Referencia: donde se ingresa el número de factura.

2. CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Recordaremos que las claves de contabilización definen si una imputación va al debe o al haber y el tipo de cuenta que se está imputando.

En los documentos de cuentas a pagar tendremos las siguientes claves de contabilización:

Clave Clase D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

31 K H Cuentas de Acreedor al Haber

21 K S Cuentas de Acreedor al Debe

En los documentos de cuentas a cobrar tendremos las siguientes claves de contabilizacion:

Clave Clase D/H Observación

40 S S Cuentas de mayor al Debe

50 S H Cuentas de mayor al Haber

01 D S Cuentas de Deudor al Debe

11 D H Cuentas de Deudor al Haber

Tengamos en cuenta lo siguiente:

La columna Clase Cuenta indica:

• S: Cuentas de Mayor
• K: Cuentas de Acreedor
• D: Cuentas de Deudor

La columna D/H indica:

• S: Imputacion al DEBE
• H: Imputación al HABER

Existen otras claves de contabilización que se utilizan en cuentas de acreedores y deudores y generalmente son determinadas automáticamente por SAP, por ejemplo en las operaciones de pagos y compensaciones.