✒️SAP FI Introducción al concepto de documento contable
SAP FI Introducción al concepto de documento contable
LECCION: INTRODUCCION AL CONCEPTO DE DOCUMENTO CONTABLE
1-ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
SAP funciona según el principio del registro por documentos, es decir, para cada contabilización se genera un documento. El documento permanece como una unidad completa en el sistema hasta su archivo. Cada documento se identifica de forma única gracias a los siguientes campos:
-Número de documento
-Sociedad
-Ejercicio
Los Documentos de SAP se dividen en dos partes:
-una Cabecera (información válida para todo el documento)
-Múltiples posiciones (entre 2 y 999 posiciones)
SAP registra como minimo un documento por cada operación. Cada documento recibe un número de documento único. El sistema puede asignar los números de documento (asignación de números interna) o el usuario puede asignar el número en el ingreso de documentos (asignación de números externa).
2- Datos de Cabecera
Los datos de cabecera cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clase de documento.
La Clase de documento controla la cebecera de documento y se utiliza para diferenciar las operaciones contables que se registran, por ejemplo, facturas de acreedores, pagos de deudores, etc.
Las clases de documento son válidas para todas las sociedades Fi y a su vez definen el rango de números que se asignará a los documentos cuando sean grabados y el tipo de imputación que se puede registrar en el asiento contable.
Varias clases de documentos pueden tener el mismo rango de numeración, por ejemplo todos los documentos de acreedores como facturas, notas de debito, nota de credito pueden generarse con el mismo rango de números. Los rangos de numeracion externa son habitualmente utilizados para registraciones con interfase, por ej si existe un sistema externo que emite la fc a los deudores y en SAP solo se registran los documentos contalbes la numeración que se asigne al documento puede ser la misma que tiene el sistema externo, de esta manera se puede facilitar la verificacion y conciliacion de los documentos que han pasado por la interfase.
Otras caracteristicas relevantes de los datos de cabecera:
-Fecha Documento: se utiliza para reflejar en el sistema la fecha del documento fisico que se esta registrando. Ejemplo, fecha de la factura del acreedor.
-Fecha Contabilización: es la fecha contable y se uitliza para determinar en que periodo del ejercicio fiscal se registrara el asiento.
-Sociedad: Identifica la Sociedad FI en la cual se registra el asiento contable.
-Moneda: se refiere a la moneda del documento. Puede ser la moneda local de la sociedad o una moneda extranjera.
-Fecha de conversión: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y se desee utilizar un tipo de cambio referente a una fecha distinta de la fecha del documento.
-Tipo de cambio: se utiliza para los casos en que se registre una operación en moneda extranjera y desee utilizar un tipo de cambio especifico.
-Referencia: es un campo de entrada libre que habitualmente en documentos que representan facturas se almacena el número de documento legal. En Argentina se utiliza el siguiente formato 0000A00000000 Punto de Venta (4) Letra (1) Numero Legal (8).
-Texto de Cabecera: es un texto libre que se puede visualizar en diferentes reportes.
-Tienda: se utiliza para representar la tienda o punto de venta en caso de emitir facturas por SAP.
MONEDA EXTRANJERA: Los tipos de cambio se guardan en una tabla, encaso de imputar en moneda extranjera y no especificar ninguno de los campos mencionados, el Tipo de Cambio se tomará de la tabla mencionada. Transacción S_BCE_68000174.
3- Datos de Posición
Los datos de posición cuentan con un dato clave de control muy importante denominado Clave de Contabilización.
La clave de contabilización determina varias cosas:
a. Si la imputación va al Debe o Haber
b. El tipo de cuenta que se está imputando, para SAP los tipos de cuenta son los siguientes:
S: Cuentas de Mayor
D: Cuentas de deudores o Clientes
K: Cuentas de acreedores o proveedores
M: Cuentas de materiales
A: Cuentas de Activos Fijos
Otras características relevantes de los datos de posición:
Los datos de posicion estan conformados por una gran cantidad de campos, en está leccion, enumeraremos los necesarios para generar un documento contable:
-Posición: número que identifica el número de renglón dentro de un asiento contable. Este cmapo es automático y lo determina SAP, no es necesario ingresarlo manualmente.
-Cuenta: dependiendo de la clave de contabilización utilizada, la cuenta será un dato maestro de Cuenta de Mayor, Cuenta de Deudor, Cuenta de Acreedor o cuenta de Activo Fijo.
-Indicador CME: indica que en el caso de utilizar un acreedor o deudor, se puede contabilizar en una cuenta distinta de la cuenta asociada que tiene almacenada en el dato maestro.
-Importe: corresponde al importe en la moneda del documento (Moneda que se ingreso en los datos de cabecera).
-Centro de costo: Objeto de imputación del Módulo CO, esta imputación adicional se utiliza en el caso de estar registrando en una cuenta de resultado.
-Texto de Posición: Texto libre que puede visualizarse en los reportes.
-Asign ación: Campo de entrada libre que puede completarse de manera automática con determinados datos, de acuerdo a como se complete el campo Clave de Clasificacion en el dato maestro que se este imputando.
DATOS DE CABECERA Y POSICIÓN EN SAP
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Roberto Angel Carbajal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Roberto Angel Carbajal
Profesión: Licenciado en Administración de Empresas - Argentina - Legajo: ZK60X
✒️Autor de: 171 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP