✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
1 Estructura de documentos.
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo.
Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
- Número de documento.
- Sociedad.
- Ejercicio.
Los documentos de SAP se dividen en dos partes:
- Una Cabecera (información válida para todo el documento).
- Múltiples posiciones (entre 2 y 99 posiciones).
SAP registra como mínimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El Sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
2. Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de Documento.
La Clase de Documento controla la cabecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para todas las Sociedades FI y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Otras características relevantes de los datos de cabecera son:
- Fecha de documento: Se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento físico que se está registrando.
- Fecha Contabilización: Se utiliza para determinar en que periodo el ejercicio fiscal se registrará el asiento, es decir la fecha contable del mismo.
- Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
- Moneda: Se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
- Fecha de conversión: Se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
- Tipo de cambio: Se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio específico.
- Referencia: Es un campo de entrada libre para referir qué operación estamos registrando.
- Texto de Cabecera: Es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
- Tienda: Se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
3 Datos de Posición.
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización, esta clave determina:
- Si la imputación va al Debe o al Haber.
- El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
Los datos de posición están conformados por una gran cantidad de campos, los más importantes y necesarios para generar un documento contable son:
- Posición: Número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este campo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
- Cuenta: Dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor ó Cuenta de Activo Fijo.
- Indicador CME: Indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
- Importe: Corresponde al importe en la moneda del documento. (Moneda que se ingresó en los datos de cabecera)
- Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultados.
- Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
- Asignación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificación en el dato maestro que se este imputando.
Diferencia entre los daos de cabecera y de posición:
Los datos de posición comienzan completándose en la primer pantalla con el ingreso de la clave de contabilización y la cuenta de mayor.
Una vez seleccionados estos datos se pasa a la siguiente pantalla donde el sistema solicitará información adicional respecto a esta posición. Recordemos que las cuentas de mayor, en su dato maestro, tienen el Grupo de Status Campo que determina que datos son obligatorios, opcionales u ocultos.
El sistema solicita que ingresemos la clave de contabilización y cuenta de cada una de las posiciones. Luego de confirmar pasaremos a una pantalla similar a ésta pero con los campos correspondientes a datos adicionales de acuerdo al grupo de status campos que posea la cuenta que hayamos elegido.
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Irvin Campos Paiz
Sobre el autor
Publicación académica de Amanda Vargas, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Senior
Amanda Vargas
Profesión: Contador Públi y Auditor - Mexico - Legajo: ZB75U
✒️Autor de: 89 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Inicial
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Amanda Vargas
Disponibilidad Laboral: FullTime 
